Communication Tools
Communication Tools
Merujuk pada ISO 27001:2022 (Keamanan Informasi), ISO 9001:2015 (Manajemen Mutu — Komunikasi Internal), serta Kebijakan Internal Divistant
| No. Dokumen | POL-ITC-001 |
|---|---|
| Versi | 2.2 |
| Berlaku sejak | 20 Februari 2026 |
| Review berikutnya | 20 Agustus 2026 |
| Pemilik Dokumen | People & Culture |
| Disetujui oleh | Director |
Riwayat Revisi
| Versi | Tanggal | Penulis | Perubahan |
|---|---|---|---|
| 1.0 | Februari 2026 | People & Culture | Dokumen awal |
| 2.0 | 20 Februari 2026 | AI Audit System | Standardisasi Document Control section |
| 2.1 | 21 Februari 2026 | AI Audit System | Koreksi CIRCCA values, perbaikan link kebijakan terkait |
| 2.2 | 21 Februari 2026 | Claude Code | Koreksi CIRCCA values (Impact, Courage, Adaptability) |
Filosofi & Prinsip CIRCCA
Curiosity — Terus belajar tentang fitur dan best practices dalam setiap communication tools. Impact — Memilih channel komunikasi yang tepat menciptakan efisiensi dan hasil yang terukur bagi tim. Respect — Menghormati waktu dan privasi setiap karyawan dengan menggunakan channel yang sesuai. Courage — Berani mengambil inisiatif dalam komunikasi terbuka dan berbagi ide untuk meningkatkan kolaborasi antar tim. Commitment — Dedikasi terhadap komunikasi yang profesional dan tepat waktu. Adaptability — Fleksibel dalam menyesuaikan penggunaan channel sesuai kebutuhan tim dan prioritas pekerjaan yang berubah.
Ruang Lingkup
| Aspek | Keterangan |
|---|---|
| Berlaku untuk | Seluruh karyawan Divistant (PKWTT, PKWT, probation, magang) |
| Cakupan | Semua komunikasi internal dan eksternal menggunakan tools perusahaan |
| Pihak terkait | Seluruh karyawan, IT Support, Management, People & Culture |
| Jenis Komunikasi | Chat real-time, video calls, email formal, diskusi sinkron dan asinkron |
Definisi Istilah
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Async-first | Pendekatan komunikasi yang mengutamakan pesan asinkron, tidak mengharuskan respons real-time |
| Channel | Ruang percakapan bertema di platform messaging (BizOps Chat) untuk diskusi terstruktur |
| Thread | Sub-percakapan di dalam channel untuk menjaga topik terorganisir dan mengurangi noise |
| Deep work | Blok waktu fokus tanpa gangguan untuk pekerjaan yang memerlukan konsentrasi tinggi |
| Synchronous | Komunikasi real-time yang memerlukan kehadiran semua pihak pada waktu yang sama |
| Asynchronous | Komunikasi yang tidak memerlukan respons langsung, fleksibel waktu |
| @mention | Tag nama pengguna dalam pesan untuk menarik perhatian spesifik |
| Escalation | Proses membawa masalah ke level yang lebih tinggi ketika tidak terselesaikan di level awal |
Pernyataan Kebijakan
Divistant berkomitmen menyediakan ekosistem komunikasi yang efisien, aman, dan terstruktur. Setiap karyawan wajib menggunakan tools komunikasi resmi perusahaan sesuai panduan ini, menerapkan prinsip async-first, menjaga keamanan informasi, dan menghormati waktu dan batasan rekan kerja dalam setiap komunikasi.
Prinsip Komunikasi di Divistant
| Prinsip | Penjelasan | Manfaat |
|---|---|---|
| Channel yang tepat | Pilih channel sesuai urgensi dan sifat pesan | Pesan tersortir, mudah diikuti semua |
| Async-first | Tidak semua komunikasi memerlukan respons real-time; berikan ruang untuk deep work | Produktivitas meningkat, work-life balance lebih baik |
| Dokumentasi keputusan | Diskusi boleh di chat, tapi keputusan penting harus didokumentasikan | Trail audit, referensi masa depan |
| Hormati batasan waktu | Hindari pesan non-urgent di luar jam kerja kecuali darurat | Karyawan lebih fresh dan produktif |
| Transparansi & Konsistensi | Komunikasi yang konsisten membangun kepercayaan | Budaya kerja yang sehat |
Tools Komunikasi Utama
1. BizOps Chat
Untuk komunikasi real-time dan diskusi harian dengan integrasi seamless ke BizOps.
| Penggunaan | Contoh | Waktu Respons |
|---|---|---|
| Pertanyaan cepat | Apa link undangan meeting? | < 30 menit |
| Diskusi tim | Koordinasi pekerjaan sehari-hari | < 1 jam |
| Koordinasi operasional | Pembagian tugas, update status | < 2 jam |
| Perhatian segera | Hal yang memerlukan respons cepat | ASAP |
Channel/Space tersedia:
#general— Pengumuman umum dan informasi penting#announcements— Update resmi (read-only)#random— Percakapan santai dan informal- Channel per tim — Diskusi internal departemen
- Channel per proyek — Koordinasi proyek spesifik
#it-support— Permintaan support teknis
Best Practices:
- Gunakan thread untuk diskusi panjang (3+ pesan)
- Set status (busy/away/fokus) untuk transparansi ketersediaan
- Gunakan emoji reaction sebagai lightweight acknowledgment
- Hindari @channel/@here kecuali benar-benar urgent
2. Google Meet
Untuk meeting virtual, screen sharing, dan kolaborasi langsung ketika async tidak cukup.
| Penggunaan | Keterangan | Durasi Typical |
|---|---|---|
| Diskusi bernuansa | Topik kompleks sulit disampaikan teks | 30-60 menit |
| Brainstorming | Interaksi cepat, spontan ideation | 45-90 menit |
| Presentasi/demo | Screen sharing dan visual diperlukan | 30-60 menit |
| 1:1 check-in | Pertemuan personal manager-karyawan | 30 menit |
| Problem-solving | Collaborative troubleshooting real-time | 30-45 menit |
Best Practices:
- Test audio/video sebelum meeting dimulai
- Mute saat tidak berbicara untuk mengurangi noise
- Nyalakan kamera untuk meeting personal/brainstorming
- Gunakan virtual background jika perlu untuk privacy
- Catat keputusan dan action items
3. Email (Gmail)
Untuk komunikasi formal, pihak eksternal, dan dokumentasi yang perlu diarsipkan.
| Penggunaan | Keterangan | Respons Expected |
|---|---|---|
| Komunikasi klien/vendor | Resmi dan terdokumentasi | 24 jam |
| Pemberitahuan formal | Memerlukan trail dokumentasi | 24 jam |
| Forward/arsip | Informasi perlu disimpan jangka panjang | 24 jam |
| Pihak eksternal | Di luar organisasi | 24 jam |
| Recruitment/legal | Dokumentasi yang diperlukan | 24-48 jam |
Best Practices:
- Baca Email Etiquette untuk standard format
- Subject line yang deskriptif dan informatif
- Proofread sebelum mengirim
- Gunakan CC/BCC dengan bijak
- Balas dalam 24 jam (acknowledge jika tidak bisa respons penuh)
Lihat halaman Email Etiquette untuk panduan detail.
4. BizOps (ERPNext)
Untuk permintaan resmi dengan workflow approval: pengajuan cuti, expense claim, task tracking, dan document approval.
| Fitur | Penggunaan |
|---|---|
| Leave Application | Pengajuan cuti dengan persetujuan manager |
| Expense Claim | Reimbursement dengan bukti dan approval |
| Task | Assignment pekerjaan dengan tracking |
| Project | Planning dan monitoring proyek |
| Document | Approval workflow untuk dokumen penting |
Keuntungan BizOps:
- Audit trail lengkap untuk compliance
- Workflow otomatis dengan approval chain
- Integration dengan HR dan financial system
- Searchable dan archivable
Panduan Pemilihan Channel Komunikasi
| Situasi | Channel yang Tepat | Alasan |
|---|---|---|
| Pertanyaan cepat ke rekan satu tim | Chat DM atau channel tim | Real-time, informal, quick answer |
| Diskusi proyek dengan tim | Chat channel proyek | Terstruktur, semua orang update |
| Penjadwalan meeting | Google Calendar (invite) | Terintegrasi, reminder otomatis |
| Permintaan formal (cuti, expense) | BizOps | Workflow, approval, audit trail |
| Komunikasi dengan klien | Professional, documented, secure | |
| Isu urgent perlu perhatian segera | Chat + Phone/Meet jika perlu | Real-time response |
| Dokumentasi & knowledge sharing | Wiki / Google Drive | Permanent, searchable, organized |
| Pengumuman seluruh perusahaan | Email + Chat #general + Meeting |
Reach everyone, multiple channels |
| Diskusi memerlukan nuansa/emosi | Google Meet (video call) | Non-verbal cues, tone of voice |
| Brainstorming ide baru | Google Meet atau in-person | Creative energy, spontaneous |
Ekspektasi Waktu Respons
| Channel | Ekspektasi Respons | Catatan | Kondisi |
|---|---|---|---|
| Chat (pesan langsung) | Dalam 2 jam | Jika memerlukan respons urgent | Jam kerja reguler |
| Chat (channel/group) | Dalam 4 jam | Untuk diskusi umum | Jam kerja reguler |
| Dalam 24 jam | Hari kerja, bukan weekend | Business hours | |
| Undangan meeting | Accept/decline 24 jam | ASAP jika bisa | Segera setelah menerima |
| BizOps approval | Dalam 48 jam | Eskalasi jika lebih | Per SLA approval |
Penting: Jika tidak bisa merespons substantif dalam waktu yang diharapkan, minimal berikan acknowledgment bahwa pesan sudah diterima dan kapan akan di-follow-up.
Komunikasi di Luar Jam Kerja
| Aturan | Keterangan | Tujuan |
|---|---|---|
| Hindari pesan non-urgent | Sebelum 08:00 atau setelah 18:00 | Respek terhadap personal time |
| Gunakan scheduled send | Jika harus mengirim di luar jam kerja | Message terkirim saat jam kerja penerima |
| Darurat: telepon langsung | Untuk situasi yang memerlukan respons segera | Eskalasi yang jelas ada emergency |
| Hormati zona waktu | Untuk rekan di lokasi berbeda | Global team coordination |
| Tidak wajib merespons | Kecuali ditandai urgent/darurat | Work-life balance |
Zona Bebas Meeting & Focus Time
| Waktu | Status | Alasan |
|---|---|---|
| 08:30 – 09:00 | Morning briefing | Persiapan dan focus hari |
| 12:00 – 13:00 | Istirahat makan siang | Personal time, rejuvenation |
| Blok di kalender | Deep work/focus time | Hormati waktu konsentrasi rekan |
| Jumat 15:00-18:00 | Minimal meeting | Admin, wrap-up, knowledge sharing |
Keamanan Informasi dalam Komunikasi
| Aturan | Keterangan | Contoh |
|---|---|---|
| Jangan bagikan info sensitif | Di channel publik | Password, API keys, SSN, kontrak terms |
| Gunakan channel resmi | Untuk komunikasi terkait klien — bukan akun personal | Client data dalam BizOps Chat bukan Telegram pribadi |
| Laporkan pesan mencurigakan | Phishing/spam ke IT segera | Tautan mencurigakan, permintaan data |
| Komunikasi profesional | Percakapan chat bersifat semi-permanen | Hindari gossip, konten inappropriate |
| Confidential conversations | Private channel jika memerlukan kerahasiaan | 1:1, sensitive project details |
Tips Produktivitas Komunikasi
| Tips | Manfaat | Implementasi |
|---|---|---|
| Batch-check pesan | Tidak perlu monitor chat 24/7 | Set time slots untuk check messages |
| Set notifikasi bijak | Prioritaskan alert penting | Only critical channels get notifications |
| Manfaatkan fitur status | Informasikan ketersediaan | Use Focus mode saat deep work |
| Dokumentasikan keputusan | Dari chat ke Wiki/BizOps agar tidak hilang | Mirror keputusan penting ke permanent doc |
| Use templates | Mempercepat penulisan respons standar | Create snippets untuk frequently used messages |
Training & Sosialisasi
| Aktivitas | Frekuensi | Sasaran | Format |
|---|---|---|---|
| Onboarding tools komunikasi | Saat bergabung | Karyawan baru | Workshop 2 jam + self-study |
| Workshop async-first culture | Tahunan | Seluruh karyawan | Interactive workshop 1.5 jam |
| Refresh keamanan informasi | Semester | Seluruh karyawan | Online training + quiz |
| Tips & tricks tools update | Quarterly | Interested users | Email + lunch-and-learn |
| 1:1 coaching | On-demand | Struggling employees | Personalized training |
Kebijakan Terkait
- Internal Tools & Communication — Landing page semua tools
- Email Etiquette — Professional email standards
- Chat Usage Guidelines — Detailed chat etiquette
- Calendar & Meeting Policy — Meeting protocols
- Data Privacy & Protection Policy — Privacy regulations
- Information Security Policy — Security standards
Kontak
Untuk bantuan teknis terkait tools komunikasi:
it-support@divistant.com (IT Support)
people@divistant.com (People & Culture)
#it-support (BizOps Chat untuk quick issues)
Last updated 3 months ago
Was this helpful?