Onboarding Guide
Selamat datang di Divistant! Panduan ini dirancang untuk membantu kamu menavigasi minggu-minggu pertama dan memastikan kamu memiliki semua yang dibutuhkan untuk meraih kesuksesan di sini.
Berbasis pada Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan dan best practices dari Society for Human Resource Management (SHRM) tentang employee onboarding yang efektif.
| Field | Nilai |
|---|---|
| No. Dokumen | POL-EMP-004 |
| Versi | 2.1 |
| Berlaku sejak | 20 Februari 2026 |
| Review berikutnya | 20 Agustus 2026 |
| Pemilik Dokumen | People & Culture |
| Disetujui oleh | Director |
Riwayat Revisi
| Versi | Tanggal | Keterangan | Pembuat |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Februari 2026 | Dokumen awal | AI Audit System |
| 2.0 | 20 Februari 2026 | Penambahan document control, standarisasi format | AI Audit System |
| 2.1 | 21 Februari 2026 | AI Audit System | Perbaikan nilai CIRCCA, integrasi BizOps |
Filosofi CIRCCA
Onboarding di Divistant bukan sekadar proses administrasi — ini adalah investasi kami untuk memastikan kamu merasa diterima, diperlengkapi, dan siap berkontribusi. Proses ini dilandasi nilai-nilai CIRCCA kami:
- Curiosity (Rasa Ingin Tahu) — Mendorong kamu untuk terus bertanya, belajar, dan mengeksplorasi cara kerja kami
- Impact (Dampak) — Memastikan dari hari pertama, setiap tindakan onboarding dirancang untuk memberikan dampak nyata pada kesuksesan kamu
- Respect (Menghormati) — Menghargai waktu, latar belakang, dan kebutuhan unik setiap individu baru
- Courage (Keberanian) — Memberdayakan kamu untuk mengambil inisiatif dan mengajukan ide sejak awal
- Commitment (Komitmen) — Komitmen kami untuk membantumu sukses sejak hari pertama dan terus mendukung pertumbuhan kamu
- Adaptability (Adaptabilitas) — Fleksibilitas dalam menyesuaikan proses sesuai kebutuhan individu dan gaya belajar yang berbeda
Proses onboarding dibagi menjadi tiga tahap utama untuk memastikan transisi yang mulus ke dalam peran dan budaya Divistant. Seluruh proses dikelola melalui sistem BizOps HRMS untuk efisiensi dan transparansi.
Timeline Onboarding
Ruang Lingkup
| Aspek | Deskripsi |
|---|---|
| Berlaku untuk | Seluruh karyawan baru yang bergabung dengan Divistant |
| Cakupan Tahapan | Pre-boarding (sebelum hari pertama), minggu pertama (hari 1-5), 30 hari pertama, buddy system, checklist onboarding |
| Dasar Hukum | Undang-undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan |
| Sistem Terintegrasi | Manajemen onboarding melalui BizOps HRMS dan BizOps LMS untuk pembelajaran dan tracking |
Definisi Istilah
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Pre-boarding | Tahap persiapan sebelum karyawan baru mulai bekerja, meliputi penyelesaian dokumen administrasi dan penyediaan aset melalui BizOps HRMS |
| Onboarding | Proses pengintegrasian karyawan baru ke dalam organisasi, mencakup orientasi, pengenalan tim, dan penyesuaian awal |
| Buddy | Rekan kerja berpengalaman yang ditunjuk untuk menjadi pemandu informal selama masa awal karyawan baru |
| Line Manager | Atasan langsung karyawan yang bertanggung jawab atas kinerja dan perkembangan |
| OKR | Objectives and Key Results — sistem penetapan tujuan dan pengukuran pencapaian |
| Culture Fit | Tingkat keselarasan nilai-nilai, perilaku, dan gaya kerja karyawan dengan budaya organisasi |
Pernyataan Kebijakan
Divistant berkomitmen memberikan pengalaman onboarding yang terstruktur, berkelanjutan, dan mendukung. Kami percaya bahwa onboarding yang efektif memastikan setiap karyawan baru merasa diterima, diperlengkapi dengan tools dan pengetahuan yang tepat, dan siap berkontribusi secara optimal pada organisasi kami. Semua proses onboarding tercatat dan dapat dilacak melalui BizOps untuk memastikan konsistensi dan akuntabilitas.
Tahap 1: Sebelum Hari Pertama (Pre-boarding)
Tujuan tahap ini adalah menyelesaikan semua urusan administrasi sehingga di hari pertama, kamu bisa langsung fokus mengenal tim dan pekerjaan.
| Aktivitas | Detail |
|---|---|
| Kontrak & Dokumen | Tim People & Culture akan menghubungi kamu untuk menandatangani kontrak kerja secara digital dan melengkapi dokumen melalui BizOps HRMS |
| Email Sambutan | Kamu akan menerima informasi penting: waktu dan lokasi hari pertama (atau link virtual), jadwal hari pertama, dan kontak PIC |
| Penyediaan Aset | Laptop dan akses awal disiapkan untuk diserahkan pada hari pertama (tracking dilakukan di BizOps) |
Tahap 2: Minggu Pertama
Fokus minggu pertama adalah integrasi — merasa diterima, memahami lingkungan kerja, dan mendapatkan akses ke semua perangkat yang dibutuhkan.
Hari 1: Welcome & Setup
| Aktivitas | Detail |
|---|---|
| Sesi Sambutan | Perkenalan dengan tim People & Culture dan perwakilan management |
| Setup Perangkat | Tim IT membantu setup laptop dan akun-akun penting (email, BizOps HRMS, BizOps Chat, tools kolaborasi) |
| Bertemu Buddy | Kamu akan diperkenalkan dengan "Buddy" — rekan kerja yang menjadi pemandu informal selama masa awal. Buddy akan terhubung denganmu melalui BizOps Chat |
| Perkenalan Tim | Bertemu dengan atasan langsung (line manager) dan anggota tim |
Hari 2-5: Pengenalan dan Pembelajaran Awal
| Aktivitas | Detail |
|---|---|
| Sesi 1-on-1 | Jadwalkan sesi perkenalan singkat dengan setiap anggota tim melalui BizOps Chat atau video call |
| Pemahaman Proyek | Atasan memberikan gambaran umum tentang proyek yang sedang berjalan |
| Review Company Playbook & LMS | Luangkan waktu untuk membaca handbook ini secara menyeluruh dan ikuti modul pembelajaran di BizOps LMS — mulai dari New Joiner Essentials |
| Akses Tools | Pastikan sudah mendapatkan akses dan memahami fungsi dasar semua tools tim, terutama BizOps, BizOps Chat, dan BizOps LMS |
Tahap 3: 30 Hari Pertama
Di akhir bulan pertama, kami berharap kamu sudah mulai merasa nyaman dengan peran, memahami tujuan tim, dan dapat mulai berkontribusi pada proyek.
| Milestone | Detail |
|---|---|
| Integrasi ke Tim | Mulai berpartisipasi aktif dalam rapat tim dan ritual proyek (misalnya daily stand-up) |
| Tugas Pertama | Mengerjakan tugas atau proyek kecil pertama dengan bimbingan dari atasan atau Buddy (progress dilacak melalui BizOps) |
| OKR Awal | Berdiskusi dengan atasan untuk menetapkan Objectives and Key Results (OKR) pertama untuk kuartal berjalan dan tercatat di BizOps HRMS |
| Feedback Awal | Sesi feedback informal dengan atasan di akhir bulan pertama — mendiskusikan kemajuan, menjawab pertanyaan, dan memastikan kamu di jalur yang benar |
Peran Buddy
Setiap karyawan baru akan dipasangkan dengan seorang Buddy — rekan kerja yang sudah berpengalaman dan bertugas sebagai pemandu informal. Buddy bukan atasan, melainkan teman yang bisa kamu tanya tentang hal-hal sehari-hari: dari cara kerja tools, budaya tim, sampai rekomendasi makan siang. Buddy akan berkomunikasi denganmu melalui BizOps Chat untuk kemudahan koordinasi.
Buddy akan aktif mendampingi selama minimal 30 hari pertama, dan setelah itu tetap menjadi resource yang bisa kamu hubungi kapan saja.
Checklist Onboarding
Gunakan checklist ini untuk memastikan semua langkah sudah dilalui. Checklist ini juga tercatat di BizOps HRMS untuk tracking:
| Minggu | Item | Status |
|---|---|---|
| Pre-boarding | Kontrak ditandatangani di BizOps HRMS | □ |
| Pre-boarding | Dokumen administrasi lengkap | □ |
| Minggu 1 | Laptop dan akun disiapkan | □ |
| Minggu 1 | Bertemu Buddy | □ |
| Minggu 1 | Perkenalan dengan seluruh anggota tim | □ |
| Minggu 1 | Akses semua tools terkonfirmasi (BizOps, BizOps Chat, BizOps LMS) | □ |
| Minggu 1 | Company Playbook dan modul LMS dibaca/selesai | □ |
| Bulan 1 | OKR awal ditetapkan dan tercatat di BizOps HRMS | □ |
| Bulan 1 | Sesi feedback awal selesai | □ |
Training & Awareness
| Program | Frekuensi | Target Peserta | Deskripsi | Platform |
|---|---|---|---|---|
| Orientasi Perusahaan | Hari 1 | Karyawan baru | Sesi pengenalan budaya, nilai-nilai CIRCCA, dan tata cara organisasi | Video + BizOps Chat |
| Pengenalan Tools & Sistem | Minggu 1 | Karyawan baru | Pelatihan hands-on untuk email, BizOps, BizOps Chat, tools kolaborasi, dan sistem terkait peran | BizOps LMS |
| Review Proses Onboarding | Per semester | HR & Manager | Review efektivitas proses onboarding dan identifikasi area perbaikan melalui BizOps analytics | BizOps HRMS |
Setelah Onboarding
Setelah 30 hari pertama, perjalananmu berlanjut ke tahap berikutnya. Pastikan kamu memahami:
- Probation Policy — Proses evaluasi masa percobaan selama 3 bulan melalui BizOps HRMS
- Performance Review Cycle — Bagaimana kinerja dievaluasi sepanjang tahun
- Career Progression Framework — Struktur level dan jalur karir
Kebijakan Terkait
- Probation Policy — Masa percobaan 3 bulan untuk evaluasi dua arah
- Performance Review — Siklus evaluasi kinerja berkelanjutan
- Career Progression Framework — Jalur karir dan struktur level
- Working Hours & Leave — Jam kerja dan kebijakan cuti
- Dress Code & Attendance — Standar berpakaian dan kehadiran
Kontak
| Kebutuhan | Kontak | |-----------|--------| | Pertanyaan onboarding | people@divistant.com | BizOps Chat: #onboarding | | Masalah teknis (akses, laptop) | Tim IT atau Buddy melalui BizOps Chat | | Pertanyaan umum | Atasan langsung atau Buddy |
Hari-hari pertama adalah fondasi perjalananmu di Divistant. Jangan ragu bertanya — tidak ada pertanyaan yang terlalu kecil. Gunakan BizOps Chat untuk komunikasi cepat dengan tim.