Change Management Policy

Kebijakan ini mengatur proses pengelolaan perubahan pada sistem, infrastruktur, dan proses bisnis di Divistant. Disusun berdasarkan ISO 27001 Annex A.12.1.2 (Change Management), ISO 9001:2015 Klausul 6.3 (Planning of Changes), dan best practices ITIL Change Management.

Document Control

Aspek	Detail
No. Dokumen	POL-LDR-008
Versi	2.1
Berlaku sejak	20 Februari 2026
Review berikutnya	20 Agustus 2026
Pemilik Dokumen	People & Culture
Disetujui oleh	Director

Riwayat Revisi

Versi	Tanggal	Penulis	Perubahan
1.0	Februari 2026	People & Culture	Dokumen awal
2.0	20 Februari 2026	AI Audit System	Penambahan document control, standarisasi format
2.1	21 Februari 2026	AI Audit System	Perbaikan nilai CIRCCA

Filosofi CIRCCA

Perubahan adalah pendorong kemajuan, tetapi perubahan yang tidak terkelola adalah sumber risiko. Dengan semangat Adaptability dan Commitment, kami mengelola setiap perubahan secara terstruktur — memastikan stabilitas operasional sambil tetap berinovasi.

Ruang Lingkup

Aspek	Keterangan
Berlaku untuk	Seluruh perubahan pada sistem IT, infrastruktur, aplikasi, dan proses bisnis
Cakupan	Change request, risk assessment, approval, implementasi, rollback, post-implementation review
Pihak terkait	Seluruh karyawan yang mengajukan atau terdampak perubahan, IT, Director

Definisi Istilah

Istilah	Definisi
Change Request (CR)	Permintaan formal untuk melakukan perubahan pada sistem, infrastruktur, atau proses
Standard Change	Perubahan rutin berisiko rendah yang sudah memiliki prosedur tetap (pre-approved)
Normal Change	Perubahan terencana yang memerlukan evaluasi risiko dan approval
Emergency Change	Perubahan mendesak untuk mengatasi insiden kritis atau ancaman keamanan
Rollback Plan	Rencana untuk mengembalikan sistem ke kondisi sebelum perubahan jika terjadi kegagalan
Change Approver	Pihak yang berwenang menyetujui change request berdasarkan klasifikasi dan risiko

Pernyataan Kebijakan

Divistant berkomitmen untuk mengelola setiap perubahan pada sistem dan proses bisnis secara terstruktur melalui proses change management yang mencakup evaluasi risiko, approval berjenjang, dan rollback plan. Tidak ada perubahan pada production environment yang boleh dilakukan tanpa melalui proses change management yang telah ditetapkan.

Diagram Proses Change Management

Klasifikasi Perubahan

Tipe	Deskripsi	Approval	Lead Time
Standard	Perubahan rutin, risiko rendah, sudah ada prosedur (e.g., routine patches)	Pre-approved	Sesuai jadwal
Normal	Perubahan terencana yang memerlukan evaluasi risiko	Change Approver	Minimal 3 hari kerja
Emergency	Perubahan mendesak untuk mengatasi insiden kritis atau ancaman keamanan	Incident Commander / Director	Segera (post-approval dalam 24 jam)

Proses Change Management

Langkah	Aktivitas	Penanggung Jawab	Output
1. Request	Ajukan Change Request (CR) dengan detail: apa, mengapa, dampak, risiko, rollback plan	Requester	Change Request
2. Assessment	Evaluasi risiko, dampak, dependencies, dan resource yang diperlukan	Change Assessor (IT/Process Owner)	Risk Assessment
3. Approval	Review dan approval berdasarkan klasifikasi	Change Approver	Approved/Rejected CR
4. Planning	Detail implementation plan, timeline, rollback plan, komunikasi	Implementer	Implementation Plan
5. Testing	Test di staging/non-production environment (untuk IT changes)	Implementer + QA	Test Results
6. Implementation	Eksekusi perubahan sesuai rencana	Implementer	Deployed Change
7. Verification	Verifikasi perubahan berjalan sesuai harapan	Change Assessor	Verification Report
8. Close-out	Dokumentasi hasil, update knowledge base, close CR	Change Manager	Closed CR

Risk Assessment Matrix

Impact ↓ / Likelihood →	Low	Medium	High
High	Normal (TL approval)	Normal (Director approval)	Emergency protocol
Medium	Standard	Normal (TL approval)	Normal (Director approval)
Low	Standard	Standard	Normal (TL approval)

Approval Authority

Klasifikasi	Approver	Eskalasi
Standard	Pre-approved (documented procedures)	—
Normal — Low Risk	Team Lead / IT Lead	Director jika cross-team
Normal — Medium/High Risk	Director	—
Emergency	Director (post-approval jika mendesak)	—

Rollback Plan

Setiap perubahan Normal dan Emergency wajib memiliki rollback plan:

Aspek	Ketentuan
Wajib dokumentasi	Langkah-langkah untuk mengembalikan ke kondisi sebelumnya
Backup	Backup state sebelum perubahan
Trigger	Kriteria kapan rollback harus dieksekusi
Timeline	Estimasi waktu rollback
Testing	Rollback plan sebaiknya diuji di staging terlebih dahulu

Communication

Audience	Kapan	Channel
Tim terdampak	Sebelum implementasi (minimal 24 jam untuk Normal)	BizOps Chat, Email
Klien (jika berdampak)	Sebelum implementasi	Email dari PM
Seluruh organisasi (perubahan besar)	Sebelum dan sesudah	BizOps Chat #general, Email

Post-Implementation Review

Setelah setiap perubahan Normal dan Emergency:

Aktivitas	Timeline
Verify success	Segera setelah implementasi
Monitor	24–72 jam monitoring intensif
Document lessons learned	Dalam 5 hari kerja
Update documentation	Dalam 5 hari kerja

Training & Awareness

Aktivitas	Frekuensi	Sasaran
Change management process onboarding	Saat onboarding	Karyawan baru (terutama IT & engineering)
Change management refresher	Tahunan	Seluruh tim IT dan process owners
Emergency change protocol drill	Semi-annual	Tim IT dan incident response

Tanggung Jawab

Role	Tanggung Jawab
Requester	Mengajukan CR dengan informasi lengkap
Change Assessor	Evaluasi risiko dan dampak
Change Approver	Memberikan approval berdasarkan assessment
Implementer	Melaksanakan perubahan sesuai rencana
Director	Oversight, approval perubahan high-risk

Kebijakan Terkait

Information Security Policy — Keamanan informasi
IT Security Incident Management — Penanganan insiden
Risk Management Policy — Manajemen risiko
Corrective Action & Continuous Improvement — Tindakan perbaikan
Business Continuity Plan — Kelangsungan bisnis

Kontak

Pertanyaan tentang change management atau pengajuan Change Request:

people@divistant.com | BizOps Chat: #it-support

Company Playbook