Dress Code & Attendance

Mengacu pada UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, PP No. 35/2021 tentang Waktu Kerja dan Istirahat, UU Cipta Kerja 2020, serta best practices dari Society for Human Resource Management (SHRM) dan ISO 45001

Document Control

Riwayat Revisi

Filosofi & Prinsip

Penampilan dan kehadiran adalah bagian integral dari profesionalisme dan respect. Kami menerapkan standar yang menyeimbangkan kenyamanan dengan citra profesional, menghargai keberagaman budaya Indonesia, dan mendukung produktivitas tim. Nilai CIRCCA terutama Respect dan Commitment tercermin dalam bagaimana kita menampilkan diri dan menghargai waktu rekan kerja.

Koneksi dengan nilai CIRCCA:

• Respect: Menghormati budaya, keragaman, dan individu melalui penampilan yang profesional
• Commitment: Komitmen pada profesionalisme dan tepat waktu menunjukkan dedikasi terhadap pekerjaan
• Impact: Penampilan profesional memberikan dampak positif pada persepsi klien dan citra perusahaan
• Courage: Keberanian menjaga standar profesionalisme dalam semua kondisi
• Adaptability: Fleksibilitas dalam dress code untuk berbagai konteks (harian, client-facing, khusus)
• Curiosity: Kesadaran tentang tren profesional dan penampilan yang relevan di industri

Ruang Lingkup

Definisi Istilah

Pernyataan Kebijakan

Divistant menetapkan standar penampilan dan kehadiran yang menyeimbangkan kenyamanan dengan profesionalisme, menghargai keberagaman budaya Indonesia, dan mendukung produktivitas tim. Setiap karyawan diharapkan mematuhi standar dress code yang berlaku, hadir pada Morning Briefing, dan mencatatkan kehadiran mereka dengan akurat. Penampilan profesional dan kehadiran yang konsisten mencerminkan komitmen terhadap perusahaan, menunjukkan rasa hormat kepada rekan kerja dan klien, serta berkontribusi pada citra positif Divistant.

Dress Code Harian (Smart Casual)

Catatan: Aksesori harus profesional dan tidak berlebihan. Penampilan keseluruhan harus bersih, rapi, dan menunjukkan rasa hormat kepada lingkungan kerja profesional.

Dress Code Client-Facing (Business Formal)

Saat bertemu klien atau representasi resmi Divistant:

• Kemeja lengan panjang atau blus formal — warna netral atau profesional (putih, biru, krem, hitam)
• Celana atau rok bahan — warna senada atau kontras profesional dengan kemeja
• Blazer atau suit jacket recommended — terutama untuk meeting formal atau executive-level
• Sepatu formal — kulit, pantofel, atau heels profesional
• Batik formal acceptable — dengan kombinasi celana/rok dan aksesori formal

Ekspektasi: Penampilan harus rapi, representatif, dan mencerminkan profesionalisme Divistant. Hair, makeup, dan personal grooming harus terlihat profesional dan terjaga.

Dress Code Khusus

Batik Day (Jumat)

Setiap Jumat, karyawan sangat dianjurkan mengenakan pakaian batik profesional sebagai apresiasi terhadap warisan budaya Indonesia. Batik formal dengan celana/rok bahan dan aksesori profesional adalah kombinasi ideal.

Casual Friday (Jika Berlaku)

Pada hari casual Friday tertentu (jika divisi mengadakannya), tetap pertahankan standar smart casual minimum — tidak boleh lebih santai dari dress code harian.

Event Perusahaan

Pada acara atau event perusahaan, mengikuti dress code yang diumumkan sesuai tema event (formal, semi-formal, atau batik).

Work From Home (Meeting Virtual)

Saat WFH dan menghadiri meeting virtual via Google Meet:

• Minimal smart casual dari pinggang ke atas — bagian yang terlihat di kamera harus profesional
• Background profesional — setup area belakang yang clean, tidak berantakan
• Kamera ON — kehadiran visual penting untuk kolaborasi efektif
• Audio professional — hindari background noise yang mengganggu

Kehadiran (Attendance)

Kehadiran adalah fondasi disiplin dan komitmen pada rekan kerja serta klien.

Prosedur Clock-in/Clock-out:

• Semua karyawan wajib melakukan clock-in dan clock-out melalui sistem BizOps setiap hari kerja
• Clock-in mencatatkan waktu actual arrival; clock-out mencatatkan waktu actual departure
• Sistem BizOps menciptakan audit trail resmi untuk kehadiran

Jam Kerja Standar:

• Jam masuk: 08:30 WIB — karyawan harus sudah berada di kantor atau siap di lokasi kerja
• Morning Briefing: Wajib dihadiri setiap hari kerja (08:30 WIB) — event kolaborasi untuk sharing, update, dan alignment tim

WFH Employees:

• Clock-in via BizOps system (self-service)
• Join Morning Briefing via Google Meet (kamera ON, minimal smart casual dari atas pinggang)
• Tetap commit pada jam masuk dan jam kerja standar

On-site at Client Location:

• Mengikuti jam kerja klien jika applicable
• Tetap melakukan clock-in/clock-out via BizOps untuk record resmi Divistant
• Koordinasi dengan atasan tentang jam masuk yang berlaku

Keterlambatan

Keterlambatan menunjukkan kurangnya respect terhadap waktu rekan kerja dan produktivitas tim.

Definisi & Grace Period:

• Grace period: 15 menit — keterlambatan sampai pukul 08:45 masih dianggap on-time
• Lebih dari 15 menit = tercatat terlambat di sistem BizOps dan akan diproses sesuai eskalasi

Eskalasi Keterlambatan:

1. Terlambat 1-2x dalam 1 bulan → Reminder informal dari manager
2. Terlambat 3x dalam 1 bulan → Peringatan lisan (verbal warning) dari manager
3. Terlambat berulang setelah peringatan → Eskalasi ke Surat Peringatan (SP) sesuai Disciplinary Policy

Notifikasi & Transparency:

• Jika tahu akan terlambat, inform atasan langsung via BizOps Chat sebelum jam masuk (08:30)
• Jelaskan alasan keterlambatan secara singkat
• Atasan akan log notifikasi untuk transparansi
• Transparent communication tidak menghilangkan record keterlambatan, tetapi menunjukkan profesionalisme dan respect

Absen Tanpa Keterangan

Absen tanpa keterangan adalah pelanggaran serius yang menunjukkan kurangnya akuntabilitas dan dapat membahayakan operasional tim dan klien.

Definisi:

• Tidak hadir kerja tanpa pemberitahuan atau izin yang valid kepada atasan = Absen Tanpa Keterangan
• Tidak menghubungi atasan sebelum atau pada hari kejadian = Absen tanpa notifikasi

Eskalasi Absen Tanpa Keterangan:

Prosedur Darurat: Jika ada kondisi darurat (kecelakaan, sakit berat, force majeure):

• Hubungi atasan LANGSUNG via BizOps Chat atau telepon SESEGERA MUNGKIN
• Submit cuti sakit di BizOps dengan bukti medical (jika applicable)
• Atasan akan coordinate dengan HR untuk dokumentasi
• Komunikasi proaktif dapat mencegah pencatatan sebagai "absen tanpa keterangan"

Tracking Kehadiran & Monitoring

Sistem BizOps mencatat:

• Clock-in time (waktu kedatangan actual)
• Clock-out time (waktu kepergian actual)
• Total jam kerja per hari
• Status keterlambatan (on-time, grace period, late)
• Kehadiran Morning Briefing (recorded via attendance system)
• Cuti, izin, dan absence notes

Dashboard Pribadi:

• Setiap karyawan dapat melihat attendance record pribadi di BizOps portal
• Transparansi penuh untuk self-monitoring dan verifikasi akurasi
• Report bulanan dapat di-download untuk personal records

Manager Oversight:

• Manager menerima monthly attendance report untuk tim mereka
• Dashboard tim menampilkan overview kehadiran, keterlambatan, dan trends
• Manager dapat discussion 1-on-1 dengan karyawan untuk attendance issues

HR Audit:

• HR melakukan audit kehadiran per kuartal untuk quality control
• Audit mencakup verifikasi data, identifikasi pola, dan escalation review
• Hasil audit di-compile untuk reporting ke management

Dampak Disipliner & Eskalasi

Catatan Penting:

• Semua tindakan disipliner akan di-document di personnel file
• Pelanggaran multiple pada periode sama dapat di-combine untuk eskalasi lebih tinggi
• Cumulative violations sepanjang tahun dapat affect performance rating dan career progression
• Reference: Disciplinary Policy untuk detail proses investigasi dan due process

FAQ

P: Bagaimana jika saya sakit mendadak dan tidak bisa hadir? A: Hubungi atasan Anda via BizOps Chat atau telepon SESEGERA MUNGKIN sebelum jam masuk (08:30). Submit cuti sakit di BizOps dan attach bukti medical (jika ada). Komunikasi proaktif akan prevent pencatatan sebagai "absen tanpa keterangan."

P: Apakah dress code berlaku saat Work From Home (WFH)? A: Ya, dress code berlaku terutama saat meeting virtual via Google Meet. Minimal smart casual dari pinggang ke atas, background profesional, dan kamera ON.

P: Bagaimana jika sistem clock-in BizOps mengalami error atau tidak berfungsi? A: Hubungi IT Support segera dan inform atasan Anda tentang issue tersebut. HR akan melakukan koreksi manual berdasarkan investigasi. Dokumentasikan waktu actual arrival dan notifikan HR untuk adjustment.

P: Apakah Batik Day (Jumat) diwajibkan? A: Batik Day sangat dianjurkan sebagai apresiasi terhadap warisan budaya Indonesia. Tetapi tidak diwajibkan secara strict — jika Anda tidak memiliki batik professional, smart casual standar tetap acceptable.

Training & Awareness

Kebijakan Terkait

• Working Hours & Leave — Jam kerja dan kebijakan cuti
• Workplace Models & Expectations — Model kerja dan ekspektasi di berbagai lokasi
• Code of Conduct — Standar perilaku profesional
• Disciplinary Policy — Proses tindakan disipliner progresif
• Customer On-site Placement — Dress code dan protokol saat di lokasi klien
• Workplace Policy — Overview kebijakan workplace

Kontak

Penampilan profesional dan kehadiran yang konsisten mencerminkan komitmen dan integritas kita terhadap perusahaan, rekan kerja, dan klien. Mari jaga reputasi Divistant dan budaya profesional yang kami bangun bersama.