Anti-Bribery Policy (Kebijakan Anti-Suap)

Kebijakan ini mengatur pencegahan dan penanggulangan suap, korupsi, dan praktik tidak etis lainnya dalam organisasi kami, sesuai dengan standar ISO 37001 Anti-Bribery Management System dan peraturan anti-korupsi internasional.

Document Control

Riwayat Revisi

Filosofi CIRCCA

Curiosity — Proaktif dalam memahami risiko korupsi dan mempelajari standar anti-suap internasional terbaru. Impact — Memastikan setiap keputusan bisnis memberikan dampak positif tanpa melibatkan praktik tidak etis. Respect — Menghormati kepercayaan stakeholder dengan menjalankan bisnis secara bersih dan transparan. Courage — Berani menolak suap dan melaporkan pelanggaran meskipun ada tekanan atau konsekuensi. Commitment — Komitmen zero-tolerance terhadap suap dan korupsi dalam segala bentuk. Adaptability — Responsif terhadap perubahan regulasi anti-korupsi dan evolusi modus operandi suap.

Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk:

• Semua karyawan dan manajemen di semua level
• Direktur, supervisor, dan leadership team
• Kontraktor, vendor, dan pihak ketiga yang mewakili organisasi
• Pembelian barang dan jasa
• Transaksi dengan pemerintah dan otoritas publik
• Hubungan bisnis dengan mitra komersial
• Kegiatan sponsorship dan charitable giving

Definisi dan Konsep

Apa itu Suap (Bribery)?

Suap adalah pemberian, penawaran, atau janji nilai berharga (uang, hadiah, keuntungan) kepada siapa pun dengan tujuan mempengaruhi keputusan atau tindakan mereka dalam kapasitas resmi mereka.

Contoh Suap:

• Memberikan uang tunai kepada pejabat pemerintah untuk memperoleh izin
• Memberikan tiket pesawat bisnis kepada staf klien untuk memenangkan kontrak
• Menawarkan liburan gratis kepada anggota keluarga pembuat keputusan
• Memberikan hadiah mahal kepada pegawai publik

Siapa yang termasuk "Orang Publik" (Public Official)?

Suap kepada orang publik adalah pelanggaran yang paling serius. Orang publik mencakup:

• Pejabat pemerintah (pusat, provinsi, lokal)
• Anggota legislatif dan pemimpin politik
• Hakim, jaksa, dan pejabat peradilan
• Pejabat lembaga internasional (PBB, IMF, World Bank)
• Staf BUMN dan perusahaan yang dikendalikan pemerintah
• Anggota keluarga dan rekan bisnis dekat orang publik

Suap Komersial (Commercial Bribery)

Suap komersial adalah pemberian nilai kepada mitra bisnis dengan tujuan mempengaruhi keputusan bisnis mereka demi keuntungan yang tidak sah.

Contoh Suap Komersial:

• Memberikan komisi berlebihan kepada distributor untuk mempengaruhi pemilihan produk
• Memberikan hadiah kepada pembeli klien untuk memenangkan pesanan
• Menawarkan diskon khusus yang tidak ditawarkan kepada kompetitor

Larangan Suap

Larangan Ketat

Organisasi kami mempunyai kebijakan larangan NOL TOLERANSI terhadap:

1. Direct Bribery: Memberikan suap langsung kepada siapa pun
2. Indirect Bribery: Memberikan suap melalui perantara atau pihak ketiga
3. Facilitation Payments: Membayar untuk mempercepat atau memfasilitasi layanan yang seharusnya diberikan
4. Gifts and Hospitality: Hadiah dan keramahan yang bernilai atau frekuensi berlebihan
5. Sponsored Visits: Mensponsori kunjungan dengan tujuan mempengaruhi keputusan
6. Political Contributions: Kontribusi ke partai politik untuk pengaruh bisnis
7. Charitable Donations: Donasi amal yang sebenarnya adalah cara terselubung untuk memberikan keuntungan

Pengecualian Terbatas

Berapa jenis hadiah atau keramahan yang diizinkan dalam batasan ketat:

Hadiah yang Diizinkan:

• Nilai maksimal: IDR 500,000 per penerima per tahun
• Hanya item yang bernilai praktis atau simbolis
• Logo perusahaan atau merchandise standar
• Alat tulis atau suvenir kecil
• Tidak untuk orang publik atau decision-makers

Keramahan yang Diizinkan:

• Makan dan minum bisnis yang wajar dan proporsional
• Undangan ke acara bisnis atau networking event
• Tidak boleh sendirian dengan decision-maker
• Diizinkan untuk staf klien, bukan pembuat keputusan utama

Kategori Risiko Tinggi

Area bisnis berikut memiliki risiko korupsi tinggi:

1. Pengurusan Perizinan dan Regulasi

• Izin usaha, lingkungan, dan operasional
• Koordinasi dengan regulator
• Compliance dengan peraturan pemerintah

2. Procurement dan Vendor Management

• Pemilihan vendor dan supplier
• Tender dan negosiasi kontrak
• Pembayaran ke vendor

3. Kepabeanan dan Impor-Ekspor

• Dokumentasi bea cukai
• Audit bea cukai
• Clearance untuk barang

4. Transaksi dengan Pemerintah

• Kontrak dengan kementerian atau BUMN
• Penyediaan layanan publik
• Government relations dan advocacy

5. Joint Ventures dan Kemitraan Strategis

• Pemilihan partner bisnis
• Distribusi dan representasi
• Lisensi dan franchise

6. Akuisisi dan Merger

• Due diligence terhadap target
• Negosiasi dengan pemilik dan management
• Integrasi post-merger

Due Diligence Terhadap Mitra Bisnis

Skrining Calon Mitra

Sebelum menjalin hubungan bisnis, harus dilakukan skrining terhadap:

1. OFAC dan Sanctions Lists Check

   • Verifikasi calon mitra bukan pada daftar sanggahan (OFAC, EU, UN)
   • Pemeriksaan ulang secara berkala
   • Dokumentasi proses skrining

2. Beneficial Ownership Check

   • Identifikasi pemilik manfaat sebenarnya
   • Periksa apakah ada koneksi dengan orang publik
   • Dokumentasi struktur kepemilikan

3. Reputation and Media Check

   • Pencarian media untuk berita negatif
   • Verifikasi reputasi bisnis dan track record
   • Lakukan referensi check dengan mitra sebelumnya

4. Financial Check

   • Verifikasi stabilitas finansial
   • Periksa riwayat pembayaran dan utang
   • Konfirmasi lokasi operasi aktual

Risk Assessment

Berdasarkan hasil skrining, klasifikasikan risiko:

• Low Risk: Mitra etablished, reputasi baik, tidak ada red flags
• Medium Risk: Ada beberapa pertanyaan, perlu monitoring lebih
• High Risk: Bendera merah signifikan, perlu approval khusus
• Unacceptable Risk: Tolak kerjasama, jangan lanjutkan

Dokumentasi dan Transparansi

Pencatatan Transaksi Keuangan

Semua transaksi bisnis harus dicatat dengan jelas dan transparan:

1. Invoice dan Dokumentasi

   • Invoice harus detail dan deskriptif
   • Jelaskan layanan atau barang yang diberikan
   • Tanggal, harga, dan terms pembayaran
   • Hindari deskripsi vague seperti "consulting" atau "miscellaneous"

2. Approval Hierarchy

   • Transaksi di atas threshold harus disetujui management
   • Pembuat keputusan independen dari penerima manfaat
   • Dokumentasi approval trail

3. Bank Records

   • Transaksi melalui rekening resmi, bukan cash
   • Hindari pembayaran tunai untuk transaksi besar
   • Jangan gunakan rekening di negara offshore untuk mengelak transparansi

Komisi dan Insentif Penjualan

• Komisi harus sesuai dengan standar industri
• Basis perhitungan harus jelas dan terukur
• Tidak boleh berdasarkan "hasil" yang mencurigakan
• Dokumentasi lengkap tentang siapa yang menerima komisi
• Verifikasi komisi tidak diteruskan kepada pembuat keputusan

Tanggung Jawab dan Peran

Board dan Executive Management

• Menetapkan tone dari top tentang etika dan integritas
• Menyetujui kebijakan anti-suap
• Mengalokasikan resources untuk compliance
• Meninjau laporan dan isu pelanggaran
• Memastikan accountability untuk pelanggaran

Compliance Officer

• Mengelola program anti-suap
• Mengkomunikasikan kebijakan kepada semua pihak
• Melakukan training dan awareness
• Menerima dan menyelidiki laporan
• Melakukan due diligence vendor
• Audit dan monitoring aktivitas berisiko tinggi

Legal Department

• Memberikan advice tentang kompleks transaksi
• Review kontrak dengan vendor dan partner
• Investigasi kasus suspected bribery
• Koordinasi dengan external counsel
• Dokumentasi dan record keeping

Finance Department

• Verifikasi keakuratan dan kewajaran invoice
• Monitor pembayaran mencurigakan
• Lakukan reconciliation dan audit trail
• Terapkan approval controls
• Laporkan transaksi unusual kepada compliance

Semua Karyawan

• Kepatuhan terhadap kebijakan anti-suap
• Melaporkan dugaan pelanggaran
• Mengikuti training
• Tidak menerima hadiah atau keuntungan yang tidak sah
• Mengkonfirmasi pemahaman kebijakan secara berkala

Pelaporan dan Investigasi

Mekanisme Pelaporan

Karyawan dapat melaporkan dugaan pelanggaran melalui:

1. Direct Reporting

   • Kepada atasan langsung atau manager
   • Kepada Compliance Officer
   • Kepada Legal Department

2. Whistleblower Hotline

   • Telepon: 1800-ETHICS (1800-384427)
   • Email: whistleblower@company.com
   • Online Portal: https://whistleblower.company.com
   • Dapat dilakukan anonim

3. Third-party Reporting

   • Melalui external hotline provider
   • Tetap anonim jika diinginkan
   • Tersedia dalam berbagai bahasa

Perlindungan Whistleblower

Pelindungan penuh diberikan kepada pelapor yang bertindak dengan itikad baik:

• Non-Retaliation: Tidak ada pembalasan untuk pelaporan yang tulus
• Confidentiality: Identitas pelapor dirahasiakan sejauh mungkin
• Due Process: Investigasi yang adil dan objektif
• Feedback: Pelapor diberitahu hasil investigasi (jika possible)

Proses Investigasi

Semua laporan akan diselidiki dengan proses berikut:

1. Initial Assessment (1-3 hari)

   • Terima laporan dan dokumentasi
   • Evaluasi kredibilitas dan urgency
   • Tentukan scope investigasi

2. Investigation (5-30 hari)

   • Kumpulkan bukti dan dokumentasi
   • Interview witnesses dan pihak yang bersangkutan
   • Analisis fakta dan temuan
   • Dokumentasi lengkap investigasi

3. Findings dan Conclusion (1-2 minggu)

   • Tentukan apakah terjadi pelanggaran
   • Tentukan tingkat keparahan
   • Rekomendasi tindakan

4. Action dan Remediation

   • Implementasi tindakan disipliner
   • Perbaikan kontrol untuk mencegah rekurensi
   • Reporting kepada management dan board

Disciplinary Action

Tingkat Pelanggaran

Tergantung pada severity, pelanggaran anti-suap dapat mengakibatkan:

Minor Violations

• Pelanggaran kebijakan hadiah atau dokumentasi yang tidak lengkap
• Tindakan: Written warning, training ulang, monitoring

Serious Violations

• Pemberian hadiah berlebihan, akumulasi pelanggaran
• Tindakan: Suspension, demotion, salary reduction

Gross Violations

• Suap langsung, conspiracy, concealment
• Tindakan: Termination of employment, criminal referral

Vendor atau Pihak Ketiga

• Suap atau fraud
• Tindakan: Termination of contract, legal action, reporting ke authorities

Training dan Awareness

Mandatory Training

• All Employees: Training anti-suap minimal 1 kali per tahun
• New Hires: Training dalam 30 hari pertama
• High-Risk Functions: Training khusus untuk procurement, sales, government relations
• Management: Training advanced tentang due diligence dan detection

Training Content

• Definisi suap dan korupsi
• Peraturan dan standar internasional
• Contoh praktis dan case studies
• Mekanisme pelaporan
• Konsekuensi pelanggaran
• Scenario-based exercises

Awareness Programs

• Kampanye reguler tentang integritas
• Komunikasi dari leadership
• Newsletter compliance dan updates
• Poster dan materials di workplace
• Discussion dalam team meetings

Monitoring dan Testing

Internal Controls Testing

• Sampling transaksi untuk keakuratan dokumentasi
• Verifikasi approval trails
• Testing efektivitas vendor screening
• Review of gift and hospitality logs
• Audit trail testing untuk system controls

Risk-based Monitoring

• Fokus pada high-risk transactions
• Review transaksi dengan orang publik
• Monitor vendor baru
• Continuous monitoring dashboard

Regular Audit

• Internal audit minimal 2 kali per tahun
• External audit untuk areas tertentu
• Follow-up pada audit findings
• Trend analysis untuk risk improvement

External Commitments

Standar Internasional

Organisasi kami berkomitmen pada:

1. UNCAC (UN Convention Against Corruption)

   • Ratification and compliance dengan convention
   • Pelaporan berkala ke UNCAC

2. ISO 37001 (Anti-Bribery Management System)

   • Implementasi dan maintenance sistem
   • Sertifikasi eksternal
   • Continuous improvement

3. FCPA (US Foreign Corrupt Practices Act)

   • Compliance meski beroperasi international
   • Kontrol untuk transaksi internasional

4. Bribery Act UK dan regulasi serupa lainnya

   • Compliance dengan standar global
   • Training dan dokumentasi

Lampiran: Checklist dan Template

Anti-Bribery Compliance Checklist

Sebelum menyetujui transaksi dengan pihak ketiga:

☐ Apakah calon vendor sudah discreen di OFAC/sanctions lists?
☐ Apakah pemilik manfaat telah diidentifikasi dan diverifikasi?
☐ Apakah reputasi vendor sudah dicek melalui media dan referensi?
☐ Apakah ada koneksi dengan orang publik?
☐ Apakah harga/komisi sesuai dengan standar industri?
☐ Apakah dokumentasi jelas dan deskriptif?
☐ Apakah telah disetujui oleh level yang sesuai?
☐ Apakah transaksi tercatat dengan benar dalam sistem?

Gift dan Hospitality Log

Semua hadiah dan keramahan harus dicatat:

Tanggal: __________
Pemberikan kepada: __________
Jabatan/Perusahaan: __________
Jenis Hadiah: __________
Nilai (IDR): __________
Tujuan: __________
Approved by: __________

Effective Date

Kebijakan ini berlaku efektif mulai 20 Februari 2026 dan akan di-review pada 20 Februari 2027.

Approval

Kebijakan ini telah disetujui oleh:

• Compliance Officer: _________________
• Legal & Compliance: _________________
• Executive Management: _________________

Tanggal Persetujuan: 20 Februari 2026