Employee Referral Program
Kebijakan internal Divistant yang disusun berdasarkan UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No. 11/2020 (Cipta Kerja), PP No. 35/2021, dan best practices SHRM (Society for Human Resource Management) dalam talent acquisition dan recruitment. Program dirancang untuk memanfaatkan kekuatan network internal sebagai sumber talenta berkualitas.
Document Control
| Aspek |
Detail |
| No. Dokumen |
POL-EMP-002 |
| Versi |
2.1 |
| Berlaku sejak |
20 Februari 2026 |
| Review berikutnya |
20 Agustus 2026 |
| Pemilik Dokumen |
People & Culture |
| Disetujui oleh |
Director |
Riwayat Revisi
| Versi |
Tanggal |
Penulis |
Perubahan |
| 1.0 |
Februari 2026 |
People & Culture |
Dokumen awal |
| 2.0 |
20 Februari 2026 |
AI Audit System |
Penambahan document control, standarisasi format |
| 2.1 |
21 Februari 2026 |
AI Audit System |
Perbaikan nilai CIRCCA, integrasi BizOps |
Filosofi & Prinsip
Program Referral Karyawan di Divistant merefleksikan nilai-nilai CIRCCA yang mendalam dan strategis:
- Curiosity — melibatkan seluruh organisasi sebagai talent scout; setiap orang adalah bagian dari mission untuk membangun tim yang luar biasa
- Commitment — tercermin dalam komitmen bersama untuk merekrut talenta terbaik yang cocok dengan budaya dan nilai-nilai CIRCCA; investasi dalam quality over speed
- Respect — diwujudkan melalui apresiasi material yang genuine dan recognition terhadap kontribusi aktif karyawan dalam membangun organisasi
- Impact — memastikan proses yang fair dan objektif dalam evaluasi kandidat rujukan; tidak ada nepotisme atau fast-track yang tidak layak
- Impact — kandidat terbaik adalah mereka yang memahami excellence dan siap memberikan value kepada klien dan organisasi melalui excellence dan inovasi
- Courage — network karyawan adalah sumber talenta yang terus berkembang dan up-to-date dengan industry trends, mendorong kami untuk terus berinovasi dalam recruitment
Program ini bukan sekadar cost-saving mechanism untuk recruitment, melainkan strategi jangka panjang untuk membangun organisasi dengan talenta berkualitas tinggi melalui trusted networks dan personal credibility. Setiap referral adalah vote of confidence dari karyawan terhadap kandidat dan budaya perusahaan.
Ruang Lingkup
| Aspek |
Keterangan |
| Berlaku untuk |
Seluruh karyawan tetap (PKWTT) dan kontrak (PKWT) Divistant; beberapa kategori dikecualikan (lihat eligibilitas) |
| Cakupan |
Rujukan kandidat eksternal untuk semua posisi yang sedang dibuka, dari proses identifikasi hingga konfirmasi karyawan baru dan pembayaran bonus |
| Pihak terkait |
Karyawan referrer, Kandidat rujukan, Hiring Manager, People & Culture, Finance, Management |
| Fungsi |
Memperluas pipeline kandidat berkualitas tinggi yang sudah pre-vetted; reduce time-to-hire; improve candidate quality dan retention |
| Konteks |
Bagian integral dari strategi recruitment Divistant yang komprehensif; menunjang Recruitment & Selection Policy |
Definisi Istilah
| Istilah |
Definisi |
| Referral |
Rekomendasi kandidat eksternal oleh karyawan internal untuk posisi yang sedang dibuka atau akan dibuka |
| Referral Bonus |
Hadiah finansial (Rp 2M-Rp 15M) yang diberikan kepada karyawan yang rujukannya berhasil direkrut menjadi karyawan tetap dan lulus probation |
| Referrer |
Karyawan Divistant yang mengajukan rujukan kandidat kepada Human Resources |
| Hiring Manager |
Manager/atasan yang bertanggung jawab atas posisi yang sedang direkrut |
| Kandidat Rujukan |
Calon karyawan eksternal yang dirujuk oleh karyawan internal |
| Probation |
Masa percobaan kerja selama 3 bulan untuk karyawan baru sebelum konfirmasi (lihat Probation Policy) |
| Validasi Rujukan |
Proses pemeriksaan untuk memastikan kandidat belum ada di database atau dalam proses aktif dalam 6 bulan terakhir |
| Culture Fit |
Keselarasan nilai, perilaku, dan gaya kerja kandidat dengan budaya dan nilai-nilai CIRCCA |
| Track Record |
Riwayat performa, achievement, dan reputation profesional dari kandidat rujukan |
| Good Standing |
Status karyawan yang keluar dalam kondisi baik dan eligible untuk join Alumni Network serta mereferensikan |
Pernyataan Kebijakan
Divistant mendorong dan menghargai seluruh karyawan untuk aktif merekomendasikan kandidat berkualitas tinggi yang sesuai dengan budaya dan nilai-nilai CIRCCA. Rujukan yang valid akan diproses melalui jalur rekrutmen standar dengan evaluasi yang objektif dan setara seperti kandidat lain (tidak ada fast-track yang tidak fair). Karyawan berhak atas referral bonus yang kompetitif dan material setelah kandidat yang dirujuk berhasil direkrut sebagai karyawan tetap (PKWTT) dan lulus masa percobaan 3 bulan. Program ini dirancang sebagai mutual benefit: referrer mendapat bonus, Divistant mendapat kandidat berkualitas, dan kandidat mendapat job opportunity dari trusted source.
Eligibilitas Partisipasi
Karyawan yang BOLEH Berpartisipasi
| Kategori |
Status |
Catatan |
| Semua karyawan tetap (PKWTT) |
Boleh mereferensikan |
Dari semua departemen dan level |
| Karyawan kontrak (PKWT) |
Boleh mereferensikan |
Dengan durasi kontrak minimal 3 bulan |
| Tidak ada batasan level |
Boleh dari entry level hingga manager |
Junior staff sama pentingnya dengan senior dalam program ini |
| Alumni dalam good standing |
Boleh mereferensikan |
Mantan karyawan yang keluar dalam kondisi baik (lihat Alumni Network) |
Karyawan yang TIDAK Boleh Berpartisipasi
| Kategori |
Alasan |
Catatan |
| Direksi & C-Level |
Conflict of interest dengan strategi hiring level executive; keputusan hiring level ini melibatkan board consideration |
Dapat mereferensikan posisi non-executive |
| VP/Head level ke atas |
Executive hiring melibatkan strategic consideration yang berbeda |
Dapat mereferensikan posisi di bawah level mereka |
| Tim People & Culture |
Risk of bias dalam evaluasi kandidat; conflict of interest |
Recruitment & HR team objectivity harus terjaga |
| Hiring Manager & interview panel |
Conflict of interest; tidak bisa objektif dalam evaluasi candidate yang direferensikan mereka |
Hiring panel harus independent, bukan evaluator |
| Karyawan dalam probation |
Belum selesai masa evaluasi sendiri; status belum fixed |
Dapat mereferensikan setelah konfirmasi |
| Karyawan under investigation |
Belum ada clarity tentang performance/conduct |
Dapat mereferensikan setelah clear |
Pengecualian: Jika Hiring Manager atau interview panelist ingin mereferensikan, candidate HARUS dievaluasi oleh hiring panel yang completely different dan sepenuhnya independent, tanpa involvement dari referrer.
Struktur & Tingkatan Bonus Referral
Bonus Berdasarkan Level Posisi
| Level Posisi |
Deskripsi |
Bonus Referral |
Contoh Posisi |
| Entry Level |
Minimal technical requirement; junior role; coordinator level |
Rp 2.000.000 - Rp 3.000.000 |
Junior Analyst, Coordinator, Executive, Associate |
| Mid Level |
Specialization dibutuhkan; technical skill significant; 3-5 tahun experience |
Rp 3.000.000 - Rp 5.000.000 |
Specialist, Officer, Senior Analyst, Supervisor |
| Senior/Lead |
People/team management; significant technical expertise; 5-8 tahun experience |
Rp 5.000.000 - Rp 8.000.000 |
Lead, Manager, Senior Manager, Principal |
| Head/Director |
Strategic responsibility; P&L ownership; 8+ tahun experience |
Rp 10.000.000 - Rp 15.000.000 |
Head of Department, Director, Chief |
Catatan Penting:
- Besaran final ditentukan oleh People & Culture berdasarkan difficulty level posisi, market scarcity, dan urgency
- Bonus dipajak sesuai peraturan PPh 21 yang berlaku
- Bonus tetap diberikan meski candidate diterima dengan level yang berbeda dari posisi awal yang direferensikan
- Multiple referrer untuk posisi yang sama: bonus hanya ke referrer pertama yang valid
Mekanisme Program Lengkap (Step-by-Step)
Tahap 1: Publikasi & Identifikasi Lowongan
| Langkah |
Detail |
Frekuensi |
| Publikasi lowongan terbuka |
People & Culture mempublikasikan daftar posisi yang sedang dibuka via email, BizOps, BizOps Chat, team meeting |
Ongoing (update weekly/bi-weekly) |
| Update daftar aktif |
Daftar lowongan diupdate dengan posisi baru atau yang closed |
Mingguan (setiap hari Jumat) |
| Komunikasi prioritas |
Announcement khusus untuk posisi-posisi urgent atau high-priority dengan bonus info |
As needed |
| Access ke job descriptions |
Detailed JD tersedia di BizOps atau email untuk referrer memahami requirement |
On request |
Tahap 2: Identifikasi & Persiapan Kandidat
| Langkah |
Detail |
Effort |
| Pikir network |
Referrer memikirkan network profesional/personal yang cocok untuk posisi dan budaya Divistant |
1-2 hari |
| Evaluasi kesesuaian |
Assessment informal apakah kandidat fit dengan peran, skill, dan nilai-nilai CIRCCA |
1 hari |
| Buat list kandidat |
Identifikasi 1-3 kandidat yang paling sesuai dan siap untuk direferensikan |
1 hari |
| Pertimbangan etika |
Pastikan tidak ada conflict of interest; kandidat adalah orang real yang qualified |
Conscientious approach |
| Langkah |
Detail |
Timeline |
| Hubungi kandidat |
Referrer berbicara dengan kandidat secara informal (phone/coffee/chat) |
ASAP |
| Jelaskan Divistant |
Jelaskan tentang Divistant, budaya, posisi yang dimaksudkan, growth opportunity, value proposition |
Casual conversation |
| Gauge interest |
Pastikan kandidat genuinely interested, bukan "asal jalan" |
Implicit |
| Dapatkan persetujuan |
Pastikan kandidat setuju profil/CV mereka dikirimkan ke HR |
Explicit consent |
| Siapkan materials |
Kumpulkan CV, LinkedIn profile, portfolio (jika ada) dengan kualitas presentable |
Before submission |
Tahap 4: Pengajuan Resmi Referral ke HR
| Langkah |
Detail |
Format & Deadline |
| Isi referral form |
Komposisi form/email dengan: nama lengkap, email, nomor telepon, CV/LinkedIn link, posisi yang direferensikan, cara mengenal kandidat, why recommend |
Form atau email template |
| Jelaskan alasan referral |
Tulis 2-3 kalimat mengapa kandidat ini cocok dan alasan personal merekomendasikan |
Personal touch |
| Submit ke HR |
Kirim via: email ke people@divistant.com, OR Form di BizOps (jika tersedia), dengan CC atasan jika diperlukan |
Formal submission |
| Lampirkan dokumen |
Cantumkan CV atau link LinkedIn untuk facilitasi screening |
Attachment atau link |
| Subject line jelas |
Gunakan format: "[REFERRAL] [Candidate Name] - [Position Title] - [Referrer Name]" |
Clear identification |
Tahap 5: Validasi Oleh HR
| Langkah |
Detail |
Timeline |
| Cek duplikasi |
Pastikan kandidat tidak ada di database atau dalam proses recruitment aktif dalam 6 bulan terakhir melalui BizOps HRMS |
1-2 hari kerja |
| Verifikasi eligibility referrer |
Pastikan referrer eligible berdasarkan kategori (bukan HR, bukan hiring manager, sudah confirm probation jika applicable) |
1 hari kerja |
| Catat rujukan |
Dokumentasikan rujukan dalam sistem tracking BizOps dengan date, referrer, candidate, position |
1 hari kerja |
| Informasi ke referrer |
Beri tahu referrer via email bahwa rujukan diterima dan akan diproses dalam jalur normal |
1 hari kerja |
| Penolakan rujukan |
Jika ada issue (duplikasi, referrer tidak eligible, red flags), HR komunikasikan dengan sensitif kepada referrer |
2 hari kerja |
Tahap 6: Proses Recruitment Standar
Kandidat rujukan dievaluasi dengan standar yang SAMA seperti kandidat eksternal atau internal lain. Tidak ada prioritas atau "fast track" karena faktanya adalah referral. Hiring decision murni berdasarkan merit dan fit.
Tahap 7: Update Status untuk Referrer
| Milestone |
Notifikasi |
Timeline |
| Lolos screening |
"Great news! Candidate X yang Anda referensikan lolos screening phase dan akan ke tahap berikutnya" |
Hari keputusan |
| Wawancara dijadwalkan |
"Candidate X akan bertemu dengan hiring team kami [date]. Terima kasih referralnya!" |
1-2 hari sebelum interview |
| Penawaran diberikan |
"Senang kabar baik! Candidate X kami ajak bergabung sebagai [position]. Bonus referral Anda akan diproses" |
Saat offer extended |
| Kandidat accept & start date |
"Candidate X akan mulai [date]. Terima kasih atas kontribusi Anda!" |
Saat acceptance confirmed |
| Lulus probation |
"Candidate X sudah lulus probation 3 bulan dan confirmed sebagai karyawan tetap. Bonus referral [amount] sudah diproses di payroll [date] via BizOps HRMS" |
Hari 91 |
| Tidak lolos/rejected |
"Terima kasih referralnya. Sayangnya candidate X tidak lolos karena [reason yang general, non-spesifik]" |
Saat rejection |
FAQs & Troubleshooting
Q: Boleh referensikan teman yang sedang cari kerja tapi belum ada lowongan?
A: Boleh! Proses:
- Referrer send CV ke HR dengan subject: "[TALENT POOL] [Candidate Name]"
- HR masukkan candidate ke talent pool untuk future consideration melalui BizOps HRMS
- Ketika ada lowongan yang sesuai, candidate akan dihubungi oleh HR
- Jika lolos dan hired: bonus tetap diberikan ke referrer (dari talent pool source)
- Durasi validity: 6 bulan; setelahnya candidate perlu di-refresh untuk talent pool
Q: Bagaimana jika candidate tidak lulus probation?
A: Bonus TIDAK diberikan. Bonus only diberikan jika candidate successfully completed probation dan confirmed menjadi karyawan tetap. Ini adalah quality assurance mechanism.
Training & Sosialisasi Program
| Program |
Target |
Frekuensi |
Deskripsi |
| Orientasi Referral Program |
Seluruh karyawan baru |
Saat onboarding |
Pengenalan program, benefit, cara berpartisipasi, bonus structure, timeline, ethics |
| Weekly Job Alert Email |
Opt-in karyawan |
Every Fridays |
Daftar posisi terbuka yang bisa direferensikan; JD singkat dan referral bonus info |
| Monthly Referral Update |
Seluruh karyawan |
Monthly (all-hands) |
Success stories dari bulan lalu, bonus paid, upcoming opportunities, tips for good referral |
| Manager Briefing |
Semua manager |
Quarterly |
Update program, importance, how to encourage team, handling referrals dari direct report |
Kontak & Support
| Kebutuhan |
Kontak |
Cara |
Response Time |
| Cek lowongan aktif |
people@divistant.com |
Email atau lihat weekly job alert email |
1 hari |
| Ajukan referral |
people@divistant.com |
Email dengan form atau attach CV (template provided) |
Hari sama/next day |
| Pertanyaan program |
people@divistant.com |
Email dengan subject "[REFERRAL QUESTION]" |
1 hari |
| Track status referral |
people@divistant.com |
Email: "Status update: [candidate name]" |
1 hari |
| Bonus status |
people@divistant.com |
Will appear di payroll slip atau email confirmation |
Visible on payroll |
📧 people@divistant.com