Remote Work Onboarding Checklist

Merujuk pada ILO Guidelines on Decent Work in Telework (2024), SHRM Remote Onboarding Best Practices 2025, serta kebijakan internal Divistant tentang Remote Work dan Onboarding.

Versi: 1.1 | Berlaku sejak: 20 Februari 2026 | Review berikutnya: 20 Agustus 2026 | Disetujui oleh: Director

Riwayat Revisi:

1.0 | Februari 2026 | Dokumen awal

1.1 | 21 Februari 2026 | AI Audit System | Perbaikan nilai CIRCCA, integrasi BizOps

Filosofi CIRCCA

Onboarding remote yang efektif dimulai dari Respect — memahami bahwa karyawan baru memerlukan koneksi manusia meskipun bekerja dari jarak jauh. Curiosity mendorong kita membangun sistem yang memungkinkan karyawan baru untuk terus belajar dan bertanya tanpa batasan. Adaptability mengingatkan bahwa setiap individu memiliki kebutuhan onboarding yang berbeda dan gaya belajar yang unik.

Ruang Lingkup

Aspek	Keterangan
Berlaku untuk	Karyawan baru yang bekerja secara remote atau hybrid
Cakupan	Pre-boarding, hari pertama virtual, minggu pertama, bulan pertama, dan evaluasi 90 hari
Pihak terkait	Karyawan baru, Line Manager, People Operations, IT, Virtual Buddy

Definisi Istilah

Istilah	Definisi
Remote Onboarding	Proses orientasi dan integrasi karyawan baru yang dilakukan secara virtual
Virtual Buddy	Karyawan yang ditunjuk sebagai pendamping informal untuk karyawan baru selama masa onboarding
Pre-boarding	Aktivitas persiapan sebelum hari pertama kerja resmi
Asynchronous Onboarding	Materi onboarding yang dapat dipelajari secara mandiri tanpa harus real-time
Digital Workspace	Kumpulan tools dan platform yang digunakan untuk bekerja secara remote

Pernyataan Kebijakan

Divistant berkomitmen untuk memberikan pengalaman onboarding yang setara bagi karyawan remote dan on-site. Program remote onboarding dirancang untuk memastikan karyawan baru merasa diterima, memahami budaya perusahaan, memiliki akses ke semua tools yang diperlukan, dan dapat berkontribusi secara efektif sejak awal. Semua proses onboarding terintegrasi melalui BizOps untuk transparansi dan efisiensi.

Checklist Pre-Boarding (H-7 s/d H-1)

No	Item	PIC	Status
1	Kirim welcome email dengan jadwal minggu pertama	People Ops	☐
2	Setup akun email dan Google Workspace	IT	☐
3	Setup akses BizOps, BizOps Chat, dan tools internal	IT	☐
4	Kirim/atur pengiriman laptop dan perangkat kerja	IT + Admin	☐
5	Assign Virtual Buddy	Manager	☐
6	Share Company Playbook dan materi pre-reading	People Ops	☐
7	Setup calendar invites untuk semua sesi onboarding	People Ops	☐
8	Pastikan home office setup memadai (ergonomis)	Karyawan + IT	☐

Checklist Hari Pertama (H+0)

No	Item	PIC	Durasi
1	Welcome video call dengan Manager dan Tim	Manager	30 menit
2	Virtual office tour: demo tools dan platform kerja	IT / Buddy	45 menit
3	Perkenalan dengan Virtual Buddy	Buddy	30 menit
4	Sesi People Operations: kontrak, benefit, kebijakan	People Ops	60 menit
5	Sesi IT: setup perangkat, password, MFA, VPN	IT	45 menit
6	Lunch virtual informal dengan tim	Tim	30 menit
7	Review jadwal dan ekspektasi minggu pertama	Manager	30 menit

Checklist Minggu Pertama (H+1 s/d H+5)

No	Item	PIC	Target
1	Selesaikan modul onboarding Company Playbook	Karyawan	H+3
2	1-on-1 harian dengan Manager (15 menit)	Manager	Setiap hari
3	Chat harian dengan Virtual Buddy melalui BizOps Chat	Buddy	Setiap hari
4	Perkenalan virtual dengan tim-tim lain yang relevan	Manager	H+3
5	Setup development environment (untuk teknis)	IT / Senior Dev	H+2
6	Review OKR dan ekspektasi 90 hari pertama	Manager	H+5
7	Selesaikan security awareness training	Karyawan	H+5

Checklist Bulan Pertama (H+6 s/d H+30)

No	Item	PIC	Target
1	Weekly 1-on-1 dengan Manager	Manager	Mingguan
2	Buddy check-in melalui BizOps Chat (2x seminggu → 1x seminggu)	Buddy	Ongoing
3	Mulai kontribusi pada project pertama	Manager	H+10
4	Ikuti minimal 1 team meeting dan 1 all-hands	Karyawan	H+14
5	Feedback session: bagaimana pengalaman onboarding?	People Ops	H+14
6	Selesaikan semua mandatory training	Karyawan	H+21
7	Review 30-hari: progress dan penyesuaian	Manager	H+30

Checklist 90 Hari (Evaluasi)

No	Item	PIC	Target
1	Evaluasi kinerja 90-hari	Manager	H+90
2	Feedback 360: tim, buddy, manager	People Ops	H+85
3	Review dan finalisasi probation (jika berlaku) melalui BizOps HRMS	People Ops + Manager	H+90
4	Offboarding dari program buddy (transisi ke mandiri)	Buddy	H+90
5	Retrospective: lessons learned untuk improve proses	People Ops	H+90

Panduan untuk Manager

Aspek	Best Practice
Komunikasi	Over-communicate di awal; lebih baik berlebihan daripada kurang
Availability	Pastikan selalu reachable di minggu pertama; respon cepat
Inclusion	Libatkan karyawan baru dalam percakapan informal tim melalui BizOps Chat
Expectations	Set ekspektasi yang jelas dan realistis; jangan overwhelm
Feedback	Berikan feedback positif untuk membangun confidence
Culture	Ceritakan tentang budaya tim dan norma-norma tidak tertulis

Panduan Home Office Setup

Aspek	Rekomendasi
Internet	Minimal 20 Mbps download; backup mobile hotspot
Workspace	Area kerja dedicated yang tenang dan cukup cahaya
Ergonomis	Meja dan kursi yang mendukung postur baik; lihat Ergonomics & Workstation Standards
Pencahayaan	Cukup untuk video call; hindari backlight
Perangkat	Laptop + monitor eksternal (jika tersedia); headset untuk meeting

Training & Sosialisasi

Aktivitas	Frekuensi	Sasaran	Metode
Remote onboarding orientation	Setiap new hire remote	Karyawan baru	Virtual session via BizOps
Virtual buddy training	Quarterly	Calon buddies	Workshop online
Manager remote onboarding guide	Tahunan	Managers	E-learning

Kebijakan Terkait

Onboarding Guide — Panduan onboarding umum
Remote Work Policy — Kebijakan kerja remote
Communication Tools — Tools komunikasi
Ergonomics & Workstation Standards — Standar ergonomis
Probation Policy — Kebijakan masa percobaan
Mental Health & Wellbeing — Kesehatan mental

Kontak

Pertanyaan tentang remote onboarding:

email: people@divistant.com | BizOps Chat: #onboarding

Virtual Buddy coordinator: People Operations Team

Company Playbook