Internal Transfer & Rotation Policy

Merujuk pada ISO 9001:2015 (Kompetensi Karyawan), Best Practice Talent Management, dan UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003

Riwayat Revisi

Filosofi CIRCCA

Kebijakan transfer internal dan rotasi karyawan Divistant dibangun atas fondasi nilai-nilai CIRCCA:

• Curiosity: Mendorong kolaborasi antar departemen melalui mobilitas internal dan knowledge sharing dengan eksplorasi fungsi berbeda
• Impact: Menjalankan proses transfer yang adil, transparan, dan berbasis merit untuk hasil optimal bagi organisasi
• Respect: Menghormati aspirasi karir karyawan dan memberikan kesempatan pengembangan dengan recognition atas potensi mereka
• Impact: Mengoptimalkan penempatan talenta untuk kontribusi maksimal kepada klien dan organisasi melalui penugasan strategis
• Commitment: Mengembangkan karyawan melalui rotasi dan exposure berbeda untuk memastikan pertumbuhan berkelanjutan
• Adaptability: Memastikan setiap transfer dilakukan dengan perencanaan dan monitoring yang jelas, fleksibel terhadap kebutuhan bisnis yang berubah

Ruang Lingkup

Definisi Istilah

Pernyataan Kebijakan

Divistant percaya bahwa mobilitas internal adalah investasi penting dalam pengembangan talenta dan kepemimpinan. Kami menyediakan jalur karir yang jelas dan memberikan kesempatan kepada karyawan untuk berkembang, belajar, dan berkontribusi di berbagai fungsi organisasi. Proses transfer dan rotasi didasarkan pada penilaian objektif, kebutuhan bisnis, dan potensi pengembangan karyawan. Setiap transfer harus direncanakan dengan matang untuk memastikan transisi yang lancar dan minimal disruption terhadap operasional.

Jenis-Jenis Transfer

1. Transfer Lateral

Perpindahan ke posisi setara di departemen/fungsi lain:

Kriteria Kelayakan:

• Masa kerja minimal 1 tahun di posisi saat ini
• Performance rating minimal "Meets Expectations" di 2 periode terakhir
• Tidak memiliki kasus disipliner serius dalam 12 bulan terakhir
• Memenuhi kualifikasi teknis posisi tujuan

Tujuan Transfer Lateral:

• Memperluas skill dan pengetahuan di area berbeda
• Meningkatkan engagement dan motivasi karyawan
• Mengisi kebutuhan operasional departemen lain
• Mengurangi risiko turnover dengan membuka peluang baru

Proses:

2. Promosi

Kenaikan ke posisi dengan level dan tanggung jawab lebih tinggi:

Kriteria Kelayakan Promosi:

Proses Promosi:

1. Identifikasi dan Nominasi (bulan 1-2)

   • Manager mengidentifikasi kandidat potensial untuk promosi
   • People & Culture melakukan talent review dan assessment di BizOps
   • Direktur/Head of Department merilis promotion pool

2. Assessment (bulan 2-3)

   • Kandidat mengikuti assessment (test, interview, project assignment)
   • Feedback dari current dan future manager dikumpulkan dalam BizOps HRMS
   • Rekomendasi dan salary review dilakukan oleh Finance

3. Approval dan Komunikasi (bulan 3)

   • Direktur final approval
   • Hasil dikomunikasikan kepada kandidat dalam meeting 1-on-1
   • Job description baru dijelaskan

4. Transisi (1 bulan sebelum effective date)

   • Knowledge transfer dari pengganti (jika ada)
   • Onboarding ke posisi baru
   • Soft launch jika ada overlap period

Timeline Promosi:

• Promosi regular dilakukan 1x setahun (umumnya Q2 atau Q3)
• Promosi extraordinary bisa dilakukan kapan saja dengan approval direktur
• Effective date promosi biasanya di awal bulan

3. Rotasi

Perpindahan ke fungsi berbeda untuk pengembangan kompetensi dan leadership pipeline:

Tujuan Rotasi:

• Mengembangkan leader yang memahami berbagai fungsi bisnis
• Menciptakan fresh perspective dan innovation
• Mengurangi silos antar departemen
• Mempersiapkan talenta untuk posisi managerial

Durasi Rotasi:

• Minimal 6 bulan di posisi rotasi untuk meaningful learning
• Rekomendasi 1-2 tahun untuk pengembangan optimal
• Maksimal 3 tahun sebelum permanent assignment atau kembali ke original function

Proses Rotasi:

4. Reassignment

Penugasan ulang berdasarkan kebutuhan organisasi (bukan inisiatif karyawan):

Kondisi Reassignment:

• Reorganisasi departemen atau struktur
• Penutupan fungsi atau relokasi
• Kebutuhan urgent untuk fill critical position
• Performance issue yang membutuhkan change of environment
• Medical atau alasan personal (dengan agreement karyawan)

Proses Reassignment:

1. Direktur/Department Head mengidentifikasi kebutuhan
2. People & Culture melakukan feasibility check terhadap karyawan dalam BizOps HRMS
3. 1-on-1 discussion dengan karyawan untuk menjelaskan situasi dan ekspektasi
4. Support yang diperlukan (training, mentor) disediakan dan dicatat dalam BizOps
5. Monitoring dan regular feedback diberikan dalam 3 bulan pertama

Kriteria dan Proses Kelayakan

Kelayakan Minimal untuk Semua Jenis Transfer

Assessment Process

Untuk semua jenis transfer, assessment meliputi:

1. Technical Competence Assessment

   • Review CV dan project track record di BizOps
   • Technical test jika diperlukan
   • Portfolio review untuk posisi design/architecture

2. Behavioral Assessment

   • Interview dengan future manager
   • Feedback dari current manager via BizOps system
   • Psychological assessment jika diperlukan (terutama untuk management level)

3. Readiness Assessment

   • Kesiapan teknis untuk posisi baru
   • Alignment dengan career development plan dalam BizOps
   • Work-life balance consideration

Timeline dan Transition Planning

Transfer Lateral Timeline

Day 1-5: Application via BizOps & Approval
  ↓
Day 6-10: Interview & Assessment
  ↓
Day 11-15: Final Approval in BizOps & Offer
  ↓
Week 3-4: Notice Period & Knowledge Transfer Planning
  ↓
Week 5-8: Knowledge Transfer Execution
  ↓
Week 9: Effective Date - Transfer Complete & BizOps Updated

Knowledge Transfer Requirements

Karyawan yang melakukan transfer wajib melakukan knowledge transfer melalui checklist BizOps:

Tanggung Jawab Manager

Manager Lama:

• Memberikan rekomendasi berdasarkan performance objektif di BizOps
• Memfasilitasi knowledge transfer yang terstruktur
• Memberikan exit interview untuk feedback
• Memastikan handover project yang smooth

Manager Baru:

• Melakukan onboarding comprehensive melalui BizOps HRMS
• Menetapkan clear expectations dan goals
• Memberikan mentoring di 30-60-90 hari pertama
• Melakukan regular 1-on-1 untuk assess readiness dan track progress di BizOps

HR/People & Culture:

• Memfasilitasi proses dan timeline transfer dalam BizOps
• Mengelola dokumentasi dan records
• Providing support dan mediation jika ada issues
• Collecting feedback dari semua stakeholder melalui sistem

Perencanaan Karir dan Development Plan

Setiap transfer harus dikaitkan dengan career planning dalam BizOps:

Career Development Plan mencakup:

1. Current role assessment dan achievement
2. Career goal dan aspiration (1, 3, 5 tahun)
3. Skills gap dan development needs
4. Learning activities dan timeline
5. Mentorship/coaching arrangement
6. Metrics untuk success di posisi baru

Review Frequency:

• Setiap 6 bulan dengan direct manager
• Setiap tahun dengan department head
• Setiap 2 tahun dengan People & Culture

Training & Awareness

Kebijakan Terkait

• Kebijakan Rekrutmen dan Perekrutan
• Kebijakan Pengembangan dan Training
• Kebijakan Performance Management
• Kebijakan Kompensasi dan Benefit
• Kebijakan Manajemen Talenta
• Kebijakan Masa Probation

Kontak