↵ to select ↑↓ to navigate
Company Playbook

Company Playbook

Company Playbook Data & AI Playbook Delivery Playbook Engineering Playbook Finance Playbook HR Playbook Learning Playbook Marketing Playbook Partnership Playbook Presales Playbook Product Playbook QA & Testing Playbook Sales Playbook Strategy & Advisory Playbook
Edit
Open in ChatGPT
Ask ChatGPT about this page
Open in Claude
Ask Claude about this page

Chat Data Retention Policy

Document Control

Item Detail
No. Dokumen POL-ITC-003
Versi 1.2
Berlaku sejak 20 Februari 2026
Review berikutnya 20 Februari 2027
Pemilik Dokumen HR Department
Disetujui oleh Chief People Officer

Riwayat Revisi

Versi Tanggal Penulis Perubahan
1.0 20 Februari 2026 HR Team Dokumen awal - standarisasi format
1.1 21 Februari 2026 AI Audit System Koreksi CIRCCA values
1.2 20 Februari 2026 Claude Koreksi CIRCCA values (Impact, Courage, Adaptability)

BizOps Chat Data Retention Policy

Merujuk pada ISO 27001:2022 (Keamanan Informasi), UU PDP 27/2022 (Perlindungan Data Pribadi), GDPR Compliance Framework, serta Kebijakan Internal Divistant

Versi: 1.2 | Berlaku sejak: Februari 2026 | Review berikutnya: Februari 2027 | Pemilik: Data Governance & Information Security

Filosofi & Prinsip CIRCCA

Kebijakan Retensi Data BizOps Chat dibangun atas fondasi nilai-nilai CIRCCA:

  • Curiosity: Kami terus mengevaluasi praktik retensi data untuk memahami kebutuhan bisnis dan regulasi yang berkembang
  • Impact: Kebijakan ini menciptakan hasil bermakna dengan memastikan data yang relevan tersedia untuk keputusan bisnis yang tepat dan menciptakan dampak positif organisasi
  • Respect: Kami menghormati hak privasi setiap individu dengan menghapus data sesuai jadwal dan memenuhi permintaan akses (DSR)
  • Courage: Kebijakan ini dibangun dengan keberanian untuk mengambil keputusan sulit tentang retensi data, berani berbicara mengenai kebutuhan keamanan dan privasi, serta berani bertindak sesuai prinsip
  • Commitment: Kami berkomitmen mematuhi regulasi perlindungan data dan memastikan transparansi
  • Adaptability: Kami fleksibel dan adaptif dalam mengikuti perubahan regulasi, teknologi, dan kebutuhan bisnis untuk memastikan kebijakan tetap relevan dan efektif

Ruang Lingkup

Aspek Deskripsi
Berlaku untuk Semua pengguna platform BizOps Chat (karyawan, kontraktual, eksternal dengan akses)
Cakupan Data Pesan, file attachments, metadata, activity logs, dan audit trails dalam BizOps Chat
Fungsi Terkait Direct Messages, Public Channels, Private Channels, File Sharing, Archival, Access Control
Konteks Organisasi Seluruh departemen, divisi, dan lokasi geografis Divistant

Definisi Istilah

Istilah Definisi
Data Retention Periode waktu data disimpan dalam sistem aktif sebelum diarsipkan atau dihapus
Archive Storage Penyimpanan jangka panjang yang aman dan terenkripsi untuk data melampaui retensi aktif
Data Subject Request (DSR) Permintaan individu untuk mengakses, mengekspor, atau menghapus data pribadi mereka
Legal Hold Instruksi mempertahankan data yang seharusnya dihapus untuk litigasi atau audit
Metadata Informasi tentang pesan (timestamp, pengirim, penerima, status)
Cold Storage Infrastruktur penyimpanan dengan akses lebih lambat untuk data arsip jangka panjang
Purge/Deletion Penghapusan permanen data dari semua sistem termasuk backups
Compliance Audit Pemeriksaan berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi

Pernyataan Kebijakan

Divistant mengelola data komunikasi melalui BizOps Chat dengan menyeimbangkan kebutuhan operasional, kepatuhan hukum, dan perlindungan privasi. Semua data disimpan untuk periode yang ditetapkan berdasarkan jenis, kemudian diarsipkan ke cold storage atau dihapus secara permanen. Kebijakan ini mematuhi UU PDP 27/2022, ISO 27001:2022, dan GDPR untuk transfer data internasional.

Kategori Data dan Periode Retensi

1. Direct Messages (Pesan Pribadi)

Definisi: Percakapan satu-satu atau grup kecil (maksimal 5 orang)

Aspek Detail
Periode Retensi Aktif 2 tahun dari tanggal pesan dikirim
Archive Storage 3 tahun tambahan di cold storage
Total Lifespan 5 tahun
Akses Archive Hanya authorized personnel (Legal, HR, IT Admin) via formal request
Penghapusan Hard purge setelah 5 tahun total

Catatan Khusus:

  • Pesan yang dihapus user disimpan 90 hari dalam recovery sebelum purge
  • Pesan confidential: retention berkurang 6 bulan lebih awal

2. Public Channel Messages

Definisi: Pesan di channel publik yang diakses semua anggota organisasi

Aspek Detail
Periode Retensi Aktif 3 tahun dari tanggal pesan dikirim
Alasan Lebih Panjang Public channels berfungsi sebagai institutional knowledge
Archive Storage 4 tahun tambahan, tetap searchable
Total Lifespan 7 tahun
Akses Archive IT Admin, Channel Owners, Management

3. Private Channel Messages

Definisi: Pesan dalam channel akses terbatas

Aspek Detail
Periode Retensi Aktif 2 tahun dari tanggal pesan dikirim
Archive Storage 3 tahun tambahan, akses limited ke original members
Total Lifespan 5 tahun
Special Cases "CONFIDENTIAL" channels dapat retention 1 tahun saja with approval

4. File Attachments

Definisi: Dokumen, gambar, video yang diunggah via chat

Aspek Detail
Periode Retensi Aktif 1 tahun dari tanggal upload
Archive Storage 2 tahun tambahan
Total Lifespan 3 tahun
Special Rules Dokumen kontrak/legal: 3 tahun (per regulasi); Financial: 7 tahun

5. Metadata dan Activity Logs

Definisi: Timestamp, pengirim, status delivery, edit history, access logs

Aspek Detail
Periode Retensi 1 tahun dari event date
Setelah Retensi Aggregated summary statistics retained indefinitely
Tujuan Audit trail, security investigation, performance monitoring

Jadwal Retensi Ringkas

Jenis Data Retensi Aktif Archive Total Action
Direct Messages 2 tahun 3 tahun 5 tahun Archive → Purge
Public Channel Messages 3 tahun 4 tahun 7 tahun Archive → Purge
Private Channel Messages 2 tahun 3 tahun 5 tahun Archive → Purge
File Attachments 1 tahun 2 tahun 3 tahun Archive/Review → Purge
Deleted Messages 90 hari recovery - 90 hari Auto purge
Activity Logs 1 tahun Aggregated 1 tahun Summarize → Delete

Proses Pengelolaan Data

Proses Archival (Pengarsipan)

Otomatis bulanan:

  1. Identifikasi (Hari ke-1): Sistem secara otomatis mengidentifikasi data yang melampaui retensi aktif
  2. Validation (Hari ke-2): Dicek terhadap legal hold list
  3. Export (Hari ke-3): Data diekspor dalam format terstruktur dengan metadata lengkap
  4. Encryption & Transfer (Hari ke-4): Dienkripsi AES-256 dan ditransfer ke AWS Glacier
  5. Indexing (Hari ke-5): Archive diindeks untuk future searchability
  6. Deletion (Hari ke-6): Original messages dihapus dari database produksi (soft delete → hard delete)
  7. Verification & Logging (Hari ke-7): Archive integrity diverifikasi dan logged

Akses ke Archive Data

Request Process:

  1. Requester ajukan ticket ke IT Help Desk
  2. IT validates request dan estimates retrieval time
  3. Approval chain (role-based)
  4. Data extracted dari Glacier (1-24 jam)
  5. User dapat akses selama 7 hari, lalu auto-purge
  6. Access dilog dan diaudit

Prosedur Penghapusan Data (Purge)

Hard Delete Process

Setelah archive period berakhir:

  1. Purge Verification: Compliance team reviews data untuk purge
  2. Legal Hold Check: Final verification data bukan dalam legal hold
  3. Backup Exclusion: Purge list dikirim ke backup team
  4. Database Deletion: Hard delete dari production
  5. Archive Deletion: Deletion dari Glacier storage
  6. Backup Purge: Aged backups dihapus per schedule
  7. Audit Documentation: Purge event logged dengan detail

Unrecoverable Deletion

Setelah hard delete, data tidak dapat dipulihkan. Backups yang berisi data akan dihapus setelah 90 hari purge.

  1. Active Litigation: Lawsuit melibatkan organisasi
  2. Regulatory Investigation: Regulatory body meminta preservation
  3. HR Investigation: Serious misconduct investigation
  4. Audit Requirement: External audit requires preservation
  5. Government Request: Law enforcement issue preservation notice
  1. Initiation: Legal/HR team submits formal hold request
  2. Implementation: IT places hold flag, suspends archival/deletion
  3. Hold Duration: Data protected dari normal retention processes
  4. Hold Release: Legal team requests release when appropriate
  5. Normal Schedule Resumes: Standard retention schedule applies setelah release

Hak Data Subject (Sesuai UU PDP 27/2022)

Hak-Hak Karyawan

Hak Deskripsi Process
Right to Access Akses data pribadi mereka Submit request via HR portal
Right to Data Portability Export pesan dalam format terstruktur Email dan attachments included
Right to Erasure Request deletion pesan pribadi Subject to legal hold exceptions
Right to Restrict Restrict penggunaan data Processing stops, data preserved
Right to Object Object terhadap processing Considered dan documented

Data Subject Request (DSR) Process

  1. Submission: Employee submit request via HR atau privacy@divistant.com
  2. Validation: HR validates requestor identity
  3. Assessment: Privacy team assesses request
  4. Approval: Role-based approval (HR Head, Compliance)
  5. Execution: IT team executes approved request
  6. Confirmation: Confirmation sent to employee

Timeline: Within 30 days (extendable 60 days untuk complex requests)

Backup dan Recovery Procedures

Backup Strategy

Type Frequency Retention Encryption
Production DB Hourly incremental + daily full 30 days daily, 7 days hourly AES-256
Archive Backup Daily 90 days point-in-time, yearly snapshots indefinitely AES-256
Disaster Recovery Weekly 12 weeks AES-256

Recovery Procedures

Data Recovery Request:

  • What data needs recovery (specific messages/files)
  • When was it deleted
  • Business justification

Recovery Assessment:

  • If data still in backup
  • Estimates RPO (Oldest version) dan RTO (Retrieval time)
  • Cost implications jika dari Glacier

Recovery Authorization:

  • Standard recovery (< 7 hari ago): Manager approval
  • Archive recovery (> 7 hari ago): Director approval
  • Legal/sensitive: General Counsel approval

Recovery Execution:

  • Data restored ke isolated secure environment
  • Verified untuk integrity
  • Delivered to requestor via secure channel
  • Access logged dan reported

Pemetaan Compliance

UU PDP 27/2022 Compliance

Requirement Implementation
Prinsip Data Protection Implemented dalam semua aspek kebijakan
Purpose Limitation Retensi data hanya untuk business & legal purposes
Data Minimization Regular archival dan deletion mengurangi data disimpan
Storage Limitation Defined periods untuk setiap kategori data
Integrity & Confidentiality AES-256 encryption, access controls
Hak Data Subject Full DSR process implemented
Breach Notification Separate incident response policy

ISO 27001:2022 Alignment

Control Implementation
Access Control (A.8.10) Archive access matrix, RBAC
Cryptography (A.8.3) AES-256 untuk archive
Backup (A.12.3) Daily backups, geographic redundancy
Logging & Monitoring (A.12.4) Audit trails untuk semua access
Data Transfer (A.13.2) TLS 1.3 untuk semua transfers

Training & Sosialisasi

Aktivitas Frekuensi Target Format Owner
Data Retention Policy Awareness Annual (New hire: Onboarding) All Employees Online training HR + Privacy
DSR Process for Employees Annual refresh All Employees Knowledge base article HR
Archive Access & Retrieval Annual Managers + HR Workshop IT + Privacy
Legal Hold Procedures Semi-annual Legal, HR, Management Training session Legal
IT Operations & Archive Management Quarterly IT Staff Technical training IT Ops

Kebijakan Terkait

Tabel Kontak

Function Title Department Contact Responsibilities
Data Protection Officer Chief Privacy Officer Legal & Compliance privacy@divistant.com Overall privacy program oversight
Data Governance Lead Data Governance Manager Data & Analytics data-governance@divistant.com Policy development, exceptions
IT Operations Lead IT Infrastructure Manager Technology it-operations@divistant.com Archive implementation
Legal Lead General Counsel Legal legal@divistant.com Legal holds, litigation
HR Lead Head of People Ops Human Resources hr@divistant.com DSR approvals
Compliance Lead Compliance Officer Compliance & Risk compliance@divistant.com Audit, regulatory requirements

General Inquiries:

  • BizOps Chat retention: #it-support channel atau it-support@divistant.com
  • Data privacy questions: privacy@divistant.com
  • Legal holds: legal@divistant.com
  • Technical issues: it-helpdesk@divistant.com

Sejarah Revisi

Versi Tanggal Perubahan Approved By
1.0 Februari 2026 Initial comprehensive policy Chief Privacy Officer
1.1 21 Februari 2026 Koreksi CIRCCA values Chief Privacy Officer
1.2 20 Februari 2026 Koreksi CIRCCA values (Impact, Courage, Adaptability) Chief Privacy Officer

Dokumen ini adalah kebijakan resmi dan binding untuk semua pengguna BizOps Chat di Divistant. Last reviewed dan approved: Februari 2026.

Last updated 3 months ago
Was this helpful?
Thanks!