Social Media Policy
Social Media Policy
Panduan penggunaan media sosial bagi karyawan Divistant baik secara pribadi maupun profesional, agar tetap menjaga citra dan reputasi perusahaan. Berpedoman pada UU No. 11/2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE), UU No. 1/2024 Perubahan UU ITE, serta standar internasional dalam komunikasi perusahaan dan digital ethics
Document Control
| Aspek | Detail |
|---|---|
| No. Dokumen | POL-WRK-005 |
| Versi | 2.0 |
| Berlaku sejak | 20 Februari 2026 |
| Review berikutnya | 20 Agustus 2026 |
| Pemilik Dokumen | People & Culture |
| Disetujui oleh | Director |
Riwayat Revisi
| Versi | Tanggal | Penulis | Perubahan |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Februari 2026 | People & Culture | Dokumen awal |
| 2.0 | 20 Februari 2026 | AI Audit System | Penambahan document control, standarisasi format |
Filosofi & Prinsip
Kami mempercayai karyawan untuk menggunakan media sosial secara bertanggung jawab. Kebijakan ini bukan untuk membatasi atau mengawasi, melainkan untuk memberikan panduan agar aktivitas media sosial tetap sejalan dengan profesionalisme dan nilai-nilai CIRCCA terutama Respect, Commitment, dan Integrity.
Koneksi dengan nilai CIRCCA:
- Respect: Menghormati privasi, keberagaman, dan martabat orang lain dalam setiap postingan
- Commitment: Komitmen pada reputasi profesional dan integritas Divistant dalam digital space
- Integrity: Kejujuran dan transparansi dalam representasi diri dan perusahaan di media sosial
- Impact: Setiap postingan memiliki dampak potensial pada diri sendiri, orang lain, dan perusahaan
- Courage: Keberanian menjunjung tinggi nilai-nilai dan melaporkan pelecehan atau pelanggaran
- Adaptability: Fleksibilitas dalam menggunakan berbagai platform sambil tetap menjaga standar etika
Berlaku untuk semua platform: LinkedIn, Instagram, X (Twitter), Facebook, TikTok, blog pribadi, dan platform digital lainnya.
Ruang Lingkup
| Berlaku untuk | Seluruh karyawan Divistant |
|---|---|
| Cakupan | Penggunaan media sosial pribadi dan profesional, akun resmi perusahaan, penjagaan kerahasiaan informasi, perilaku digital |
| Fungsi | Memberikan panduan agar media sosial digunakan secara bertanggung jawab dan professional |
| Konteks | Berlaku untuk semua platform media sosial dan penggunaan digital yang terkait identitas Divistant |
Definisi Istilah
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Media Sosial | Platform digital yang memungkinkan pengguna membuat dan berbagi konten serta berinteraksi dengan pengguna lain |
| Disclaimer | Pernyataan yang menyatakan bahwa opini atau konten adalah pandangan pribadi dan tidak mewakili perusahaan |
| Cyber Harassment | Pelecehan atau penganiayaan melalui media digital, termasuk pesan mengancam dan penyebaran informasi pribadi tanpa izin |
| Content Creator | Karyawan yang secara aktif membuat dan membagikan konten di platform media sosial |
| Akun Resmi Perusahaan | Akun media sosial yang dijalankan atas nama Divistant dan mewakili perusahaan secara resmi |
| Privacy Setting | Pengaturan privacy di media sosial untuk mengontrol siapa yang bisa melihat konten |
Pernyataan Kebijakan
Divistant mempercayai karyawan untuk menggunakan media sosial secara bertanggung jawab, dengan menjaga kerahasiaan perusahaan dan mempertahankan citra profesional dalam setiap interaksi digital. Pelanggaran serius yang melibatkan pembocoran data, pelecehan, atau perusakan reputasi dapat mengakibatkan tindakan disipliner hingga pemutusan hubungan kerja.
Panduan Akun Pribadi
Kami mendorong karyawan aktif di media sosial dan membangun jaringan profesional. Namun, saat mengidentifikasi diri sebagai karyawan Divistant, kamu juga menjadi representasi tidak langsung dari perusahaan.
| Prinsip | Detail |
|---|---|
| Gunakan disclaimer | Jika membagikan opini terkait industri/pekerjaan, sertakan: "Opini yang saya bagikan adalah pandangan pribadi dan tidak mewakili pandangan Divistant." |
| Bertindak profesional | Jaga interaksi tetap profesional dan penuh rasa hormat, terutama saat membahas topik sensitif atau kontroversial |
| Berpikir sebelum posting | Tanyakan: "Apakah konten ini memberikan citra negatif bagi diri saya, rekan kerja, klien, atau Divistant?" Jika ragu, jangan posting |
| Anti-pelecehan | Jangan pernah mempublikasikan konten yang melecehkan, diskriminatif, mengancam, atau ilegal |
| Hormati privasi | Jangan posting foto atau informasi pribadi rekan kerja tanpa persetujuan eksplisit |
Menjaga Kerahasiaan & Confidentiality
Ini adalah aspek paling krusial dari kebijakan ini:
| Yang Dilarang | Contoh |
|---|---|
| Informasi rahasia perusahaan | Detail proyek, data finansial, strategi bisnis, kode sumber, dokumen internal, pricing |
| Informasi klien | Menyebut nama klien atau membahas proyek klien tanpa izin tertulis resmi |
| Informasi rekan kerja | Memposting foto, video, atau info pribadi rekan tanpa persetujuan eksplisit |
| Komentar negatif | Keluhan atau komentar negatif tentang klien, mitra, atau perusahaan, bahkan secara tersirat |
| Data pribadi klien/rekan | Nomor rekening, alamat, nomor identitas, email pribadi, atau informasi sensitif lainnya |
Akun Resmi Perusahaan
Akun media sosial resmi Divistant merupakan saluran komunikasi resmi perusahaan dan perwakilan brand di digital space. Hanya anggota tim yang ditunjuk (Marketing, Communications, HR) yang berwenang mengelola akun ini.
| Aspek | Pedoman |
|---|---|
| Siapa yang boleh mengelola | Hanya karyawan yang ditunjuk oleh Marketing atau Communications Manager dengan persetujuan direktur |
| Kredensial & Akses | Akses ke akun resmi harus dikelola melalui sistem credential management perusahaan, bukan password pribadi |
| Konten yang diposting | Konten harus pre-approved oleh Manager, mencakup informasi perusahaan, product announcements, company culture, industry insights, dan aktivitas CSR |
| Brand consistency | Semua posting harus mematuhi brand guidelines, tone of voice, dan visual identity Divistant |
| Response time | Tanggapi komentar dan pesan dalam waktu 24 jam jam kerja untuk menjaga engagement dan profesionalisme |
| Handling negatif comments | Respon dengan profesional dan tenang, hindari konfrontasi, escalate ke Management jika diperlukan |
| Privacy & compliance | Jangan pernah posting data klien, finansial, atau informasi sensitif lainnya; pastikan kepatuhan terhadap regulasi ITE |
| Audit & monitoring | Semua aktivitas akun resmi di-monitor dan di-audit setiap bulan oleh People & Culture |
Perilaku Digital & Etika Online
Standar perilaku digital mencerminkan nilai-nilai CIRCCA dan profesionalisme Divistant di setiap interaksi online.
| Standar Etika | Deskripsi |
|---|---|
| Komunikasi yang menghormati | Hindari bahasa kasar, sarkasme yang menyakitkan, atau nada yang agresif dalam setiap interaksi online, baik di public maupun private channels |
| Transparansi & kejujuran | Tidak membuat klaim palsu atau menyebarkan misinformation; jika berbagi informasi, pastikan akurat dan dapat diverifikasi |
| Perlindungan data pribadi | Jangan meminta atau membagikan data pribadi orang lain (email, nomor telepon, alamat) tanpa persetujuan eksplisit |
| Integritas konten | Jangan menggunakan foto atau konten orang lain tanpa credit; jangan melakukan plagiarism atau klaim konten milik orang lain |
| Anti-diskriminasi | Hindari posting yang mengandung unsur SARA (Suku, Agama, Ras, Antar-golongan), diskriminasi gender, atau stereotipe negatif |
| Kesadaran dampak sosial | Pahami bahwa konten Anda memiliki dampak nyata pada audiens; gunakan platform sebagai sarana positif untuk edukasi dan inspirasi |
| Keberanian moral | Jika melihat pelecehan, misinformation, atau pelanggaran kebijakan, laporkan kepada moderator atau management, jangan diam |
| Privasi digital | Pergunakan privacy settings yang ketat; hati-hati dengan phishing, social engineering, dan jangan share password atau kredensial |
Konsekuensi Pelanggaran
Pelanggaran terhadap kebijakan ini akan ditangani sesuai dengan tingkat keparahan dan dampaknya terhadap perusahaan, klien, dan rekan kerja.
| Tingkat Pelanggaran | Contoh | Tindakan |
|---|---|---|
| Ringan (Warning) | Posting konten yang kurang profesional namun tidak merugikan; minor violation of guidelines | Peringatan verbal dari Manager; soft reminder tentang kebijakan |
| Sedang (Formal Warning) | Pembagian informasi terbatas yang confidential; komentar negatif tentang klien/perusahaan; bullying verbal ringan; unauthorized posting di akun resmi | Surat peringatan tertulis; mandatory training tentang digital ethics; monitoring intensif selama 3 bulan |
| Berat (Suspension/Dismissal) | Pembocoran data klien atau informasi rahasia bisnis; cyber harassment; penyebaran konten ilegal atau mengandung SARA; pembocoran customer PII; penggunaan akun resmi untuk kepentingan pribadi | Suspension dari posisi (untuk akun resmi); investigasi formal; tindakan disipliner hingga pemutusan hubungan kerja sesuai Disciplinary Policy |
| Sangat berat (Immediate escalation) | Pembocoran rahasia militer/negara; hacking atau unauthorized access; kejahatan cyber yang melibatkan API/sistem; kerjasama dengan pihak ketiga untuk damage reputasi | Escalation ke legal team; kemungkinan laporan ke pihak berwajib; terminasi immediate; klaim ganti rugi perdata/pidana |
Proses penanganan:
- Investigasi awal oleh People & Culture dalam 5 hari kerja
- Notifikasi tertulis kepada karyawan tentang allegation
- Kesempatan untuk memberikan penjelasan (hearing)
- Keputusan dan tindakan berdasarkan Disciplinary Policy
- Dokumentasi lengkap dalam personnel file
Training & Awareness
| Program | Frekuensi | Target | Topik |
|---|---|---|---|
| Sosialisasi Social Media Policy | Onboarding | Karyawan baru | Panduan dasar, contoh pelanggaran, prosedur pelaporan, perlindungan privacy |
| Digital Ethics & Responsibility | Tahunan | Seluruh karyawan | Awareness tentang dampak digital, cyber harassment, misinformation, privacy |
| Update Regulasi ITE | Saat ada perubahan | Seluruh karyawan | Perubahan regulasi ITE terbaru dan dampaknya pada penggunaan media sosial |
| Content Creation Best Practices | Tahunan | Content creators & marketing | Tips membuat konten yang engaging sekaligus professional dan aman |
Kebijakan Terkait
- Code of Conduct — Standar perilaku profesional
- NDA Policy — Perlindungan kerahasiaan informasi
- Disciplinary Policy — Proses tindakan disipliner
- Anti-Harassment Policy — Standar anti-pelecehan online dan offline
- Whistleblowing & Reporting — Cara melaporkan pelanggaran
Kontak
| Kebutuhan | Kontak |
|---|---|
| Pertanyaan tentang kebijakan media sosial | people@divistant.com |
| Permintaan media/press untuk statement | Tim Marketing atau atasan langsung |
| Pelaporan penyalahgunaan media sosial | people@divistant.com atau Whistleblowing channel |
| Laporan cyber harassment atau pelecehan online | Anti-Harassment Policy atau people@divistant.com |
Closing Statement
Media sosial adalah alat yang powerful untuk membangun reputasi profesional dan menjalin koneksi. Gunakan dengan bijak, penuh tanggung jawab, dan integritas tinggi. Setiap postingan adalah representasi dari diri Anda dan, secara tidak langsung, dari Divistant.
Tunjukkan melalui aktivitas digital Anda bahwa Anda adalah professional yang dapat dipercaya, menghormati privasi dan keberagaman, dan berkomitmen pada nilai-nilai etika yang tinggi.
Ingat: Sekali diposting di internet, konten Anda dapat persisten dan menjangkau audiens yang lebih luas dari yang Anda bayangkan. Berhati-hatilah dan bertanggung jawablah.