Overtime Policy

Merujuk pada UU Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 78, Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Keputusan Menteri Ketenagakerjaan KEP-102/MEN/VI/2004, dan peraturan terkait lainnya

Document Control

Riwayat Revisi

Filosofi CIRCCA dalam Manajemen Lembur

Kebijakan lembur kami dibangun atas dasar nilai-nilai inti perusahaan CIRCCA:

• Curiosity (Penasaran): Kami terus menggali cara terbaik untuk mengakomodasi kebutuhan bisnis sambil menjaga kesejahteraan karyawan
• Impact (Dampak): Lembur dirancang untuk memberikan dampak positif bagi bisnis tanpa mengorbankan kesehatan dan keseimbangan hidup kerja karyawan
• Respect (Menghormati): Kami menghormati hak-hak karyawan termasuk hak mendapatkan upah lembur yang adil dan jaminan istirahat yang cukup
• Courage (Keberanian): Kami berani mengutamakan keberlanjutan organisasi melalui manajemen tenaga kerja yang bertanggung jawab
• Commitment (Komitmen): Berkomitmen untuk mentaati peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan dan memberikan perlindungan maksimal kepada karyawan
• Adaptability (Adaptabilitas): Siap beradaptasi dengan kebutuhan bisnis yang dinamis sambil tetap menjaga standar kesejahteraan karyawan

Ruang Lingkup

Definisi Istilah

Kerja Lembur (Overtime): Pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan melampaui jam kerja normal yang telah ditetapkan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Upah Lembur: Imbalan moneter yang diberikan kepada karyawan atas pekerjaan lembur yang telah dilakukan, dihitung berdasarkan tarif yang ditetapkan dalam peraturan perundang-undangan.

Hari Kerja Biasa: Hari yang ditetapkan sebagai hari kerja normal menurut perjanjian kerja (umumnya Senin hingga Jumat atau Senin hingga Sabtu, tergantung sistem kerja perusahaan).

Hari Istirahat Mingguan: Hari yang ditetapkan sebagai hari istirahat dalam setiap minggu kerja, umumnya Sabtu dan/atau Minggu sesuai sistem kerja perusahaan.

Hari Libur Resmi: Hari libur yang ditetapkan oleh pemerintah berdasarkan peraturan perundang-undangan, agama, atau adat istiadat, termasuk hari raya keagamaan, hari nasional, dan tanggal merah lainnya.

Surat Perintah Lembur (SPL): Dokumen resmi yang dikeluarkan oleh manager untuk meminta karyawan melakukan lembur, mencakup tanggal, waktu, dan alasan lembur.

Compensatory Time Off (CTO): Waktu istirahat atau hari libur tambahan yang diberikan kepada karyawan sebagai kompensasi alternatif atas lembur yang dilakukan, sesuai kesepakatan bersama.

Pernyataan Kebijakan

Divistant berkomitmen untuk:

1. Lembur bersifat sukarela dan hanya dapat dilakukan atas persetujuan tertulis dari karyawan, sesuai dengan UU No. 13 Tahun 2003 Pasal 78.

2. Memastikan kepatuhan penuh terhadap peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan, termasuk batasan jam lembur dan perhitungan upah lembur yang adil.

3. Melindungi kesejahteraan karyawan melalui monitoring ketat terhadap pola lembur, penyediaan fasilitas (makan/minum) untuk lembur >3 jam, dan penghargaan atas dedikasi kerja.

4. Transparan dalam komunikasi mengenai kebutuhan lembur dan perhitungan upah lembur.

5. Mendorong keseimbangan hidup kerja dengan menghindari lembur berlebihan dan menyediakan pilihan kompensasi yang fleksibel.

Ketentuan Umum Lembur

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021, kebijakan lembur kami menetapkan:

Batasan Jam Lembur

• Maksimal 4 jam per hari kerja
• Maksimal 18 jam per minggu kerja
• Batasan ini untuk melindungi kesehatan dan keselamatan karyawan

Persyaratan Lembur

1. Persetujuan tertulis karyawan adalah wajib sebelum pelaksanaan lembur
2. Pemberitahuan minimal: Manager harus memberitahu karyawan tentang kebutuhan lembur dengan waktu yang wajar
3. Dokumentasi: Setiap permintaan lembur harus didokumentasikan melalui Surat Perintah Lembur (SPL) di BizOps
4. Pencatatan realisasi: Karyawan wajib mencatat jam lembur aktual di sistem BizOps

Kewajiban Pembayaran

• Perusahaan WAJIB membayar upah lembur kepada karyawan yang telah melakukan lembur
• Pembayaran dilakukan pada slip gaji bulan berikutnya atau sesuai kesepakatan
• Tidak ada potongan atau pengurangan upah lembur, kecuali untuk hal-hal yang telah disepakati

Pengecualian (Jabatan Manajerial)

Berdasarkan Keputusan Menteri Ketenagakerjaan 233/2003, karyawan dengan jabatan manajerial yang memiliki:

• Kewenangan mengatur jam kerja sendiri
• Tanggung jawab perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis
• Kewenangan mengendalikan karyawan lain

Tidak berhak atas upah lembur, namun tetap berhak atas kompensasi waktu istirahat atau insentif sesuai kebijakan perusahaan.

Perhitungan Upah Lembur

Formula Dasar

Sesuai Peraturan Pemerintah No. 35 Tahun 2021:

Upah per Jam Lembur = (Upah Sebulan / 173) × Faktor Pengali

Keterangan:

• 173 = Standar jam kerja per bulan (berdasarkan 40 jam/minggu × 4,33 minggu)
• Faktor pengali berbeda-beda tergantung jenis hari dan urutan jam lembur

Lembur di Hari Kerja Biasa

Contoh Perhitungan: Asumsi: Upah Rp 6.000.000/bulan, lembur 3 jam di hari kerja biasa

• Upah per jam = Rp 6.000.000 / 173 = Rp 34.682
• Jam ke-1: 1,5 × Rp 34.682 = Rp 52.023
• Jam ke-2: 2 × Rp 34.682 = Rp 69.364
• Jam ke-3: 2 × Rp 34.682 = Rp 69.364
• Total upah lembur 3 jam = Rp 190.751

Lembur di Hari Istirahat Mingguan / Libur Resmi (Sistem 6 Hari Kerja/Minggu)

Contoh Perhitungan: Asumsi: Upah Rp 6.000.000/bulan, lembur 10 jam di hari libur resmi (sistem 6 hari kerja/minggu)

• Upah per jam = Rp 6.000.000 / 173 = Rp 34.682
• Jam ke-1 s/d ke-7: 7 × 2 × Rp 34.682 = Rp 485.548
• Jam ke-8: 3 × Rp 34.682 = Rp 104.046
• Jam ke-9 s/d ke-10: 2 × 4 × Rp 34.682 = Rp 277.456
• Total upah lembur 10 jam = Rp 867.050

Lembur di Hari Istirahat Mingguan / Libur Resmi (Sistem 5 Hari Kerja/Minggu)

Contoh Perhitungan: Asumsi: Upah Rp 6.000.000/bulan, lembur 10 jam di hari libur resmi (sistem 5 hari kerja/minggu)

• Upah per jam = Rp 6.000.000 / 173 = Rp 34.682
• Jam ke-1 s/d ke-8: 8 × 2 × Rp 34.682 = Rp 554.912
• Jam ke-9: 3 × Rp 34.682 = Rp 104.046
• Jam ke-10: 4 × Rp 34.682 = Rp 138.728
• Total upah lembur 10 jam = Rp 797.686

Prosedur Lembur

Prosedur lembur di Divistant mengikuti tahapan berikut:

1. Permintaan Lembur (Manager)

Manager yang membutuhkan lembur karyawan:

• Mengidentifikasi kebutuhan lembur berdasarkan beban kerja atau situasi mendesak
• Mempertimbangkan dampak terhadap kesejahteraan karyawan
• Mengeluarkan Surat Perintah Lembur (SPL) melalui sistem BizOps
• SPL harus memuat: tanggal lembur, jam awal-akhir, deskripsi pekerjaan, dan alasan lembur

2. Persetujuan Karyawan

• Karyawan menerima SPL melalui BizOps
• Karyawan menyetujui secara tertulis melalui sistem (SPL diterima/disetujui)
• Jika karyawan tidak dapat melakukan lembur, dapat menolak dengan alasan yang jelas
• Manager dan karyawan berdiskusi untuk menemukan solusi alternatif jika diperlukan

3. Pelaksanaan Lembur

• Karyawan melaksanakan lembur sesuai SPL
• Karyawan clock-in pada waktu mulai lembur di sistem BizOps
• Karyawan clock-out pada waktu selesai lembur di sistem BizOps
• Karyawan mencatat aktivitas/deliverable selama lembur

4. Approval Realisasi Lembur (Manager)

• Manager menerima data clock-in/out dari sistem
• Manager memverifikasi jam lembur yang dilaporkan
• Manager memeriksa apakah deliverable sesuai dengan yang direncanakan
• Manager approve realisasi jam lembur melalui BizOps
• Jika ada perbedaan, manager dan karyawan melakukan klarifikasi

5. Perhitungan dan Pembayaran (HR/Finance)

• HR/Finance mengumpulkan data lembur tersetujui dari semua departemen
• Menghitung upah lembur berdasarkan formula yang telah ditetapkan
• Memasukkan upah lembur ke dalam slip gaji bulan berikutnya
• Melakukan pembayaran tepat waktu sesuai jadwal payroll
• Memberikan transparansi kepada karyawan mengenai perhitungan upah lembur (detail di slip gaji)

Kompensasi Lembur di Hari Libur

Hak Kompensasi

Karyawan yang melakukan lembur di hari libur resmi atau hari istirahat mingguan berhak mendapatkan kompensasi ganda:

1. Upah Lembur: Dibayarkan sesuai formula perhitungan upah lembur yang berlaku
2. Hak Istirahat Pengganti: Dalam bentuk hari libur tambahan (Compensatory Time Off/CTO)

Mekanisme Kompensasi

• Upah Lembur: Dibayarkan melalui slip gaji pada bulan berikutnya
• CTO (Compensatory Time Off):
  • Diberikan dalam bentuk hari libur atau jam kerja yang dapat diambil di kemudian hari
  • Jumlah CTO = jumlah jam lembur yang dilakukan di hari libur
  • CTO harus diambil dalam periode maksimal 3 bulan dari tanggal lembur
  • Pengambilan CTO harus disetujui manager dengan mempertimbangkan operasional
  • Jika tidak diambil dalam periode 3 bulan, CTO dianggap hangus (tidak memberi hak kompensasi tambahan)

Kesepakatan Alternatif

• Karyawan dan perusahaan dapat membuat kesepakatan tertulis untuk memberikan kompensasi dalam bentuk lain yang saling menguntungkan
• Misalnya: bonus khusus, akomodasi perjalanan, atau kombinasi upah + CTO
• Kesepakatan harus dilakukan sebelum pelaksanaan lembur dan didokumentasikan

Pengecualian Upah Lembur

Jabatan Manajerial

Berdasarkan Keputusan Menteri Ketenagakerjaan 233/2003, karyawan dengan jabatan manajerial TIDAK berhak atas upah lembur apabila memenuhi kriteria:

1. Memiliki kewenangan dan tanggung jawab manajerial dalam:

   • Perencanaan dan pengambilan keputusan bisnis
   • Pengendalian dan pengarahan karyawan lain
   • Penetapan kebijakan operasional
   • Pengelolaan sumber daya

2. Dapat mengatur jam kerja sendiri sesuai kebutuhan pekerjaan

3. Contoh jabatan yang termasuk kategori ini:

   • Director / Managing Director
   • Head of Department
   • Senior Manager
   • Project Manager dengan kewenangan penuh
   • Posisi sejenis dengan tanggung jawab manajerial penuh

Kompensasi Alternatif untuk Jabatan Manajerial

Meskipun tidak berhak atas upah lembur, karyawan manajerial berhak mendapatkan kompensasi dalam bentuk:

• Tunjangan khusus atau performance bonus
• Flexibility dalam pengaturan jam kerja
• Compensatory time off sesuai kebijakan perusahaan
• Fasilitas dan tunjangan lainnya sesuai posisi

Batasan & Perlindungan

Batasan untuk Manager

1. Larangan Pemaksaan: Manager TIDAK BOLEH memaksa karyawan untuk melakukan lembur

   • Lembur bersifat sukarela dan memerlukan persetujuan tertulis karyawan
   • Jika karyawan menolak, tidak boleh ada sanksi atau diskriminasi

2. Alasan Lembur yang Sah: Lembur hanya dapat diminta untuk:

   • Penyelesaian proyek mendesak
   • Situasi darurat bisnis
   • Menutup backlog kerja
   • Kebutuhan bisnis yang tak terduga
   • BUKAN untuk mengatasi manajemen SDM atau perencanaan kerja yang buruk

3. Penghormatan Batasan: Manager wajib memastikan karyawan tidak melampaui:

   • 4 jam per hari
   • 18 jam per minggu

Perlindungan Karyawan

1. Fasilitas Lembur: Jika karyawan melakukan lembur lebih dari 3 jam, perusahaan WAJIB menyediakan:

   • Makanan (makan malam atau makanan ringan)
   • Minuman (air minum atau minuman lainnya)
   • Transportasi pulang (jika lembur berakhir larut malam atau awal pagi)

2. Monitoring Lembur Berlebih: HR melakukan monitoring ketika:

   • Seorang karyawan melakukan lembur >18 jam/minggu dalam periode tertentu
   • Ada pola lembur berulang yang mengindikasikan masalah operasional
   • Lembur melebihi 2 bulan berturut-turut

3. Tindakan HR terhadap Lembur Berlebih:

   • Melakukan diskusi dengan manager dan karyawan
   • Mengidentifikasi akar penyebab
   • Merekomendasikan perbaikan proses atau penambahan SDM
   • Memastikan kesehatan dan work-life balance karyawan terjaga

4. Hak Istirahat: Karyawan yang melakukan lembur tetap berhak:

   • Istirahat di hari kerja berikutnya (minimal 5 jam berturut-turut)
   • Hari istirahat mingguan yang ditetapkan
   • Cuti tahunan sesuai peraturan

5. Transparansi Penggajian: Karyawan berhak mendapatkan transparansi penuh mengenai:

   • Perhitungan upah lembur (detail di slip gaji)
   • Tanggal pembayaran
   • Metode pembayaran

Training & Sosialisasi

Kebijakan Terkait

Kebijakan lembur ini terintegrasi dengan kebijakan-kebijakan terkait berikut:

• Working Hours & Leave — Pengaturan jam kerja, istirahat, dan cuti
• Compensation & Benefits Overview — Ikhtisar kompensasi dan benefit karyawan
• Reimbursement Policy — Kebijakan penggantian biaya perjalanan dan fasilitas lainnya

Untuk informasi mengenai perhitungan kompensasi secara keseluruhan, fasilitas kesejahteraan, dan benefit program, silakan rujuk kebijakan-kebijakan di atas.

Kontak & Pertanyaan

Untuk pertanyaan, klarifikasi, atau kebutuhan khusus mengenai kebijakan lembur, silakan hubungi:

Email: people@divistant.com
Tim: People & Culture Team
Jam Operasional: Senin - Jumat, 09:00 - 18:00 WIB

Kami siap membantu Anda memahami kebijakan ini dan menyelesaikan segala kebutuhan terkait lembur dengan profesional dan adil.

Dokumen ini berlaku efektif sejak 20 Februari 2026 dan akan direview kembali pada 20 Agustus 2026.