Performance Review
Performance Review di Divistant adalah dialog berkelanjutan yang dirancang untuk mendukung pertumbuhan karier kamu. Ini bukan hanya tentang evaluasi — melainkan tentang penyelarasan, feedback, dan pengembangan.
Berbasis pada Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan best practices dari Society for Human Resource Management (SHRM) serta Deloitte mengenai performance management yang efektif.
Document Control
| Aspek | Detail |
|---|---|
| No. Dokumen | POL-PER-001 |
| Versi | 2.2 |
| Berlaku sejak | 20 Februari 2026 |
| Review berikutnya | 20 Agustus 2026 |
| Pemilik Dokumen | People & Culture |
| Disetujui oleh | Director |
Riwayat Revisi
| Versi | Tanggal | Penulis | Perubahan |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Februari 2026 | People & Culture | Dokumen awal |
| 2.0 | 20 Februari 2026 | AI Audit System | Penambahan document control, standarisasi format |
| 2.1 | 21 Februari 2026 | AI Audit System | Penulisan konten lengkap kebijakan |
| 2.2 | 21 Februari 2026 | AI Audit System | Integrasi referensi workflow BizOps (Appraisal, Goal, KRA) |
Filosofi CIRCCA dalam Performance Review
Kedua nilai CIRCCA kami terintegrasi dalam setiap aspek penilaian performa:
1. Curiosity (Ingin Tahu)
- Karyawan yang menunjukkan inisiatif untuk belajar, mengeksplorasi solusi baru, dan mengajukan pertanyaan yang membangun
- Saat review: Apresiasi karyawan yang mencari feedback, mengikuti training, dan terus berinovasi
2. Impact (Dampak)
- Fokus pada hasil nyata yang berkontribusi pada misi Divistant
- Saat review: Mengukur seberapa signifikan kontribusi terhadap target perusahaan dan tim
3. Respect (Menghormati)
- Karyawan yang menghargai keberagaman, mendengarkan perspektif lain, dan menunjukkan empati
- Saat review: Menilai kolaborasi, komunikasi, dan kepemimpinan yang inklusif
4. Courage (Keberanian)
- Keberanian mengambil risiko yang terukur, mengakui kesalahan, dan mempercepat pembelajaran
- Saat review: Menghargai eksperimen, problem-solving kreatif, dan accountability
5. Commitment (Komitmen)
- Dedikasi penuh terhadap tugas, deadline, dan nilai-nilai perusahaan
- Saat review: Menilai konsistensi, ketepatan waktu, dan keberlanjutan performa
6. Adaptability (Fleksibilitas)
- Kemampuan beradaptasi dengan perubahan, belajar skill baru, dan bekerja di berbagai kondisi
- Saat review: Menghargai karyawan yang responsif terhadap perubahan bisnis dan agile dalam eksekusi
Ruang Lingkup
| Kategori | Cakupan |
|---|---|
| Peserta | Semua karyawan tetap (permanent staff) dengan kontrak minimal 3 bulan |
| Frekuensi | 2 kali per tahun: Mid-Year Review (Juni-Juli) dan Year-End Review (November-Desember) |
| Periode Penilaian Mid-Year | 1 Januari - 30 Juni |
| Periode Penilaian Year-End | 1 Januari - 31 Desember |
| Penanggung Jawab | Manager langsung dengan oversight dari HR dan Kepala Departemen |
| Kerahasiaan | Dokumen performa bersifat rahasia dan hanya diakses oleh manager, HR, dan leadership terkait |
Definisi Istilah
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Performance Review | Proses penilaian formal terhadap pencapaian, perilaku, dan kontribusi karyawan selama periode tertentu |
| Mid-Year Review | Penilaian pertengahan tahun yang berfokus pada progress terhadap target tahunan dan pemberian feedback korektif |
| Year-End Review | Penilaian akhir tahun yang menilai pencapaian keseluruhan dan menjadi dasar untuk keputusan kompensasi dan promosi |
| 360 Feedback | Umpan balik dari berbagai sumber: manager, rekan kerja, dan untuk posisi tertentu, stakeholder eksternal |
| Calibration | Proses perataan rating antar tim untuk memastikan konsistensi standar penilaian di seluruh perusahaan |
| PIP (Performance Improvement Plan) | Rencana terstruktur untuk membantu karyawan yang performa di bawah ekspektasi meningkatkan performa mereka |
| Rating Scale | Skala pengukuran performa: Exceeds Expectations, Meets Expectations, Developing, Below Expectations |
| Self-Assessment | Penilaian diri sendiri yang dilakukan karyawan sebagai bagian dari proses review |
Pernyataan Kebijakan
Divistant berkomitmen untuk menciptakan sistem performance management yang:
- Transparan dan Adil: Setiap karyawan memahami standar penilaian dan kriteria success mereka sejak awal tahun
- Berbasis Data: Penilaian didukung oleh bukti nyata, dokumentasi, dan 360 feedback
- Developmental: Review bukan hanya penilaian, tetapi kesempatan untuk dialog, coaching, dan career planning
- Aligned dengan Strategi: Setiap penilaian individual terhubung dengan OKR perusahaan dan strategi bisnis
- Compliant: Mengikuti regulasi Undang-undang Ketenagakerjaan Indonesia dan best practices international
- Continuous: Feedback tidak hanya pada saat review formal, tetapi dialog berkelanjutan sepanjang tahun
Siklus Performance Review
Timeline Tahunan
Mid-Year Review (Juni-Juli)
| Fase | Waktu | Aktivitas | PIC |
|---|---|---|---|
| Goal Alignment Check | Awal Juni | Setiap manager melakukan sync dengan tim untuk memeriksa progress OKR Q1-Q2 | Manager |
| Self-Assessment | Minggu 1 Juni | Karyawan mengisi self-assessment form | Karyawan |
| Manager Feedback | Minggu 2-3 Juni | Manager memberikan feedback dan mengidentifikasi areas of improvement | Manager |
| Feedback Conversation | Minggu 4 Juni - Minggu 1 Juli | One-on-one discussion antara manager dan karyawan | Manager + Karyawan |
| Documentation | Minggu 2 Juli | Formalisasi hasil review di HR system | Manager + HR |
Year-End Review (November-Desember)
| Fase | Waktu | Aktivitas | PIC |
|---|---|---|---|
| 360 Feedback Collection | Awal November | Manager mengumpulkan feedback dari rekan kerja, peer, dan stakeholder | HR |
| Self-Assessment | Minggu 1 November | Karyawan mengisi comprehensive self-assessment | Karyawan |
| Manager Assessment | Minggu 2 November | Manager melakukan penilaian komprehensif dengan scoring | Manager |
| Calibration Sessions | Minggu 3 November | HR & Leadership melakukan calibration untuk memastikan consistency | HR + Leadership |
| Feedback Conversation | Minggu 4 November - Minggu 1 Desember | Formal feedback dan discussion tentang rating, bonus, dan career path | Manager + Karyawan |
| Documentation & Approval | Minggu 2-3 Desember | Finalisasi dokumen dan approval dari Kepala Departemen | HR + Manager |
Komponen Penilaian
Total Score = 100 poin
| Komponen | Bobot | Deskripsi |
|---|---|---|
| Goals & OKR Achievement | 40% | Pencapaian target kuantitatif yang ditetapkan di awal tahun/semester |
| CIRCCA Values Demonstration | 30% | Seberapa konsisten karyawan menunjukkan 6 nilai CIRCCA dalam pekerjaan sehari-hari |
| Core Competency | 20% | Kemampuan teknis, soft skills, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk role |
| Collaboration & Teamwork | 10% | Kontribusi terhadap team goals, knowledge sharing, dan cross-functional collaboration |
Metrik per Komponen
1. Goals & OKR Achievement (40%)
- Pencapaian 100-120% = 40 poin (Exceeds)
- Pencapaian 80-99% = 32 poin (Meets)
- Pencapaian 60-79% = 24 poin (Developing)
- Pencapaian <60% = 12 poin (Below)
2. CIRCCA Values (30%)
- Demonstrasi excellence di semua 6 nilai = 30 poin
- Demonstrasi kuat di 5 dari 6 nilai = 24 poin
- Demonstrasi moderate di 4-5 nilai = 18 poin
- Demonstrasi lemah atau misalignment = 9 poin
3. Competency (20%)
- Advanced level dalam core competency = 20 poin
- Proficient level = 16 poin
- Developing level = 12 poin
- Novice level = 6 poin
4. Collaboration (10%)
- Proaktif membantu tim, natural leader = 10 poin
- Kontribusi positif dan responsive = 8 poin
- Adequate participation = 6 poin
- Limited or negative contribution = 3 poin
Rating Scale - Deskripsi Detail
| Rating | Skor | Definisi | Contoh Perilaku |
|---|---|---|---|
| Exceeds Expectations | 90-100 | Karyawan secara konsisten melampaui ekspektasi, menunjukkan leadership, innovation, dan impact yang signifikan | • Mencapai 110%+ OKR • Mentoring junior staff • Mengidentifikasi dan implementasi improvement • Strong alignment dengan CIRCCA values |
| Meets Expectations | 75-89 | Karyawan memenuhi semua requirement role dengan konsisten dan menunjukkan performa yang solid | • Mencapai 80-99% OKR • Menjalankan tugas sesuai standar • Responsive terhadap feedback • Good collaboration dengan team |
| Developing | 60-74 | Karyawan menunjukkan potensi tetapi masih perlu pengembangan di beberapa area | • Mencapai 60-79% OKR • Ada gap di skill atau kompetency tertentu • Butuh coaching lebih intensif • Opportunity untuk growth dengan PIP |
| Below Expectations | <60 | Karyawan tidak memenuhi requirement dasar untuk role dan memerlukan Performance Improvement Plan | • Pencapaian <60% OKR • Significant gap dalam competency • Konsisten menerima feedback negatif • Weak demonstration of CIRCCA values • Memerlukan PIP dan close monitoring |
Interpretasi Rating
- Exceeds: Suitable untuk consideration kenaikan gaji signifikan, bonus, promosi, atau expanded responsibility
- Meets: Suitable untuk kenaikan gaji regular, bonus sesuai program, dan confirmation dalam role
- Developing: Suitable untuk coaching, training development plan, dan PIP 60 hari
- Below: Memerlukan formal PIP 60-90 hari dengan clear improvement metrics; jika tidak improve, termination atau role adjustment
Workflow di BizOps
Seluruh proses Performance Review di Divistant dikelola melalui BizOps (platform internal berbasis BizOps HRMS). Berikut panduan penggunaan modul terkait:
Appraisal Cycle
HR mengatur siklus penilaian melalui doctype Appraisal Cycle di BizOps. Setiap cycle memiliki periode (start date & end date) yang otomatis terhubung dengan Goal dan Appraisal karyawan. HR akan membuat cycle untuk Mid-Year Review dan Year-End Review setiap tahunnya.
Akses: BizOps > HR Module > Appraisal Cycle
Appraisal (Penilaian Performa)
Penilaian formal dilakukan melalui doctype Appraisal yang terhubung dengan Appraisal Template. Template berisi:
- KRA (Key Result Area) — Area hasil utama yang menjadi dasar penilaian, didefinisikan melalui doctype KRA
- Appraisal Template Goal — Target spesifik per KRA dengan bobot (weightage)
- Rating Criteria — Kriteria feedback berbasis nilai CIRCCA menggunakan tabel Employee Feedback Rating
Langkah penggunaan:
- HR membuat Appraisal Cycle baru untuk periode review
- Appraisal Template sudah dikonfigurasi dengan KRA dan bobot yang sesuai
- Appraisal dibuat per karyawan, terhubung ke cycle dan template
- Karyawan dan manager mengisi self-assessment dan rating masing-masing
- Setelah calibration, Appraisal di-submit sebagai dokumen final
Akses: BizOps > HR Module > Appraisal
Goal (Tujuan/OKR)
Target karyawan dikelola melalui doctype Goal yang bersifat tree-structured (hierarki Company → Department → Team → Individual). Setiap Goal terhubung ke:
- Appraisal Cycle — Periode penilaian terkait
- KRA — Area hasil utama yang relevan
- Parent Goal — Goal level atasnya untuk alignment
Progress Goal (dalam persentase) otomatis meng-update skor Goal di Appraisal terkait, sehingga pencapaian OKR langsung terintegrasi dengan penilaian performa.
Akses: BizOps > HR Module > Goal
Tips Penggunaan
- Pastikan setiap Goal sudah di-link ke Appraisal Cycle dan KRA yang benar agar skor otomatis terupdate
- Gunakan field Progress di Goal untuk tracking real-time (status: Pending → In Progress → Completed)
- Manager dapat melihat semua Goal tim mereka melalui tree view di BizOps
- Dokumen Appraisal yang sudah di-submit bersifat final dan menjadi arsip resmi perusahaan
Proses Review - Step by Step
Phase 1: Persiapan (2 minggu sebelum review period)
Manager Briefing
- HR melakukan session dengan semua manager tentang proses review, scoring guide, dan fairness principles
- Manager mengecek OKR karyawan mereka dan mengumpulkan dokumen pendukung (projects, achievements)
Karyawan Notification
- Karyawan mendapat notifikasi tentang timing review dan dokumentasi yang dibutuhkan
- Self-assessment template dan guidelines diberikan
Phase 2: Self-Assessment
- Karyawan Mengisi Self-Assessment
- Karyawan refleksi terhadap:
- Pencapaian terhadap OKR
- Kontribusi dan impact
- Demonstrasi CIRCCA values
- Area pengembangan
- Capaian dan learnings
- Waktu: 3-5 hari untuk completion
- Karyawan refleksi terhadap:
Phase 3: Manager Assessment
Manager Melakukan Penilaian Komprehensif
- Review OKR achievement dengan data objektif
- Evaluasi setiap komponen penilaian dengan score
- Kumpulkan 360 feedback dari rekan kerja dan stakeholder (untuk year-end)
- Dokumentasi contoh konkret untuk setiap rating
Preliminary Scoring
- Manager memberikan score sementara untuk setiap komponen
- Catat justified reasoning untuk setiap score
Phase 4: Calibration (Khusus Year-End)
- Calibration Meeting
- HR dan Leadership dari setiap department berkumpul
- Review semua ratings untuk memastikan consistency standard
- Adjust scores jika ada disparitas yang tidak justified
- Ensure bell curve yang reasonable (tidak semua "Exceeds")
Phase 5: Feedback Conversation
One-on-One Discussion
- Waktu: 30-60 menit dalam setting yang privat dan calm
- Struktur:
- Opening: Manager menjelaskan purpose review (developmental, not punitive)
- Self-Assessment Sharing: Karyawan berbagi perspektif mereka terlebih dahulu
- Manager Feedback: Manager memberikan feedback berdasarkan data objektif
- Rating Discussion: Menjelaskan rating dan reasoning dengan clarity
- Strengths Recognition: Highlight apa yang dikerjakan dengan baik
- Development Areas: Diskusi area improvement dengan supportive tone
- Next Steps: Plan action items, development priorities, dan timeline
- Career Conversation: Diskusi tentang career aspirations dan path forward
- Closing: Summarize key points dan answer questions
Documentation
- Karyawan diberikan copy dari review document
- Karyawan dapat memberikan written response/comments jika ingin
- Dokumen di-sign oleh manager dan karyawan
Phase 6: Post-Review Actions
Development Planning
- Jika rating "Exceeds": Discuss expanded roles, mentoring opportunities, atau advanced projects
- Jika rating "Meets": Discuss growth areas dan career progression plan
- Jika rating "Developing": Create formal development plan atau PIP
- Jika rating "Below": Implement Performance Improvement Plan dengan clear metrics
Documentation & Record Keeping
- HR melakukan filing semua review documents secara secure
- Data digunakan untuk:
- Compensation decision
- Promotion consideration
- Succession planning
- Learning & development analytics
- Legal compliance documentation
Performance Improvement Plan (PIP)
Kapan PIP Dimulai?
PIP di-trigger jika:
- Karyawan menerima "Developing" atau "Below Expectations" rating
- Ada critical performance issue atau behavioral concern
- Karyawan consistently missed OKR targets
- Significant gap dalam core competency yang essential untuk role
- Atau ada coaching butuh yang tidak berhasil dengan feedback regular
Durasi & Timeline
| Durasi | Untuk | Timeline |
|---|---|---|
| 30 hari (Intensive Support) | Minor issues dengan quick improvement potential | Review mingguan |
| 60 hari (Standard PIP) | Moderate performance gap | Review bi-weekly |
| 90 hari (Extended PIP) | Significant gap dengan complex issues | Review monthly |
Komponen PIP
1. Clear Goals & Metrics
- Apa yang perlu improve (specific, measurable)
- Baseline saat ini vs target
- Timeline untuk improvement
- Success criteria yang jelas
2. Support & Resources
- Training atau coaching yang diperlukan
- Mentoring dari senior staff
- Tools atau resources yang dibutuhkan
- Frequency dari check-ins dengan manager
3. Regular Monitoring
- Weekly atau bi-weekly one-on-ones
- Progress documentation
- Feedback real-time
- Adjustment plan jika diperlukan
4. Documentation
- Setiap progress di-document
- Attendance notes dari review meetings
- Evidence of improvement atau lack thereof
Outcomes dari PIP
| Outcome | Aksi | Timeline |
|---|---|---|
| Successful Improvement | Rating diupdate, return to regular performance management | After PIP completion |
| Partial Improvement | Extend PIP period atau role adjustment | Case-by-case |
| No Improvement | Formal warning, demotion, or termination sesuai regulation | After PIP period ends |
Karyawan Rights dalam PIP
- Hak untuk memahami clearly apa yang diharapkan
- Akses kepada support dan resources yang dijanjikan
- Regular feedback tanpa surprise
- Hak untuk have HR present dalam PIP meetings
- Hak untuk appeal jika merasa unfair
Hak dan Tanggung Jawab
Hak Karyawan
| Hak | Deskripsi |
|---|---|
| Fair Assessment | Setiap karyawan berhak dinilai secara objektif berdasarkan standar yang jelas dan consistent |
| Transparent Criteria | Hak untuk tahu kriteria penilaian dan standar performance sejak awal periode |
| Regular Feedback | Hak untuk mendapatkan feedback kontinyu, bukan hanya saat formal review |
| Documented Review | Hak untuk menerima copy review document dan pemahaman tertulis tentang rating |
| Appeal Process | Jika merasa unfair, karyawan dapat file formal appeal ke HR dalam 7 hari kerja |
| Confidentiality | Review document bersifat confidential dan hanya accessible oleh authorized personnel |
| Development Support | Karyawan yang rated "Developing" atau "Below" berhak mendapat coaching dan resources untuk improve |
| Career Discussion | Hak untuk discuss career path dan opportunities dengan manager |
Tanggung Jawab Manager
| Tanggung Jawab | Deskripsi |
|---|---|
| Regular 1-on-1s | Conduct at least monthly 1-on-1 dengan setiap team member untuk discuss progress, feedback, dan development |
| Continuous Feedback | Provide feedback konstruktif immediately, tidak menunggu formal review |
| Clear Goal Setting | Set SMART goals di awal tahun dan align dengan OKR department dan company |
| Objective Assessment | Conduct fair and objective assessment based pada evidence dan documented behaviors |
| Thorough Documentation | Keep records of achievements, incidents, training, dan development discussions |
| Coaching & Support | Provide coaching, mentoring, dan resources untuk support development |
| Consistency & Fairness | Apply standards consistently across team dan ensure no bias dalam penilaian |
| Timely Review | Conduct reviews sesuai schedule dan provide timely feedback |
| Confidentiality | Maintain confidentiality dari review documents dan karyawan data |
| Support PIP | Jika PIP diperlukan, actively support dan coach karyawan untuk improvement |
Tanggung Jawab Karyawan
| Tanggung Jawab | Deskripsi |
|---|---|
| Own Performance | Take ownership terhadap OKR dan deliverables mereka |
| Seek Feedback | Proaktif ask untuk feedback dan signal tentang performance gaps |
| Transparent Communication | Communicate challenges, blockers, dan progress kepada manager regularly |
| Complete Self-Assessment | Provide honest dan thoughtful self-assessment saat review |
| Engage dalam Review | Participate actively dalam feedback conversations dan discussions |
| Accept Feedback | Receive feedback dengan open mind dan focus pada learning |
| Follow Development Plan | Jika ada development plan atau PIP, aktif participate dan effort sincerely |
| Professional Conduct | Demonstrate CIRCCA values dan professional conduct yang consistent |
| Documentation Accuracy | Ensure informasi yang diberikan dalam review process adalah accurate dan honest |
Kerahasiaan & Etika
Prinsip Kerahasiaan
Restricted Access: Review documents hanya boleh diakses oleh:
- Manager langsung karyawan
- HR personnel yang responsible untuk review process
- Leadership yang involved dalam calibration
- Internal audit (jika ada)
- Tidak boleh di-share ke karyawan lain, bahkan team member
Secure Storage:
- Physical documents disimpan di locked cabinet
- Digital documents encrypted dan password-protected
- Access logged dan monitored
Retention Policy:
- Performance review documents disimpan minimum 3 tahun
- Setelah termination, file disimpan sesuai legal requirement
No Public Discussion:
- Manager tidak boleh discuss review content dengan siapa pun kecuali authorized personnel
- Karyawan encouraged untuk keep review result confidential
Standar Etika
Objectivity & Fairness:
- Penilaian harus didasarkan pada evidence, bukan prejudice atau favoritism
- Bias personal harus diminimalisir dengan 360 feedback dan calibration process
Professional Conduct:
- Manager harus conduct review dengan respect dan professionalism
- Feedback harus constructive dan solution-focused
- Tidak ada public embarrassment atau humiliation
Non-Discrimination:
- Penilaian tidak boleh didasarkan pada:
- Ras, agama, gender, orientasi seksual
- Status pernikahan atau status keluarga
- Disability atau health condition
- Political belief
- Semua karyawan perlakukan dengan equal respect
- Penilaian tidak boleh didasarkan pada:
Legal Compliance:
- Proses follow UU Ketenagakerjaan Indonesia
- Documentation cukup untuk justify setiap keputusan
- Especially penting jika ada termination atau PIP formal
Training & Sosialisasi
Training untuk Manager
Sebelum setiap review cycle, HR conduct training untuk semua manager:
| Topic | Duration | Content |
|---|---|---|
| Performance Rating Calibration | 2 jam | Scoring guide, rating scale interpretation, common pitfalls |
| Feedback Skills | 2 jam | How to give constructive feedback, difficult conversations, emotional intelligence |
| Unconscious Bias | 1.5 jam | Recognizing dan mitigating bias dalam performance assessment |
| Performance Improvement Planning | 1 jam | How to structure PIP, coaching strategies, documentation |
| Legal Compliance | 1 jam | Indonesia labor law, documentation requirements, appeal process |
Training untuk Karyawan
Annually, HR conduct workshop untuk semua karyawan:
| Topic | Duration | Content |
|---|---|---|
| Understanding Performance Review | 1.5 jam | Purpose, process, timeline, how to prepare |
| Self-Assessment Best Practices | 1 jam | How to write good self-assessment, examples, avoiding common mistakes |
| Growth Mindset & Feedback Receptivity | 1 jam | Reframing feedback as development opportunity, learning strategies |
| Career Planning | 1.5 jam | How to use performance review untuk career progression, skill development |
New Employee Onboarding
- Semua new hire menerima copy dari policy ini
- Dijelaskan dalam first week orientation
- Manager melakukan deep dive tentang performance expectations dalam 30-day onboarding
Kebijakan Terkait
Performance Review policy terintegrasi dengan dokumentasi lain:
- OKR Guidelines - Panduan setting dan tracking OKR yang merupakan 40% dari rating
- Career Progression Framework - Career path dan level expectations untuk setiap role
- Promotion Criteria - Menggunakan Performance Review hasil sebagai salah satu input
- Compensation & Benefits Overview - Performance rating mengentuk salary increase dan bonus allocation
Kontak & Support
| Pertanyaan Tentang | Kontak | Availability | |
|---|---|---|---|
| Performance Review Process | People & Culture Team | people@divistant.com | Monday-Friday, 09:00-17:00 WIB |
| Goal Setting & OKR | Talent Manager | talent@divistant.com | By appointment |
| Development & Training | Learning & Development | learning@divistant.com | Monday-Friday, 09:00-17:00 WIB |
| Appeals & Concerns | HR Director | hr-director@divistant.com | By appointment within 7 days |
| Confidentiality Issues | HR Compliance | compliance@divistant.com | Urgent matters: anytime |
Last Updated: 21 Februari 2026
Next Review Date: 20 Agustus 2026
Last updated 3 months ago
Was this helpful?