Workplace Models & Expectations

Mengacu pada UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No. 11/2020 tentang Cipta Kerja, PP No. 35/2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja, ISO 45001:2018

Document Control

Riwayat Revisi

Filosofi & Prinsip

Di Divistant, kami percaya bahwa lingkungan kerja fisik memegang peranan penting dalam menumbuhkan kolaborasi, inovasi, dan budaya perusahaan yang kuat. Model kerja utama kami adalah Work from Office (WFO), dengan pengecualian yang diatur secara profesional untuk penugasan atau kondisi tertentu.

Koneksi dengan nilai CIRCCA:

• Commitment: Komitmen pada produktivitas bersama dan menciptakan budaya kolaboratif di kantor sebagai pusat perusahaan
• Impact: Model kerja yang jelas memastikan dampak positif pada kualitas kerja, kolaborasi tim, dan pembelajaran bersama
• Respect: Menghargai kebutuhan individual dengan memberikan fleksibilitas berdasarkan senioritas dan kinerja
• Courage: Keberanian mengambil keputusan tentang model kerja yang selaras dengan kebutuhan bisnis
• Curiosity: Terus mengeksplorasi cara-cara baru untuk meningkatkan produktivitas dan kepuasan kerja
• Adaptability: Fleksibilitas dalam menyesuaikan model kerja dengan kebutuhan proyek dan kondisi bisnis

Ruang Lingkup

Definisi Istilah

Pernyataan Kebijakan

Divistant menetapkan WFO sebagai model kerja standar utama, dengan opsi remote (WFH/WFA) dan on-site berdasarkan kebutuhan bisnis dan kelayakan individu. Setiap model kerja dirancang untuk memaksimalkan produktivitas, mendukung pengembangan karyawan, dan mempertahankan budaya perusahaan yang kuat. Karyawan diharapkan memahami model kerja yang berlaku bagi mereka dan mematuhi ekspektasi yang terkait dengan integritas dan profesionalisme.

Model Kerja di Divistant

Equipment & Provisioning

Catatan: Equipment adalah property perusahaan dan harus dikembalikan jika karyawan resign atau model kerja berubah. Laptop dan equipment bersifat non-personal dan tidak boleh digunakan untuk keperluan pribadi. Untuk WFH, home office allowance dapat digunakan untuk membeli furniture, monitor, atau aksesori ergonomis.

Fasilitas Kantor

Divistant menyediakan fasilitas kantor yang modern, nyaman, dan mendukung produktivitas:

• Workstation Ergonomis: Setiap desk dilengkapi dengan kursi ergonomis, adjustable desk height, footrest, dan monitor stand untuk menjaga postur kerja yang baik.

• Ruang Meeting & Kolaborasi: Multiple meeting rooms dengan kapasitas berbeda, dilengkapi dengan fasilitas video conferencing (Google Meet compatible dengan smart TV dan conferencing equipment). Ruang dapat di-booking via BizOps calendar system.

• Pantry & Coffee Station: Fasilitas pantry dengan free coffee, tea, dan snacks untuk mendukung kesejahteraan dan informal collaboration.

• Ruang Istirahat & Wellness: Area istirahat dengan ergonomis chairs dan sofa untuk break time. Divistant juga menyediakan yoga mat dan meditation space untuk wellness activities.

• Prayer Room: Ruang multifaith yang tersedia untuk semua karyawan yang membutuhkan untuk beribadah sesuai keyakinan mereka. Fasilitas bersih, nyaman, dan private.

• Parking Facilities: Parking di gedung atau area terdekat tersedia untuk karyawan (parking allowance atau direct provision tergantung lokasi).

• IT Infrastructure: High-speed WiFi, backup power supply, server room yang aman, dan IT support lokal untuk troubleshooting.

Semua fasilitas kantor dapat di-request dan di-manage melalui BizOps system untuk booking (meeting rooms, parking, etc.) dan maintenance requests.

Panduan On-site Placement

Karyawan yang ditugaskan bekerja di lokasi klien harus memperhatikan hal-hal berikut:

Profesionalisme & Representation:

• Ikuti dress code klien (jika ada) atau professional business casual sebagai standar Divistant
• Represent Divistant dengan integritas, profesionalisme, dan excellence dalam setiap interaksi
• Maintain professional communication dengan klien dan tim internal
• Respect klien's workplace policies, security protocols, dan working environment

Reporting & Check-in:

• Daily check-in via BizOps Chat dengan team lead atau manager (status, deliverables, blockers)
• Weekly progress report kepada manager mencakup project updates, achievements, dan challenges
• Attend mandatory briefing/standup meetings (klien atau Divistant, sesuai project structure)
• Escalate issues segera jika ada problems atau risks

Equipment & Handling:

• Laptop dan equipment Divistant harus dijaga dan asuh dengan baik (tidak boleh digunakan untuk keperluan pribadi/non-work)
• Laptop harus di-lock saat ditinggal dan di-shutdown setiap akhir hari kerja
• VPN dan security protocols harus always active ketika accessing company systems
• Backup data ke cloud storage (Google Drive atau Divistant's backup system) untuk disaster recovery

Travel & Accommodation:

• Travel arrangements untuk on-site placement ditanggung oleh project budget (didiskusikan dengan Project Manager)
• Accommodation disediakan atau diberikan allowance sesuai rate di lokasi klien (sesuai company policy)
• Travel time ke lokasi klien dihitung sebagai jam kerja (tidak overtime, kecuali lebih dari 8 jam/hari)
• Karyawan wajib update project manager mengenai schedule perjalanan

Performance Tracking:

• Performance evaluation dilakukan berdasarkan deliverables, attendance, dan professional conduct
• KPI on-site placement diukur same seperti WFO (quality, timeliness, communication)
• Manager tetap melakukan 1-on-1 check-in regular meskipun karyawan on-site di klien

Panduan WFH/WFA

WFH adalah privilege, bukan hak. Privilege ini diberikan kepada karyawan yang memenuhi kriteria tertentu dan dapat direvoke jika tidak digunakan dengan bertanggung jawab atau jika performance menurun.

Kriteria Kelayakan WFH:

• Tenure minimum: Telah bekerja di Divistant minimal 12 bulan (probation period sudah selesai)
• Performance: Consistently good performance dengan rating minimum B+ atau equivalent
• Role compatibility: Role yang memungkinkan untuk remote (tidak semua role eligible, e.g., operational/field roles may not qualify)
• Track record: Demonstrasi self-discipline, reliability, dan ability to deliver tanpa close supervision
• Manager discretion: Manager harus approve berdasarkan team needs dan project demands

Requirements untuk WFH/WFA:

• Dedicated Workspace: Karyawan harus memiliki dedicated workspace di rumah/lokasi, bukan workspace yang shared atau di tempat umum. Workspace harus professional dan minimal distraction.
• Internet Connection: Koneksi internet yang stable dan cepat (minimum 10 Mbps download, 5 Mbps upload). Karyawan bertanggung jawab untuk memastikan backup internet (e.g., mobile hotspot) jika primary connection down.
• Core Hours Availability: Harus available dan responsive selama core working hours (09:00-16:00 WIB) setiap hari kerja. Ini non-negotiable untuk collaboration dan client communication.
• Daily Check-in: Wajib melakukan daily check-in via BizOps Chat dengan team (status, what you're working on, blockers) pada awal hari kerja.
• Camera-on Policy: Karyawan harus turn on camera selama Google Meet calls, meetings, dan standup sessions untuk maintain professionalism dan team cohesion. Jika ada technical issues, inform manager.
• Working Hours Compliance: Tetap mematuhi jam kerja 08:30-17:30 WIB (tidak boleh bekerja di jam lain tanpa pre-approval untuk lembur). Clock-in/out di BizOps untuk time tracking.

Batasan & Restrictions:

• WFH schedule harus didiskusikan dengan manager. Tidak semua hari bisa full WFH; ada kemungkinan ada mandatory office days (e.g., 1-2 hari seminggu untuk team collaboration).
• Tidak boleh WFH tanpa approval (unapproved remote work dianggap absence atau unauthorized absence).
• WFH dapat dicabut jika: (1) Performance turun, (2) Missed deadlines, (3) Poor responsiveness, (4) Violation of security protocols, (5) Project demanding on-site presence.
• Karyawan yang frequently WFH tetap harus datang ke kantor minimal 1-2 kali per minggu untuk team meetings, collaboration, dan mentoring (tergantung manager decision).

Equipment untuk WFH:

• Laptop dan equipment Divistant disediakan, tidak boleh di-share dengan keluarga
• Home office allowance diberikan untuk membeli furniture/monitor (IDR 3-5 juta one-time)
• Internet allowance diberikan (IDR 300-500rb/bulan)
• VPN dan security setup mandatory; 2-factor authentication wajib
• Backup setup dengan external hard drive atau cloud storage untuk data protection

Security & Compliance:

• Data protection dan confidentiality sama ketatnya seperti working di kantor
• NDA and company policies tetap berlaku
• Work environment harus secure (tidak boleh bekerja di coffee shop atau public places dengan client data)
• Regular security training dan compliance check akan dilakukan
• Laptop harus selalu locked dan di-shutdown saat tidak digunakan

Ekspektasi Profesionalisme Lintas Model

Independen dari model kerja yang digunakan (WFO, WFH, atau On-site), ekspektasi profesionalisme dan perilaku kerja adalah sama untuk semua karyawan:

Responsiveness & Communication:

• Maksimal response time adalah 30 menit selama core hours (09:00-16:00 WIB). Ini berlaku untuk messages di BizOps Chat, email urgent, atau project communications.
• Jika tidak available (meeting, lunch break, atau emergency), set status di BizOps Chat (busy, away, do not disturb).
• Komunikasi harus professional, clear, dan timely.

Meeting Attendance & Participation:

• Wajib attend semua mandatory meetings (standup, all-hands, project briefing, client calls).
• Punctuality adalah professional standard — join meeting tepat waktu, tidak terlambat.
• Active participation dalam meetings; come prepared dengan updates dan ready to discuss.
• Jika tidak bisa attend, inform manager dan provide written update sebelumnya.

Daily Standup & Briefing:

• Semua karyawan harus attend daily morning briefing/standup (08:30 atau sesuai team schedule).
• Briefing adalah kesempatan untuk share progress, blockers, dan coordinate dengan team.
• Standup wajib on-time attendance; habitual lateness akan ditindak lanjuti.

Deliverable Quality & Timeliness:

• Work harus on high quality standards dan deliver on time sesuai project timeline.
• Deliverables harus meet acceptance criteria dan undergo proper QA/review process.
• Jika ada delays atau quality issues, communicate early dengan manager untuk mitigation.
• Accountability adalah key — take ownership atas work dan results.

Communication via BizOps Chat:

• BizOps Chat adalah official communication channel untuk team collaboration, updates, dan announcements.
• Jangan gunakan personal messaging (WhatsApp, personal email) untuk work matters (kecuali untuk personal/sensitive HR matters).
• Keep conversations professional, on-topic, dan documented.
• Use appropriate channels (project channel, general channel, direct message sesuai context).

Adherence to Company Policies:

• Comply dengan semua company policies (Code of Conduct, NDA, Security, Anti-Harassment, etc.).
• Policies berlaku sama untuk semua model kerja — tidak ada exception.
• Violation of policies akan ditindak lanjuti dengan progressive discipline.

Transisi Antar Model

Karyawan dapat meminta untuk transition dari satu model kerja ke model lain sesuai business needs dan individual circumstances. Berikut adalah prosesnya:

Request & Approval Process:

1. Initiate Request: Karyawan submit request via BizOps (self-service form) atau diskusi dengan manager terlebih dahulu untuk explore feasibility.
2. Manager Review: Manager review berdasarkan: team needs, project demands, karyawan's performance, dan role compatibility.
3. HR Verification: HR verify eligibility (tenure, performance rating, company policy compliance).
4. Approval Decision: Director atau Head of People & Culture memberikan final approval/rejection.
5. Transition Planning: Jika approve, plan transition schedule bersama dengan equipment and training needs.

Notice & Timing:

• Minimum notice period untuk transition adalah 2 weeks (14 hari kalender dari request date).
• Untuk urgent transitions atau business critical projects, manager dapat accelerate process dengan approval dari HR.
• Transition effective date harus koordinasi dengan project schedules untuk minimize disruption.

Transition Support:

• Equipment provision/return plan (e.g., collect office equipment, provide home office allowance)
• Training atau onboarding untuk new model (e.g., WFH best practices, on-site client guidelines)
• 1-on-1 meeting dengan manager untuk discuss expectations dan setup
• Update BizOps system dengan new model, location, dan equipment information
• Team announcement untuk transparency dan smooth collaboration

Probation Period:

• Transitioned employees memiliki 1-month probation period dalam new model.
• Selama probation, manager akan closely monitor performance, responsiveness, dan adaptation.
• Jika performance atau adaptation is unsatisfactory, transition dapat direvoke dengan notice dari manager.
• Successful probation completion means model change is permanent (unless future request for change).

Transition Reversal:

• Jika transitioned employee wants to revert ke previous model, same approval process applies (request → manager review → HR verification → approval).
• Reversal dapat recommended oleh manager jika performance issues atau business needs change.

Keselamatan & Kesehatan Kerja (K3)

Divistant berkomitmen pada keselamatan dan kesehatan semua karyawan, regardless of work model. Setiap model memiliki specific K3 guidelines:

WFO — Office Safety & Ergonomics:

• Office adalah safe workplace dengan emergency exit, first aid kit, AED, dan trained safety officers.
• Ergonomics training provided: proper sitting posture, monitor height, keyboard/mouse positioning, break frequency (20-20-20 rule: every 20 min, look 20 feet away for 20 seconds).
• Hazard reporting: immediately report any safety hazards (broken furniture, electrical issues, spillage, etc.) to facilities/IT team.
• Emergency procedures: familiarize dengan emergency exits, assembly points, evacuation procedures.
• Regular K3 audit oleh safety committee untuk memastikan compliance dan improvements.

On-site Placement — Client Site Safety:

• Follow client's K3 policies dan procedures as primary requirement.
• Divistant employees harus comply dengan client's safety standards dan reporting requirements.
• Manager to brief karyawan tentang client's safety protocols sebelum deployment.
• Escalate any safety concerns kepada client's safety officer dan report back ke Divistant manager.
• Divistant remains liable untuk safety of employees; manager must monitor on-site conditions.
• Travel safety: use trusted transportation, follow safe driving practices, inform manager of any travel incidents.

WFH/WFA — Home Workspace Safety & Ergonomics:

• Karyawan harus conduct self-assessment checklist untuk home workspace sebelum approval dan quarterly review:

  • Desk Setup: Desk at elbow height, chair providing back support, monitor at eye level (1-2 feet distance)
  • Lighting: Adequate natural or task lighting to prevent eye strain
  • Cable Management: Cables organized and not creating tripping hazard
  • Environmental: Temperature controlled, noise level acceptable, no environmental hazards (water, electrical risks)
  • Ergonomics: Keyboard/mouse at proper height, footrest if needed, regular breaks
  • Data Security: Workspace is private and secure for handling confidential information

• Divistant provides ergonomic guidelines and recommendations (PDF guide via HR).

• Home office allowance dapat digunakan untuk ergonomic improvements (monitor stand, chair pad, desk lamp, etc.).

• If karyawan reports ergonomic issues or discomfort, HR dapat refer ke occupational health professional untuk assessment.

• Manager atau HR dapat conduct home workspace inspection (with employee consent) if there are concerns.

• Karyawan responsible untuk maintaining safe home workspace; unsafe workspace dapat result in WFH privilege revocation.

Universal K3 Requirements:

• All employees harus report injuries, illnesses, atau safety incidents immediately ke manager dan HR.
• Occupational health support available untuk all employees (mental health, stress management, physical health).
• Mental health during pandemic atau work-from-home supported through employee assistance program (EAP).
• Annual health screening atau vaccination programs for all employees.

Performa & Accountability

Performance Standards Are Model-Agnostic: Performance expectations dan accountability berlaku equally untuk semua work models (WFO, WFH, On-site). Tidak ada special allowance untuk performance jika work model berubah.

KPI & Metrics:

• KPIs are tracked via BizOps system dan accessible untuk both employee dan manager
• Metrics meliputi: deliverable quality, timeliness, responsiveness, collaboration, dan project success
• KPIs harus clear, measurable, dan agreed between manager dan employee
• Regular tracking: weekly check-ins, monthly reviews, quarterly business reviews

1-on-1 Meetings:

• Mandatory 1-on-1 meetings dengan manager setiap minggu (min 30 minutes) untuk all employees regardless of model
• 1-on-1s dapat dilakukan via Google Meet (jika WFH) atau di-office (jika WFO)
• Topics: progress, challenges, development, feedback, career growth
• Document key points dan action items di BizOps notes atau shared doc

Performance Reviews & Ratings:

• Formal performance reviews conducted semi-annually (6 months) dan annually (12 months)
• Ratings: A (excellent), B+ (good), B (satisfactory), C (needs improvement), D (unsatisfactory)
• Minimum acceptable rating adalah B (satisfactory); consistent C atau D ratings akan trigger performance improvement plan (PIP)
• WFH privilege adalah contingent upon maintaining standar kinerja terbaik dan performa optimal

WFH Privilege & Performance Link:

• WFH bukan a reward; ini adalah a privilege berdasarkan demonstrated capability untuk self-manage dan deliver excellence
• WFH employees dipilih untuk maintain standar kinerja terbaik — they must demonstrate consistently superior performance dan exceed expectations
• WFH employees held to HIGHEST/BEST performance standards — not just equal performance, but must maintain performa optimal dan KPI terbaik di tim mereka
• If WFH employee's performance drops atau tidak maintain standar KPI terbaik, manager akan have a conversation tentang reverting to WFO
• Multiple performance issues atau failure to maintain best performance standards akan result in mandatory transition back to WFO until performance improves significantly
• Revocation dari WFH privilege adalah not a disciplinary action, tapi a business decision untuk ensure highest team performance standards

Accountability & Ownership:

• Employees bertanggung jawab untuk delivering work sesuai standards dan timelines regardless of work model
• WFH employees must maintain standar kinerja terbaik — held to highest performance expectations
• Blaming "WFH" atau "distractions at home" untuk missed deliverables tidak acceptable — manager expects professional self-management dan excellence
• If challenges exist, proactively communicate dengan manager untuk find solutions (e.g., change schedule, increase office days, additional support)

Training & Sosialisasi

Kebijakan Terkait

• Remote Work Policy — Detail kebijakan kerja jarak jauh
• Customer On-site Placement — Panduan penugasan di lokasi klien
• Working Hours & Leave — Jam kerja dan cuti
• Dress Code & Attendance — Standar berpakaian dan kehadiran
• Code of Conduct — Standar perilaku profesional
• Health, Safety & Wellbeing — Kesehatan dan keselamatan kerja
• Workplace Policy — Overview kebijakan workplace
• NDA Policy — Keamanan informasi

Kontak

Model kerja yang tepat mendukung produktivitas, kepuasan kerja, dan kesejahteraan. Divistant berkomitmen menyediakan kerangka kerja yang jelas, fasilitas yang mendukung, dan lingkungan yang aman untuk semua karyawan.