Relocation Policy

Kebijakan relokasi untuk karyawan Divistant.

Last reviewed: February 2026 · Pertanyaan? Hubungi people@divistant.com

Overview

Relokasi mungkin diperlukan untuk kebutuhan bisnis atau kesempatan karir. Kebijakan ini mengatur dukungan yang diberikan perusahaan untuk memastikan transisi yang lancar.

Types of Relocation

1. Company-Initiated

When:

• Business need untuk lokasi tertentu (misalnya client site baru)
• Project assignment jangka panjang (> 3 bulan)
• Organizational restructuring

Support Level: Full support sesuai tabel benefit di bawah

2. Employee-Requested

When:

• Personal reasons (keluarga, kesehatan)
• Career development opportunity
• Family considerations

Support Level: Case-by-case, disetujui oleh Line Manager dan HR Director

Relocation Benefits

For Company-Initiated Moves

Catatan: Angka di atas adalah pedoman umum. Jumlah aktual disesuaikan berdasarkan level jabatan dan lokasi tujuan. Konsultasi HR untuk detail spesifik.

For Employee-Requested Moves

Dukungan bersifat parsial dan case-by-case. Umumnya perusahaan membantu dalam hal koordinasi dan fleksibilitas waktu transisi, namun biaya ditanggung karyawan.

Conditions

• Karyawan yang menerima relocation benefit wajib menyelesaikan minimum service period 2 tahun di lokasi baru
• Jika resign sebelum 2 tahun: wajib mengembalikan benefit secara proporsional (misalnya resign setelah 1 tahun = pengembalian 50%)
• Benefits bersifat taxable sesuai peraturan perpajakan yang berlaku

Process

Step 1: Notification & Request

• Company-initiated: HR akan menginformasikan dengan notice minimal 1 bulan (domestic) atau 3 bulan (international)
• Employee-requested: Submit formal request ke Line Manager dan HR via email ke people@divistant.com dengan alasan dan timeline yang diinginkan

Step 2: Discussion & Agreement

• Review terms, support package, dan timeline
• Address personal circumstances dan kebutuhan keluarga
• Tandatangani relocation agreement

Step 3: Planning & Preparation

• Coordinate logistics (moving company, housing)
• Arrange temporary accommodation jika needed
• Handover pekerjaan di lokasi lama
• Untuk international: mulai proses Visa Support

Step 4: Execution

• Laksanakan perpindahan
• Setup di lokasi baru (workspace, IT equipment)
• Submit expense claims via BizOps → HR → Expense Claim dengan bukti pembayaran

Step 5: Follow-up (30-60-90 Days)

• Check-in dengan HR di hari ke-30, 60, dan 90
• Address adjustment issues
• Evaluasi apakah support tambahan diperlukan

Timeline

Expense Reimbursement

Covered Expenses

• Jasa moving company / pengiriman barang
• Tiket transportasi ke lokasi baru (karyawan + keluarga inti)
• Temporary accommodation (sesuai cap di tabel benefit)
• Storage jangka pendek (maks. 1 bulan)
• Biaya visa/work permit (international, company-initiated)

Not Covered

• Personal side trips selama proses relokasi
• Barang berlebih di luar batas wajar (maks. 1 kontainer / 5 m³)
• Pet relocation
• School enrollment fees
• Renovasi/deposit rumah baru

Claim Process

Submit semua expense via BizOps → Expense Claim dalam waktu 14 hari setelah relokasi selesai. Lampirkan bukti pembayaran asli (receipt/invoice).

Family Considerations

• Family circumstances akan dipertimbangkan dalam timeline dan dukungan
• Spouse employment support: HR akan bantu dengan referral letter jika diminta
• School-age children: timing relokasi sedapat mungkin disesuaikan dengan tahun ajaran
• Fleksibilitas timeline untuk situasi khusus (kehamilan, sakit keluarga, dll)

Declining Relocation

Company-Initiated

• Karyawan berhak mendiskusikan concerns dengan HR sebelum memberikan jawaban
• Alternative arrangements akan dieksplorasi (misalnya: remote assignment, rotasi)
• Good faith decline tidak akan mengakibatkan termination atau tindakan disipliner
• Potensi dampak terhadap role/career trajectory akan didiskusikan secara transparan

International Relocation

Relokasi internasional memiliki kompleksitas tambahan:

• Visa & Work Permit: Perusahaan akan sponsor dan koordinasi penuh. Detail: Visa Support
• Tax Implications: Karyawan akan dibriefing tentang kewajiban pajak di kedua negara. Perusahaan menyediakan konsultasi tax advisor jika diperlukan
• Cultural Adjustment: Akses ke Cross-Cultural Communication Guide dan buddy system di lokasi baru
• Language Support: Jika relokasi ke negara non-English/non-Indonesian, perusahaan menyediakan budget language course. Lihat Language & Translation Guide
• Healthcare: Asuransi kesehatan internasional akan disediakan selama penugasan
• Emergency Return: Kebijakan emergency return flight untuk situasi darurat keluarga

Related Policies

• Visa Support
• Travel & Logistics Policy
• Reimbursement Policy
• Remote Work Policy
• Customer On-site Placement

Contact

Relocation questions: people@divistant.com atau BizOps Chat channel #hr-help