Working Hours & Leave

Mengacu pada UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan (Pasal 77-79, 93-102), UU No. 11/2020 tentang Cipta Kerja, PP No. 35/2021 tentang PKWT dan Waktu Kerja, serta best practices dari SHRM dan ISO 45001 terkait work-life balance dan kesejahteraan karyawan

Document Control

Riwayat Revisi

Filosofi & Prinsip

Produktivitas yang berkelanjutan membutuhkan keseimbangan. Dengan semangat Respect terhadap kebutuhan individu dan Commitment terhadap kesejahteraan karyawan, kami menghargai waktu dan kebutuhan setiap individu. Divistant percaya bahwa work-life balance yang sehat adalah kunci untuk produktivitas jangka panjang, kesehatan mental, dan retensi talenta.

Koneksi dengan nilai CIRCCA:

• Respect: Menghormati kebutuhan pribadi dan kesehatan setiap karyawan dengan menyediakan istirahat dan cuti yang adil
• Commitment: Komitmen pada kesejahteraan karyawan melalui jam kerja yang terukur dan cuti yang jelas
• Impact: Kebijakan kerja yang bijak berdampak pada kesejahteraan, kepuasan, dan retention karyawan
• Adaptability: Fleksibilitas dalam pengaturan jam kerja dan cuti untuk berbagai situasi kehidupan
• Curiosity: Terus mencari cara terbaik untuk mendukung kesejahteraan karyawan sesuai regulasi terbaru
• Courage: Keberanian mengutamakan kesejahteraan karyawan meskipun ada tekanan bisnis

Ruang Lingkup

Definisi Istilah

Pernyataan Kebijakan

Divistant menetapkan jam kerja, istirahat, dan cuti sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan Indonesia yang berlaku, dengan komitmen penuh untuk menjaga keseimbangan antara produktivitas perusahaan dan kesejahteraan karyawan. Lembur bukan budaya yang kami dorong — efisiensi kerja, kualitas output, dan manajemen waktu yang baik adalah prioritas. Setiap karyawan berhak mendapatkan istirahat yang cukup, cuti yang adil, dan kesempatan untuk mengurus kebutuhan pribadi dan keluarga.

Jam Kerja Standar

Fleksibilitas Jam Masuk:

• Flexible start time tersedia: 07:30 - 09:00 WIB dengan approval dari manager
• Jika start lebih awal, maka finish time juga lebih awal (e.g., start 07:30, finish 16:30)
• Flexible schedule harus didiskusikan dan disetujui dengan manager; tidak otomatis
• Tetap harus attend morning briefing 08:30 atau inform manager jika ada conflict

Clock-in/out Mechanism:

• Semua karyawan harus clock-in dan clock-out di BizOps system setiap hari
• Clock-in mencatat waktu datang; clock-out mencatat waktu pulang
• BizOps tracking memberikan akurat record untuk payroll, attendance, dan compliance
• Lupa clock-in/out harus immediately inform HR untuk manual entry dan justification

Work from Home & Work from Office Jam Kerja:

• Baik WFO maupun WFH mengikuti jam kerja standar yang sama (08:30-17:30 WIB)
• Core hours 09:00-16:00 WIB berlaku untuk semua model; harus available dan responsif
• Virtual clock-in (BizOps atau system yang ditunjuk) wajib dilakukan
• Tidak boleh bekerja diluar jam kerja regular kecuali dengan pre-approval untuk lembur

Kerja Lembur (Overtime)

Dasar Hukum: Lembur diatur dalam PP No. 35/2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Istirahat, serta Pemutusan Hubungan Kerja (Pasal 26-29). Divistant mengikuti ketentuan ini dengan ketat.

Prinsip Lembur:

• Lembur bukan budaya yang didorong di Divistant. Efisiensi kerja, perencanaan proyek yang baik, dan manajemen time yang smart adalah prioritas.
• Lembur hanya diperbolehkan jika ada business necessity yang jelas dan disetujui tertulis oleh manager.
• Lembur harus exceptional, bukan reguler.
• Karyawan yang frequently overtime akan di-review oleh manager dan HR untuk find root cause dan solutions (e.g., project overload, skill gap, time management).

Approval Proses:

• Sebelum melakukan lembur, karyawan harus request approval tertulis dari manager (via email atau BizOps form).
• Approval harus menyertakan: tujuan lembur, waktu estimasi, tanggal, dan alasan bisnis.
• Tanpa approval tertulis, lembur tidak diakui dan tidak dikompensasi.
• Manager bertanggung jawab untuk ensure approval diberikan dengan justified dan tidak excessive.

Durasi Lembur:

• Maximum per hari: 4 jam (tidak boleh lebih)
• Maximum per minggu: 18 jam (akumulasi)
• Jika karyawan butuh lembur lebih, harus escalate ke manager untuk business case review

Kompensasi Lembur: Sesuai PP 35/2021 Pasal 26-27:

• Hari Biasa (Senin-Jumat):

  • Jam pertama lembur: 1.5x upah per jam
  • Jam kedua dan seterusnya: 2x upah per jam
  • Contoh: lembur 3 jam = (1 jam × 1.5x) + (2 jam × 2x)

• Hari Libur/Weekend (Sabtu-Minggu atau Hari Libur Nasional):

  • Semua jam lembur: 2x upah per jam
  • Tambahan: karyawan juga mendapat 1 hari istirahat pengganti

• Pembayaran Lembur:

  • Dibayar langsung dalam payroll bulan berikutnya
  • Perhitungan berdasarkan upah pokok (basic salary), tidak termasuk benefit
  • Transparansi: HR akan communicate lembur breakdown sebelum payment

Alternatif Kompensasi: Replacement Leave (Time Off in Lieu)

• Sebagai alternatif uang lembur, karyawan dapat memilih replacement leave (TOIL) yang dikompensasi dengan hari libur ekstra
• Replacement leave calculation:
  • Jam pertama: 1.5 jam off
  • Jam kedua+: 2 jam off per jam kerja
  • Contoh: 3 jam lembur = (1 jam × 1.5) + (2 jam × 2) = 5.5 jam off (±1 hari)
• TOIL harus diambil dalam 1-3 bulan setelah lembur dan harus diapprove oleh manager
• TOIL tidak bisa carry-over ke tahun berikutnya; harus digunakan atau hangus

Lembur & Health Balance:

• Jika karyawan show signs of fatigue atau burnout dari frequent overtime, HR akan intervene
• Manager wajib discuss dengan karyawan tentang workload dan find solutions (hire more, reorganize, deadline adjustment, training)
• Kesehatan karyawan adalah prioritas; excessive lembur dapat lead to disciplinary action bagi manager

Jenis Cuti (Leave Types)

Catatan Penting:

• Semua cuti (except unpaid) dihitung sebagai hari kerja dan tidak mengurangi kompensasi
• Cuti sakit 3+ hari WAJIB lampirkan surat dokter; tanpa dokter dianggap unauthorized absence
• Cuti khusus (pernikahan, kematian, dll) tidak mengurangi saldo cuti tahunan
• Dokumentasi (surat dokter, akta, dll) harus di-submit ke HR dalam 5 hari kerja setelah cuti

Hari Libur Nasional (Public Holidays)

Prinsip: Divistant mengikuti Keputusan Bersama Menteri (SKB) 3 Menteri (Menteri Ketenagakerjaan, Menteri Agama, Menteri Pariwisata) yang diterbitkan setiap tahun untuk penetapan hari libur nasional dan cuti bersama.

Hari Libur Nasional Tetap (Setiap Tahun):

• Tahun Baru (1 Januari)
• Isra & Miraj (tanggal berubah setiap tahun menurut hijriah)
• Nyepi (Tahun Baru Imlek, tanggal berubah)
• Hari Raya Idul Fitri (2-3 hari, tanggal berubah menurut hijriah)
• Hari Raya Idul Adha (1 hari, tanggal berubah menurut hijriah)
• Tahun Baru Hijriah (tanggal berubah)
• Hari Guru Nasional (25 November)
• Hari Kemerdekaan (17 Agustus)
• Hari Raya Natal (25 Desember)
• Hari Raya Imlek (tanggal berubah)
• Hari Kedatangan Buddha (tanggal berubah)

Cuti Bersama (Joint Leave): Pemerintah biasanya menetapkan cuti bersama tambahan untuk break panjang (usually saat Lebaran dan Natal). Divistant akan announce official calendar di awal tahun via HR & BizOps.

Pengumuman Kalender Libur:

• HR akan publish official calendar of public holidays dan joint leave dalam 2 minggu pertama Januari setiap tahunnya
• Calendar tersedia di BizOps untuk semua karyawan
• Karyawan wajib memperhatikan calendar untuk planning cuti dan project timeline
• Jika libur jatuh pada weekend/sudah libur, tidak ada compensation day (tidak ada ganti hari libur)

Kerja pada Hari Libur Nasional:

• Jika ada business critical project yang require karyawan bekerja on public holiday, harus ada special approval dari Director + written instruction
• Kompensasi: pembayaran bonus atau extra day off sesuai company policy (akan di-clarify oleh HR)
• Overtime rules tetap berlaku (1.5x or 2x rate sesuai PP 35/2021)

Prosedur Pengajuan Cuti

Step-by-Step Process:

1. Submit Request via BizOps (Self-Service Portal):

• Login ke BizOps system
• Akses "Leave Request" atau "Cuti" modul
• Fill in details: leave type, start date, end date, reason, supporting docs (jika diperlukan)
• Click "Submit" — request akan immediately notify manager

2. Notice Period (Pemberitahuan Minimal):

• Cuti Terencana (Planned Leave): Minimum 3 hari kerja sebelumnya (exclude weekends dan public holidays)
  • Contoh: Cuti Jumat, harus submit max hari Selasa
• Cuti Darurat (Emergency Leave): ASAP jika memungkinkan (saat itu atau next day)
  • Contoh: Keluarga sakit, berurusan dengan dokter, communicate ASAP ke manager via phone/chat + formal request
• Cuti Sakit: ASAP (inform manager pagi sebelum jam 09:00 via BizOps Chat atau call)
• Cuti Khusus (Menikah, Kematian, dll): Minimum 1 hari sebelumnya (jika tahu advance) atau ASAP jika emergency

3. Manager Approval:

• Manager akan review request dalam 24 jam (kecuali weekend)
• Manager akan assess: team needs, project deadline, resource availability, coverage plan
• Jika OK, approve di BizOps; jika tidak, reject dengan reason (e.g., "Peak project period, discuss alternative dates")
• Approval/rejection akan notify requestor via BizOps notification

4. HR Verification & Final Confirmation:

• HR akan verify eligibility dan document completeness (e.g., doctor letter untuk cuti sakit 3+ hari)
• HR will update BizOps status ke "Approved" setelah verification
• Approved leave will appear in employee's calendar dan HR records

5. Documentation & Supporting Materials:

• Cuti Sakit (3+ hari): Surat dokter harus di-upload ke BizOps atau email ke people@divistant.com dalam 5 hari setelah cuti
• Cuti Khusus (pernikahan, kematian, menikahkan anak, dll): Dokumentasi (akta, undangan, surat keterangan) harus di-submit dalam 5 hari kerja
• Cuti Tahunan: Tidak perlu dokumentasi (sudah di-system)
• Jika dokumentasi tidak lengkap, cuti dapat di-review dan adjusted sesuai regulasi

Special Cases:

• Tidak Boleh Ambil Cuti Saat Peak Project: Cuti tidak bisa diambil saat project sedang dalam phase kritis (e.g., launch, critical deadline) tanpa special approval dari Direktur.

  • Manager akan communicate project timeline dan blocking dates di awal quarter
  • Jika urgent, employee dapat request exception via formal letter ke HR + Director

• Urgent/Emergency Situation: Jika ada emergency yang sangat urgent (e.g., accident, hospitalization), karyawan dapat immediately inform manager via phone/chat. Formal request can follow within 1-2 days.

• Partial Day Leave (Setengah Hari): Cuti tahunan bisa diambil setengah hari (4 jam):

  • Morning (08:30-12:30) atau Afternoon (12:30-17:30)
  • Submit request same prosedur di BizOps, specify morning/afternoon
  • Manager approval same process

Manajemen Cuti (Leave Management)

Leave Balance & Tracking:

• Real-time Dashboard: Karyawan dapat check saldo cuti mereka di BizOps personal dashboard anytime
• Dashboard menunjukkan: cuti tahunan available, cuti tahunan used, cuti tahunan carryover, remaining balance
• HR juga maintain master record untuk compliance dan audit

Cuti Tahunan Accumulation & Expiration:

• Cuti tahunan hak adalah 12 hari per tahun (after 12 months employment)
• Carry-over Policy: Maksimal 6 hari boleh dibawa ke tahun berikutnya. Jika saldo lebih dari 6 hari, kelebihan akan hangus (tidak bisa diambil/dikompensasi uang).
• Deadline Penggunaan: Cuti yang carry-over dari tahun lalu harus digunakan sebelum 31 Maret tahun berjalan. Jika tidak digunakan, akan hangus.
  • Contoh: Cuti carry-over 2025 → 2026 harus digunakan sebelum 31 Maret 2026
• Planning & Communication: Manager harus proactively communicate dengan team untuk encourage penggunaan cuti (avoid burnout, manage carryover)
• Blocking Period: Jika ada project critical period (e.g., Q4 year-end closing, major release), HR akan announce "blocking period" dimana cuti tahunan tidak boleh diambil (kecuali emergency dan special approval)

Cuti Sakit & Khusus:

• Tidak bisa di-accumulate (harus digunakan dalam same year atau bulan)
• Cuti sakit reset every calendar year (12 hari tanpa dokter/unlimited dengan dokter sesuai kebutuhan)

Cuti Massal & Team Coordination:

• Saat Lebaran dan Natal (hari libur besar), many karyawan akan ambil cuti
• Manager harus coordinate dengan team untuk ensure coverage dan critical operations tetap berjalan
• Tidak boleh semua tim members cuti bersamaan; minimal rotation/skeleton crew harus hadir
• Approval priority: senior/critical roles → junior/supporting roles

Leave Payroll Integration:

• HR system automatically calculate leave deductions dari payroll
• Approved leave tidak mengurangi gaji (paid leave)
• Unpaid leave akan deduct dari payroll sesuai approval amount
• Transparansi: HR akan show leave breakdown dalam payslip

Year-End Leave Review:

• Setiap November/Desember, HR akan conduct leave balance review
• HR akan send reminder ke karyawan dengan high carryover saldo untuk encourage penggunaan
• Manager akan discuss dengan team tentang remaining leave dan planning untuk penggunaan

Training & Awareness

Kebijakan Terkait

• Workplace Models & Expectations — Model kerja dan jam kerja untuk berbagai model
• Remote Work Policy — Jam kerja untuk karyawan remote
• Dress Code & Attendance — Kehadiran dan pencatatan jam kerja
• Compensation & Benefits Overview — Kompensasi overtime dan benefit
• Employment Journey — Jenis-jenis kontrak kerja
• Health, Safety & Wellbeing — Kesejahteraan dan kesehatan karyawan
• Disciplinary Policy — Tindakan jika ada penyalahgunaan cuti

Kontak & Support

Closing Statement

Keseimbangan antara produktivitas dan istirahat adalah kunci keberlanjutan. Gunakan hak cutimu dengan bijak, rencanakan dengan baik, dan jangan ragu menghubungi HR jika ada pertanyaan. Divistant berkomitmen untuk memastikan setiap karyawan memiliki kesempatan yang adil untuk istirahat, pengembangan personal, dan kehidupan keluarga yang berkualitas.

Ingat: Istirahat bukan kemewahan, tetapi kebutuhan untuk produktivitas jangka panjang dan kesejahteraan.