↵ to select ↑↓ to navigate
Sales Playbook

Sales Playbook

Company Playbook Data & AI Playbook Delivery Playbook Engineering Playbook Finance Playbook HR Playbook Learning Playbook Marketing Playbook Partnership Playbook Presales Playbook Product Playbook QA & Testing Playbook Sales Playbook Strategy & Advisory Playbook
Edit
Open in ChatGPT
Ask ChatGPT about this page
Open in Claude
Ask Claude about this page

Sales Process

Proses Penjualan

Alur kerja penjualan lengkap dari Lead hingga Payment di BizOps CRM, dengan detail setiap tahap, praktik terbaik, dan panduan integrasi.

Sales Flow Diagram

graph LR
    A[Lead] -->|BANT Qualified| B[Opportunity]
    A -->|Not Qualified| G[Lost]
    B -->|Proposal Ready| C[Quotation]
    B -->|Lost| G
    C -->|Approved| D[Sales Order]
    C -->|Rejected| G
    D -->|Delivered| E[Sales Invoice]
    D -->|Cancelled| G
    E -->|Paid| F[Payment]
    E -->|Overdue| F

Alur CRM Standar di BizOps:

Lead → Opportunity → Quotation → Sales Order → Sales Invoice → Payment

Keterangan:

  • Setiap tahap dapat berakhir dengan status "Lost" jika tidak berhasil
  • Sales Invoice dapat menjadi "Overdue" jika melewati due date
  • Payment adalah tahap akhir yang menandakan deal selesai

Flow Penggunaan di BizOps

Overview Dashboard CRM

Langkah 1: Akses CRM Dashboard

Tindakan:

  1. Login ke BizOps dengan akun yang memiliki akses ke modul CRM
  2. Navigasi ke CRM > Dashboard atau klik "CRM" di menu utama
  3. Dashboard CRM akan menampilkan overview metrics dan charts

Screenshot: Screenshot Langkah 1 - CRM Dashboard Overview

Keterangan:

  • Dashboard menampilkan number cards untuk metrik utama
  • Charts menampilkan trend dan analisis
  • Quick actions tersedia untuk akses cepat ke fitur utama

Langkah 2: Navigasi antar DocType

Tindakan:

  1. Dari Dashboard, klik menu "CRM" di sidebar
  2. Pilih DocType yang ingin diakses:
    • Lead: Untuk mengelola lead
    • Opportunity: Untuk mengelola opportunity
    • Quotation: Untuk mengelola quotation
    • Customer: Untuk mengelola customer
  3. Atau gunakan search bar untuk mencari DocType

Screenshot: Screenshot Langkah 2 - Navigasi Menu CRM

Keterangan:

  • Menu CRM berisi semua DocType terkait sales
  • Search bar membantu menemukan DocType dengan cepat
  • Recent items menampilkan dokumen yang baru saja diakses

Langkah 3: Quick Actions

Tindakan:

  1. Dari Dashboard atau List View, klik tombol "Add" atau "New"
  2. Quick actions tersedia untuk:
    • Add Lead: Membuat lead baru
    • Add Opportunity: Membuat opportunity baru
    • Add Quotation: Membuat quotation baru
  3. Atau gunakan keyboard shortcut (jika tersedia)

Screenshot: Screenshot Langkah 3 - Quick Actions

Keterangan:

  • Quick actions mempercepat akses ke fitur utama
  • Keyboard shortcuts meningkatkan efisiensi
  • Recent templates membantu menggunakan template yang sering digunakan

Tindakan:

  1. Di List View, gunakan Filter untuk menyaring data:
    • Filter berdasarkan Status, Owner, Territory, dll
    • Multiple filters bisa dikombinasikan
  2. Gunakan Search untuk mencari dokumen spesifik:
    • Search berdasarkan nama, nomor, atau field lainnya
  3. Save filter sebagai Saved Filter untuk penggunaan berulang

Screenshot: Screenshot Langkah 4 - Filter dan Search

Keterangan:

  • Filter membantu menemukan data spesifik dengan cepat
  • Saved Filter memudahkan akses ke filter yang sering digunakan
  • Search mendukung full-text search di semua field

Tahap 1: Manajemen Lead

Kriteria Masuk

  • Kontak awal dilakukan (email, telepon, pengiriman form)
  • Informasi perusahaan dasar dikumpulkan
  • Informasi kontak tersedia

Tindakan yang Diperlukan

  1. Buat Lead di BizOps dengan informasi lengkap
  2. Tugaskan ke sales person/territory
  3. Setel sumber lead
  4. Kualifikasi awal (framework BANT)
  5. Jadwalkan follow-up

Kriteria Keluar

  • BANT qualified (Budget, Authority, Need, Timeline)
  • Decision maker teridentifikasi
  • Kebutuhan bisnis didefinisikan dengan jelas
  • Skor lead >= 80 (Hot Lead)

DocType BizOps

  • DocType: Lead
  • Field Kunci: lead_name, company_name, status, source, lead_owner
  • Nilai Status: New, Contacted, Nurturing, Converted, Lost

Pemetaan Field & Praktik Terbaik

  • Selalu lengkapi informasi kontak (email, telepon)
  • Pilih sumber lead yang spesifik untuk pelacakan yang lebih baik
  • Tugaskan ke territory yang sesuai
  • Perbarui status secara teratur
  • Tambahkan catatan untuk setiap interaksi

Alur Kerja Umum

  • Lead → Customer: Buat otomatis saat konversi
  • Lead → Opportunity: Konversi saat BANT qualified
  • Lead → Contact: Buat kontak otomatis saat konversi

Lihat Juga: Manajemen Lead - Panduan detail

Tahap 2: Manajemen Opportunity

Kriteria Masuk

  • Lead dikonversi (BANT qualified)
  • Decision maker teridentifikasi
  • Budget dikonfirmasi atau diindikasikan
  • Timeline ditetapkan

Tindakan yang Diperlukan

  1. Buat Opportunity dari Lead
  2. Setel jumlah opportunity (pendapatan yang diharapkan)
  3. Setel probability (20-30% untuk yang baru)
  4. Setel tanggal penutupan yang diharapkan
  5. Tambahkan item/layanan yang dibutuhkan
  6. Perbarui stage berdasarkan kemajuan

Kriteria Keluar

  • Persyaratan dipahami
  • Proposal/quotation siap dikirim
  • Atau opportunity hilang (dengan alasan)

DocType BizOps

  • DocType: Opportunity
  • Field Kunci: party_name, opportunity_amount, probability, stage, expected_closing
  • Nilai Stage: Open, Quotation, Negotiation, Won, Lost

Pemetaan Field & Praktik Terbaik

  • Peta field Lead saat konversi
  • Perbarui probability berdasarkan kemajuan aktual (bukan harapan)
  • Setel tanggal penutupan yang diharapkan yang realistis
  • Tambahkan catatan untuk setiap interaksi
  • Tinjau pipeline secara teratur

Alur Kerja Umum

  • Opportunity → Quotation: Buat quotation saat siap
  • Opportunity → Customer: Tautkan ke record customer
  • Opportunity → Sales Order: Saat menang, buat sales order

Lihat Juga: Manajemen Opportunity - Panduan detail

Tahap 3: Proses Quotation

Kriteria Masuk

  • Opportunity qualified
  • Item/layanan teridentifikasi
  • Harga dikonfirmasi
  • Customer siap untuk proposal

Tindakan yang Diperlukan

  1. Buat Quotation dari Opportunity
  2. Tambahkan item dengan harga
  3. Setel payment terms
  4. Tambahkan terms & conditions
  5. Generate PDF
  6. Kirim ke customer
  7. Jadwalkan follow-up

Kriteria Keluar

  • Quotation dikirim ke customer
  • Customer sedang meninjau
  • Atau quotation ditolak (dengan alasan)

DocType BizOps

  • DocType: Quotation
  • Field Kunci: party_name, items, grand_total, valid_till, status
  • Nilai Status: Draft, Submitted, Ordered, Lost, Cancelled

Pemetaan Field & Praktik Terbaik

  • Selalu buat dari Opportunity (salin field otomatis)
  • Verifikasi akurasi harga
  • Setel tanggal berlaku hingga yang realistis (biasanya 30 hari)
  • Gunakan terms & conditions standar
  • Lacak status quotation

Alur Kerja Umum

  • Quotation → Sales Order: Saat disetujui, buat sales order
  • Quotation → Opportunity: Tautkan kembali ke opportunity
  • Quotation → Customer: Tautkan ke record customer

Lihat Juga: Template Proposal - Panduan template

Tahap 4: Proses Sales Order

Kriteria Masuk

  • Quotation disetujui oleh customer
  • Kontrak/PO diterima (jika berlaku)
  • Jadwal pengiriman dikonfirmasi

Tindakan yang Diperlukan

  1. Buat Sales Order dari Quotation
  2. Verifikasi item dan harga
  3. Setel tanggal pengiriman
  4. Konfigurasi gudang (untuk item stok)
  5. Kirim Sales Order
  6. Kirim konfirmasi ke customer
  7. Jadwalkan pengiriman

Kriteria Keluar

  • Sales Order dikonfirmasi
  • Pengiriman dijadwalkan
  • Atau order dibatalkan (dengan alasan)

DocType BizOps

  • DocType: Sales Order
  • Field Kunci: customer, items, delivery_date, grand_total, status
  • Nilai Status: Draft, Submitted, Completed, Cancelled

Pemetaan Field & Praktik Terbaik

  • Selalu buat dari Quotation (pertahankan harga)
  • Setel tanggal pengiriman yang realistis
  • Verifikasi ketersediaan stok (untuk item stok)
  • Lacak status pengiriman
  • Perbarui customer tentang kemajuan

Alur Kerja Umum

  • Sales Order → Delivery Note: Buat saat siap untuk dikirim
  • Sales Order → Sales Invoice: Buat setelah pengiriman
  • Sales Order → Material Request: Jika stok tidak tersedia

Lihat Juga: Proses Sales Order - Panduan detail

Tahap 5: Sales Invoice & Payment

Kriteria Masuk

  • Pengiriman selesai
  • Delivery Note dikonfirmasi
  • Customer mengonfirmasi pengiriman (jika diperlukan)

Tindakan yang Diperlukan

  1. Buat Sales Invoice dari Sales Order
  2. Verifikasi item dan jumlah
  3. Setel posting date dan due date
  4. Kirim Sales Invoice
  5. Kirim invoice ke customer
  6. Lacak payment
  7. Catat payment entry

Kriteria Keluar

  • Invoice dikirim ke customer
  • Payment diterima
  • Atau masalah payment (dengan resolusi)

DocType BizOps

  • DocType: Sales Invoice
  • Field Kunci: customer, posting_date, due_date, grand_total, outstanding_amount
  • Nilai Status: Draft, Submitted, Paid, Partly Paid, Overdue, Cancelled

Pemetaan Field & Praktik Terbaik

  • Selalu buat dari Sales Order (pertahankan konsistensi)
  • Setel due date berdasarkan payment terms
  • Lacak jumlah outstanding
  • Follow up pada payment yang overdue
  • Catat payment dengan segera

Alur Kerja Umum

  • Sales Invoice → Payment Entry: Catat payment yang diterima
  • Sales Invoice → Credit Note: Untuk pengembalian/penyesuaian
  • Sales Invoice → Journal Entry: Untuk penyesuaian

Lihat Juga: Sales Invoice & Payment - Panduan detail

Troubleshooting

Issue 1: Lead Tidak Bisa Convert ke Opportunity

Symptoms: Button "Convert to Opportunity" tidak muncul atau error.

Solutions:

  1. Check Lead status - harus "New" atau "Contacted"
  2. Verify required fields terisi (lead_name, company_name, lead_owner)
  3. Check permissions - harus punya access ke Opportunity DocType
  4. Try refresh page atau clear cache
  5. Contact admin jika issue persists

Issue 2: Quotation Tidak Bisa Create Sales Order

Symptoms: Button "Create Sales Order" tidak muncul atau error.

Solutions:

  1. Check Quotation status - harus "Submitted" atau "Ordered"
  2. Verify items ada di Quotation
  3. Check customer record - harus complete
  4. Verify permissions
  5. Try create manual Sales Order dan link manually

Issue 3: Sales Order Outstanding Tidak Update

Symptoms: Sales Order outstanding amount tidak update setelah invoice.

Solutions:

  1. Check Sales Invoice is linked ke Sales Order
  2. Verify Sales Invoice status is "Submitted"
  3. Check if Sales Invoice items match Sales Order
  4. Re-submit Sales Invoice jika needed
  5. Check for duplicate invoices

Issue 4: Payment Tidak Allocate ke Invoice

Symptoms: Payment Entry created tapi invoice outstanding tidak berkurang.

Solutions:

  1. Check Payment Entry is allocated to correct invoice
  2. Verify allocation amount matches payment
  3. Check Payment Entry status is "Submitted"
  4. Verify invoice is in "Submitted" status
  5. Re-allocate payment jika needed

Issue 5: Data Tidak Sync Antar Stages

Symptoms: Data di different stages tidak match (e.g., pricing berbeda).

Solutions:

  1. Always create dari previous stage (don't create manual)
  2. Verify field mapping saat conversion
  3. Check for manual edits yang tidak sync
  4. Use "Create from" buttons untuk maintain consistency
  5. Regular data audit untuk catch discrepancies

Quick Reference Checklist

Complete Sales Flow

  • Lead: Created dengan complete information
  • Lead: BANT qualified
  • Opportunity: Created dari Lead
  • Opportunity: Stage dan probability updated
  • Quotation: Created dari Opportunity
  • Quotation: Sent to customer
  • Sales Order: Created dari Quotation (when approved)
  • Sales Order: Delivery scheduled
  • Sales Invoice: Created dari Sales Order (after delivery)
  • Sales Invoice: Sent to customer
  • Payment: Received dan recorded
  • Payment: Allocated to invoice

Stage-Specific Checklists

Lead Stage

  • Contact information complete
  • Lead source selected
  • Assigned to sales person
  • BANT qualified
  • Ready to convert

Opportunity Stage

  • Amount set
  • Probability realistic
  • Expected closing date set
  • Items/services identified
  • Decision maker engaged

Quotation Stage

  • Items dengan pricing
  • Payment terms set
  • Terms & conditions included
  • Valid until date set
  • Sent to customer

Sales Order Stage

  • Items verified
  • Delivery dates set
  • Warehouse configured (stock items)
  • Confirmed dengan customer
  • Delivery scheduled

Invoice Stage

  • Invoice created setelah delivery
  • Due date set (based on terms)
  • Sent to customer
  • Payment tracked
  • Outstanding monitored

Lihat Juga

Last updated 4 months ago
Was this helpful?
Thanks!