Travel & Logistics Policy
Travel & Logistics Policy | Panduan Perjalanan Dinas & Logistik
Kebijakan komprehensif yang mengatur prosedur, standar, dan penggantian biaya untuk semua perjalanan dinas karyawan Divistant — mencakup pengajuan, approval, akomodasi, transportasi, per diem, dokumentasi, dan reimbursement.
Referensi Regulasi: UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, Peraturan Menteri Keuangan tentang perlakuan pajak perjalanan dinas, dan best practices corporate travel management.
Document Control
| Aspek | Detail |
|---|---|
| No. Dokumen | POL-COM-005 |
| Versi | 2.1 |
| Berlaku sejak | 20 Februari 2026 |
| Review berikutnya | 20 Agustus 2026 |
| Pemilik Dokumen | People & Culture |
| Disetujui oleh | Director |
Riwayat Revisi
| Versi | Tanggal | Penulis | Perubahan |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Februari 2026 | People & Culture | Dokumen awal |
| 2.0 | 20 Februari 2026 | AI Audit System | Penambahan document control, standarisasi format |
| 2.1 | 21 Februari 2026 | AI Compliance Team | Konten komprehensif lengkap dengan semua section |
Filosofi CIRCCA dalam Konteks Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas Divistant dipandu oleh nilai-nilai inti CIRCCA yang mencerminkan budaya perusahaan:
Curiosity (Penasaran): Mendorong karyawan untuk mengeksplorasi peluang bisnis baru, membangun relasi dengan klien, dan menghadiri pelatihan untuk meningkatkan kompetensi.
Impact (Dampak): Setiap perjalanan dinas harus memberikan dampak positif bagi bisnis, klien, atau pengembangan organisasi. Keputusan perjalanan didasarkan pada value yang dapat dihasilkan.
Respect (Menghormati): Menghormati waktu, budaya lokal, dan keselamatan diri sendiri serta rekan kerja. Perjalanan yang terencana dengan baik adalah bentuk respek terhadap efisiensi waktu.
Courage (Keberanian): Berani mengambil keputusan bisnis yang strategis melalui kunjungan klien atau ekspansi pasar, dengan perhitungan risiko yang matang.
Commitment (Komitmen): Berkomitmen untuk mematuhi kebijakan, mengelola biaya dengan bijak, dan memberikan laporan yang akurat dan tepat waktu.
Adaptability (Adaptabilitas): Fleksibel dalam menghadapi perubahan jadwal, kondisi pasar, atau situasi darurat yang memerlukan penyesuaian rencana perjalanan.
Ruang Lingkup
Kebijakan Travel & Logistics Policy berlaku untuk semua karyawan Divistant yang melakukan perjalanan dinas, baik dalam maupun luar negeri.
| Kategori | Berlaku Untuk | Keterangan |
|---|---|---|
| Semua Karyawan | Tetap (permanent) dan kontrak | Semua tingkatan jabatan |
| Pengecualian | Board of Directors (diatur terpisah) | Mengikuti kebijakan khusus perusahaan |
| Intern & Magang | Tergantung persetujuan manager | Hanya untuk kebutuhan bisnis kritis |
Definisi Istilah
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Perjalanan Dinas | Perjalanan yang dilakukan karyawan atas instruksi perusahaan untuk keperluan bisnis, mencakup meeting klien, training, event, conference, atau project deployment |
| Per Diem | Tunjangan harian yang diberikan kepada karyawan untuk kebutuhan hidup sehari-hari (makan, transportasi lokal) selama perjalanan dinas |
| Advance Payment | Uang muka yang diberikan karyawan sebelum keberangkatan untuk membiayai perjalanan |
| Travel Request | Formulir pengajuan perjalanan dinas yang berisi tujuan, durasi, estimasi biaya, dan justifikasi bisnis |
| Itinerary | Rencana perjalanan terperinci yang mencakup jadwal, akomodasi, transportasi, dan kegiatan bisnis |
| Reimbursement | Penggantian biaya perjalanan yang telah dikeluarkan karyawan dengan menyertakan bukti pengeluaran yang sah |
| Approval Manager | Atasan langsung karyawan yang memberikan persetujuan awal untuk perjalanan dinas |
| Director Approval | Persetujuan dari Director untuk perjalanan internasional atau biaya yang melebihi batas standar |
Pernyataan Kebijakan
Divistant berkomitmen untuk:
- Memfasilitasi perjalanan dinas yang efisien dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.
- Menetapkan standar akomodasi, transportasi, dan per diem yang adil dan berkelanjutan.
- Memastikan semua perjalanan dinas dikelola dengan transparan dan akuntabel melalui dokumentasi yang lengkap.
- Melindungi keselamatan dan kesejahteraan karyawan selama perjalanan dinas.
- Meminimalkan biaya perjalanan tanpa mengorbankan kualitas, kenyamanan, dan keamanan.
- Memastikan kepatuhan terhadap regulasi perpajakan dan peraturan pemerintah.
Kategori Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas Divistant dikategorikan menjadi tiga jenis berdasarkan lokasi dan durasi:
A. Perjalanan Lokal (Dalam Kota)
Definisi: Perjalanan yang dilakukan dalam kota yang sama di mana kantor pusat atau cabang berada, dengan durasi kurang dari 1 hari.
Keperluan Bisnis:
- Meeting klien atau prospek
- Training eksternal atau workshop
- Event bisnis dan conference lokal
- Audit atau inspeksi kantor cabang
Approval: Manager langsung
B. Perjalanan Domestik (Luar Kota)
Definisi: Perjalanan ke kota lain dalam Indonesia, dengan durasi 1-30 hari kerja.
Keperluan Bisnis:
- Project deployment dan implementation
- Training dan workshop eksternal
- Conference dan seminar nasional
- Client visit dan business development
- Event korporat dan gathering
Approval: Manager langsung + Director (untuk durasi > 7 hari atau biaya > Rp 10 juta)
C. Perjalanan Internasional (Luar Negeri)
Definisi: Perjalanan ke luar negeri, dengan durasi sesuai kebutuhan bisnis.
Keperluan Bisnis:
- International conference dan seminar
- Client visit di luar negeri
- Training internasional
- Business development dan market research
- Collaboration dengan partner internasional
Approval: Manager + Director + CFO (untuk durasi > 5 hari atau biaya > Rp 25 juta)
Tabel Persetujuan per Kategori Perjalanan
| Kategori | Durasi | Estimasi Biaya | Approval Required | Timeline |
|---|---|---|---|---|
| Lokal | < 1 hari | < Rp 5 juta | Manager | Minimal 2 hari kerja |
| Domestik | 1-7 hari | Rp 5-10 juta | Manager | Minimal 5 hari kerja |
| Domestik | > 7 hari | > Rp 10 juta | Manager + Director | Minimal 7 hari kerja |
| Internasional | Sesuai kebutuhan | > Rp 25 juta | Manager + Director + CFO | Minimal 14 hari kerja |
Prosedur Pengajuan Perjalanan Dinas
Tahap 1: Persiapan & Pengajuan
Timeline: Minimal 5 hari kerja sebelum keberangkatan
Karyawan menyiapkan Travel Request Form di BizOps dengan informasi:
- Nama karyawan dan departemen
- Tujuan perjalanan dan justifikasi bisnis
- Tanggal keberangkatan dan kembali
- Estimasi biaya (transportasi, akomodasi, per diem)
- Itinerary detail
- Approval manager
Karyawan submit Travel Request melalui sistem BizOps
Sistem mengirimkan notifikasi ke manager untuk review
Tahap 2: Approval
Manager Approval (1-2 hari kerja):
- Review justifikasi bisnis
- Verifikasi estimasi biaya
- Persetujuan atau penolakan dengan alasan
Director Approval (untuk perjalanan internasional, durasi panjang, atau biaya tinggi):
- Review impact bisnis
- Verifikasi alignment dengan strategi perusahaan
- Final approval atau penolakan
CFO Approval (untuk perjalanan internasional dengan biaya > Rp 25 juta):
- Final sign-off dari perspektif finansial
Tahap 3: Booking
Timeline: Setelah approval diterima, booking dilakukan dalam 1-2 hari kerja
Karyawan atau Admin melakukan booking untuk:
- Transportasi (penerbangan, kereta, atau bus)
- Akomodasi (hotel)
- Asuransi perjalanan (jika diperlukan)
Preferensi booking:
- Gunakan approved travel partner perusahaan untuk mendapatkan corporate rate
- Atau booking mandiri dan klaim dengan bukti struk/invoice
Booking confirmation dikirimkan ke karyawan dan arsip di BizOps
Tahap 4: Advance Payment (Jika Diperlukan)
- Karyawan submit advance payment request di BizOps setelah booking confirmed
- Finance team memverifikasi dan melakukan transfer maksimal 2 hari kerja sebelum keberangkatan
- Catatan: Advance payment hanya diberikan untuk perjalanan > 2 juta atau atas persetujuan manager
Tahap 5: Pelaksanaan Perjalanan
- Karyawan melakukan perjalanan sesuai itinerary yang telah disetujui
- Karyawan menjaga semua bukti pengeluaran (struk, invoice, boarding pass, receipts)
- Karyawan melaporkan perubahan itinerary kepada manager jika diperlukan
Tahap 6: Laporan & Reimbursement
Timeline: Maksimal 14 hari setelah kembali dari perjalanan
Karyawan menyiapkan Travel Report & Reimbursement Form dengan:
- Ringkasan perjalanan dan output bisnis
- Rincian pengeluaran (actual vs estimated)
- Semua bukti pengeluaran asli atau fotokopi
- Boarding pass, invoice hotel, struk restaurant, tiket transportasi lokal
- Foto dokumentasi perjalanan (jika applicable)
Karyawan submit Travel Report ke Finance & HR untuk review
Finance team:
- Verifikasi semua bukti
- Hitung per diem berdasarkan durasi
- Verifikasi kepatuhan terhadap kebijakan
- Proses reimbursement atau deduction (jika ada kelebihan advance)
Reimbursement ditransfer ke rekening karyawan dalam 5-7 hari kerja
Standar Akomodasi & Transportasi
A. Standar Transportasi
| Jenis Perjalanan | Kelas Transportasi | Durasi Penerbangan | Catatan |
|---|---|---|---|
| Lokal | Transportasi darat (ojol, taxi, bus) | N/A | Tidak ada subsidi, klaim dengan bukti |
| Domestik | Economy Class | < 6 jam | Standar default |
| Domestik | Business Class | > 6 jam | Hanya Director+ atau kebutuhan medis |
| Domestik | Kereta Api | Semua durasi | 1st Class untuk Manager+, 2nd Class untuk Staff |
| Internasional | Business Class | > 6 jam | Director+, atau Economy+ untuk tim junior |
| Internasional | Economy Class | < 6 jam | Staff level |
Kebijakan Tambahan:
- Tidak boleh melakukan upgrade sendiri atas biaya pribadi dalam perjalanan dinas
- Perjalanan darat lokal: ojol/taxi lebih diutamakan daripada rental mobil, kecuali approved oleh manager
- Rental mobil hanya untuk perjalanan multi-kota atau kebutuhan khusus dengan approval
- Parkir dan toll dicover dalam reimbursement dengan bukti
B. Standar Akomodasi Hotel
| Kategori Karyawan | Bintang Hotel | Batas Harga/Malam | Kota Contoh |
|---|---|---|---|
| Staff | 3-bintang | Rp 600.000 - 1.000.000 | Bandung, Medan |
| Senior Staff | 3-4 bintang | Rp 1.000.000 - 1.500.000 | Jakarta, Surabaya |
| Manager | 4-bintang | Rp 1.500.000 - 2.500.000 | Jakarta, Surabaya |
| Director+ | 4-5 bintang | Rp 2.500.000+ | Jakarta, Surabaya |
Kebijakan Tambahan:
- Hotel harus berada di lokasi yang aman dan dekat dengan venue/kantor klien
- Gunakan corporate rate jika tersedia melalui travel partner perusahaan
- Booking personal hanya disetujui jika lebih hemat dari corporate rate
- In-room meals (room service) tidak dicover kecuali ada alasan medis
- Early check-in atau late check-out hanya dicover jika ada pertibangan bisnis (keberangkatan malam hari, dll)
C. Transportasi Lokal Selama Perjalanan
| Jenis Transportasi | Coverage | Catatan |
|---|---|---|
| Ojol / Taxi | Full | Diutamakan untuk efisiensi dan fleksibilitas |
| Hotel Shuttle | Full | Jika tersedia gratis dari hotel |
| Bus Lokal | Full | Untuk group travel atau efisiensi biaya |
| Rental Mobil | Full (dengan approval) | Hanya untuk multi-kota atau kebutuhan khusus |
| Personal Car Usage | Per km (Rp 3.000/km) | Minimal approval manager |
Per Diem (Uang Harian)
Per diem diberikan kepada karyawan untuk membiayai kebutuhan hidup sehari-hari (makan pagi, siang, malam) dan transportasi lokal selama perjalanan dinas.
A. Per Diem Perjalanan Lokal (Dalam Kota)
Nominal: Rp 75.000 / hari
Cakupan: Makan (3x sehari)
Syarat:
- Perjalanan mulai dari jam 10:00 pagi atau lebih awal
- Per diem dihitung per hari penuh
- Perjalanan pulang hari yang sama hanya dihitung 1x per diem
B. Per Diem Perjalanan Domestik (Luar Kota)
Nominal: Rp 200.000 / hari
Cakupan: Makan (3x sehari) + transportasi lokal
Perhitungan:
- Hari pertama dan terakhir dihitung 50% jika perjalanan setengah hari
- Per diem diberikan untuk setiap malam menginap
- Weekend atau hari libur masih dihitung per diem jika perjalanan berlangsung
C. Per Diem Perjalanan Internasional
Nominal: Sesuai negara tujuan (standar IMF / World Bank)
Contoh Standard Rate per Negara:
- Singapore: USD 120 / hari
- Malaysia: USD 100 / hari
- Thailand: USD 80 / hari
- United States: USD 150 / hari
- United Kingdom: USD 140 / hari
- Australia: USD 130 / hari
Syarat Perjalanan Internasional:
- Harus disetujui oleh Director sebelum keberangkatan
- Per diem diberikan full untuk hari perjalanan
- Konversi ke IDR menggunakan kurs tengah BI pada tanggal keberangkatan
- Kelebihan atau kekurangan dari per diem yang diberima harus dikembalikan atau diklaim dengan bukti
Per Diem Calculation Table
| Skenario | Durasi | Per Diem Rate | Jumlah Hari Claim | Total Per Diem |
|---|---|---|---|---|
| Lokal, full day | 1 hari | Rp 75.000 | 1 | Rp 75.000 |
| Lokal, half day | 0,5 hari | Rp 75.000 | 0,5 | Rp 37.500 |
| Domestik, 3 hari | 3 hari | Rp 200.000 | 3 | Rp 600.000 |
| Domestik, half day awal | 3,5 hari | Rp 200.000 | 3 (first day 50%) | Rp 600.000 |
| Internasional, 5 hari | 5 hari | USD 120 | 5 | USD 600 |
Advance Payment
A. Prosedur Advance Payment
Kapan Advance Payment Diberikan:
- Perjalanan dinas dengan estimasi biaya > Rp 2.000.000
- Perjalanan > 3 hari
- Atas persetujuan manager atau kebutuhan khusus
Proses Pengajuan:
Setelah Travel Request disetujui, karyawan submit "Advance Payment Request" di BizOps dengan:
- Total estimasi biaya
- Breakdown biaya (transportasi, hotel, per diem)
- Alasan pengajuan advance (jika ada)
- Rencana pengembalian (cash back atau adjustment dengan reimbursement)
Finance team review dan approve
Transfer advance payment dilakukan maksimal 2 hari kerja sebelum keberangkatan
B. Batas Advance Payment
| Kategori Perjalanan | Persentase dari Estimasi | Batas Maksimal |
|---|---|---|
| Lokal | 50% | Rp 2.500.000 |
| Domestik | 75% | Rp 15.000.000 |
| Internasional | 75% | Rp 50.000.000 |
C. Pertanggungjawaban Advance Payment
Timeline Laporan: Maksimal 7 hari setelah kembali dari perjalanan
Dokumentasi yang Diperlukan:
- Travel Report lengkap
- Semua bukti pengeluaran (struk, invoice, boarding pass)
- Perhitungan rincian biaya
- Perhitungan per diem
Settlement:
- Jika actual cost < advance payment → sisa dikembalikan dalam bentuk cash deduction dari gaji bulan berikutnya, atau transfer balik
- Jika actual cost > advance payment → karyawan klaim reimbursement untuk selisihnya
- Jika actual cost = advance payment → tidak ada adjustment
Penundaan Laporan:
- Laporan >7 hari: advance payment dianggap kewajiban pembayaran dan bisa dikurangi dari gaji
- Laporan >14 hari tanpa submisi: atasan melakukan follow-up dan HR dapat melakukan recovery melalui salary deduction
Dokumentasi & Pelaporan
A. Dokumentasi yang Harus Dikumpulkan Selama Perjalanan
Karyawan harus menjaga dan mengumpulkan semua dokumen bukti pengeluaran berikut:
| Dokumen | Keterangan | Format |
|---|---|---|
| Boarding Pass | Tiket penerbangan atau kereta | Original atau fotokopi |
| Invoice Hotel | Rincian biaya menginap | Original atau print dari email |
| Struk Makan | Receipt dari restaurant/cafe | Original dengan detail |
| Struk Transportasi Lokal | Bukti pembayaran ojol/taxi | Print atau screenshot |
| Receipt Lainnya | Tiket event, entrance fee, dll | Original atau fotokopi |
| Travel Report | Laporan ringkas perjalanan | Form digital di BizOps |
| Itinerary | Rencana perjalanan yang telah dilakukan | Soft copy |
| Foto Dokumentasi | Foto perjalanan/meeting (optional) | Digital |
B. Format Travel Report
Travel Report harus mencakup:
Informasi Umum:
- Nama karyawan, departemen, jabatan
- Tanggal keberangkatan dan kembali
- Tujuan perjalanan
- Daftar peserta (jika group travel)
Ringkasan Perjalanan:
- Hari 1: Kegiatan, lokasi, output bisnis
- Hari 2: (dst)
- Ringkasan hasil/output bisnis keseluruhan
Rincian Biaya:
- Transportasi (penerbangan, kereta, bus) dengan nominal
- Akomodasi (hotel, homestay) dengan nominal
- Transportasi lokal (ojol, taxi, bus)
- Makan & minum
- Biaya lainnya
- Total biaya actual
- Per Diem yang diterima
- Advance Payment yang diterima
- Sisa untuk reimbursement atau cash back
Attachment:
- Semua bukti pengeluaran
- Foto dokumentasi
C. Submission & Approval Timeline
- Karyawan submit Travel Report dalam 7 hari setelah kembali
- Finance team review dalam 3 hari kerja
- HR approval dalam 2 hari kerja
- Reimbursement ditransfer dalam 5-7 hari kerja setelah approval
Catatan: Laporan yang diterima >14 hari akan ditolak dan karyawan harus melakukan resubmisi dengan approval manager ulang.
Keselamatan Perjalanan
A. Asuransi Perjalanan
Cakupan Asuransi:
- Semua karyawan yang melakukan perjalanan dinas domestik & internasional aman di bawah corporate travel insurance Divistant
- Jaminan coverage: medical treatment, hospitalization, evacuation, repatriation
Prosedur Klaim Asuransi:
- Notifikasi HR/People Team segera jika terjadi insiden
- Kumpulkan dokumen medis/bukti insiden
- Submit klaim asuransi melalui HR ke insurance provider
- Follow-up hingga claim selesai
B. Emergency Contact & Support
Sebelum keberangkatan, karyawan harus:
- Mendaftarkan itinerary lengkap di HR system
- Memberikan contact number manager dan HR
- Menyimpan nomor emergency hotline asuransi (tersedia di doc asuransi)
- Menyimpan contact embassy Indonesia (untuk perjalanan internasional)
C. Travel Health & Safety Protocol
Pre-Departure:
- Check kesehatan jika perjalanan panjang atau ke area endemis
- Update vaksinasi jika diperlukan (yellow fever, typhoid, dll)
- Informasikan kondisi kesehatan khusus kepada manager
During Travel:
- Jaga kesehatan dan istirahat yang cukup
- Hindari area yang tidak aman
- Tetap komunikasi dengan manager
- Report insiden atau keadaan darurat segera
Post-Travel:
- Rest jika diperlukan (dapat diurus dengan manager)
- Check-up jika merasa ada gejala kesehatan
D. Travel Advisory & Country Risk
- HR akan memberikan travel briefing untuk perjalanan ke negara dengan risk profile tertentu
- Karyawan harus mengikuti travel advisory dari Kemenlu RI dan embassy setempat
- Perjalanan ke area dengan Level 4 Travel Warning (do not travel) harus mendapat approval eksplisit dari Director dan CFO
Training & Sosialisasi
Divistant berkomitmen untuk memastikan semua karyawan memahami dan mematuhi Travel & Logistics Policy melalui program training dan sosialisasi berkala.
Training Schedule & Content
| Audience | Frequency | Content | Format | PIC |
|---|---|---|---|---|
| Karyawan Baru | Upon joining | Overview kebijakan, prosedur pengajuan, reimbursement | Workshop / Video | HR |
| Semua Karyawan | Annually | Update kebijakan, best practices, case study | Workshop / Webinar | HR |
| Manager & Approver | Annually | Approval workflow, compliance check, red flags | Workshop | HR + Finance |
| Finance & Admin Team | Quarterly | Processing, documentation, audit | Training session | Finance |
Sosialisasi & Communication
- Kebijakan dipublikasikan di wiki internal dan diakses melalui BizOps
- Quick reference guide dan FAQ dibagikan ke semua karyawan
- Reminder periodik melalui email sebelum periode peak travel
- FAQ dan troubleshooting tersedia di HR helpdesk
Kebijakan Terkait
Kebijakan Travel & Logistics Policy ini berkaitan dengan dokumen dan kebijakan berikut:
- Reimbursement Policy — Prosedur detail penggantian biaya dan documentation requirements
- Compensation & Benefits Overview — Benefit kesehatan, asuransi, dan tunjangan
- Code of Conduct — Etika dan professional behavior selama perjalanan
- Expense Management Policy — Kebijakan pengelolaan pengeluaran umum
- Leave & Time-Off Policy — Pengaturan cuti dalam konteks perjalanan dinas
Kontak & Support
Untuk pertanyaan, clarification, atau pelaporan terkait Travel & Logistics Policy:
| Topik | Contact | Informasi |
|---|---|---|
| General Inquiries & Policy Questions | people@divistant.com | People & Culture Team |
| Travel Request & Approval Process | admin@divistant.com | Admin & Operations Team |
| Reimbursement & Finance | finance@divistant.com | Finance Team |
| Emergency Support During Travel | Emergency Hotline (see insurance doc) | Available 24/7 |
Working Hours: Senin - Jumat, 09:00 - 17:00 WIB
Dokumen ini berlaku efektif sejak 20 Februari 2026 dan akan direview setiap 6 bulan atau sesuai kebutuhan bisnis.