Customer On-site Placement | Panduan Penugasan di Lokasi Klien
Kebijakan komprehensif yang mengatur penugasan kerja karyawan di lokasi klien — mencakup proses seleksi, persiapan, ekspektasi perilaku, standar profesional, struktur pelaporan ganda, kepatuhan keselamatan, dan pengelolaan pengeluaran. Kebijakan ini mengacu pada UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, PP No. 35/2021 tentang Perjanjian Kerja, dan ISO 9001:2015 Klausul 8.4 (Control of Externally Provided Processes).
| Field |
Nilai |
| No. Dokumen |
POL-EMP-006 |
| Versi |
2.0 |
| Berlaku sejak |
20 Februari 2026 |
| Review berikutnya |
20 Agustus 2026 |
| Pemilik Dokumen |
People & Culture |
| Disetujui oleh |
Director |
Riwayat Revisi
| Versi |
Tanggal |
Keterangan |
Pembuat |
| 1.0 |
Februari 2026 |
Dokumen awal |
AI Audit System |
| 2.0 |
20 Februari 2026 |
Penambahan document control, standarisasi format |
AI Audit System |
Filosofi & Prinsip CIRCCA
Penugasan on-site adalah bentuk kepercayaan tertinggi — dari klien terhadap Divistant, dan dari Divistant terhadap Anda. Saat Anda bekerja di lokasi klien, Anda adalah duta perusahaan yang merepresentasikan nilai-nilai, kualitas, dan profesionalisme Divistant setiap hari.
Nilai-nilai CIRCCA yang paling relevan:
- Respect — Menghormati lingkungan kerja, budaya, dan kebijakan klien sambil tetap setia pada nilai perusahaan.
- Impact — Memberikan kontribusi nyata yang memajukan proyek dan kepuasan klien.
- Commitment — Berkomitmen penuh pada kesuksesan penugasan dan excellence dalam setiap tugas.
- Courage — Berani mengangkat masalah atau hambatan untuk solusi yang lebih baik.
Ruang Lingkup
| Aspek |
Detail |
| Berlaku untuk |
Semua karyawan Divistant yang ditugaskan ke lokasi klien, baik full-time maupun part-time |
| Cakupan |
Eligibilitas, proses nominasi & seleksi, persiapan, ekspektasi perilaku, dress code, struktur pelaporan, kepatuhan keselamatan, expense handling, komunikasi tim, handover proyek, evaluasi kinerja |
| Dasar hukum |
UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan; PP No. 35/2021 tentang Perjanjian Kerja dan Waktu Kerja; ISO 9001:2015 Klausul 8.4 |
Definisi Istilah
| Istilah |
Definisi |
| On-site Placement |
Penugasan resmi untuk bekerja di lokasi klien selama periode tertentu sesuai perjanjian dan kebutuhan proyek |
| Duta Perusahaan |
Perwakilan resmi Divistant yang merepresentasikan budaya, nilai, dan standar kualitas perusahaan |
| Dual Reporting |
Struktur pelaporan ganda: kepada atasan di Divistant (career development) dan kepada klien/PM (task execution) |
| Surat Tugas |
Dokumen formal dari Divistant yang mengotorisasi penugasan on-site dengan detail durasi, lokasi, tanggung jawab, dan dukungan |
| Pre-assignment Preparation |
Fase persiapan sebelum penugasan dimulai: orientasi, training, dan setting ekspektasi |
Pernyataan Kebijakan
Divistant menugaskan karyawan ke lokasi klien hanya setelah melalui proses seleksi yang ketat, dengan dukungan penuh perusahaan, dan dengan ekspektasi yang jelas. Karyawan yang ditugaskan bertanggung jawab menjaga profesionalisme tertinggi, mematuhi kebijakan klien, dan merepresentasikan standar excellence Divistant. Perusahaan berkomitmen memberikan dukungan logistik, keselamatan, dan career development sepanjang penugasan berlangsung.
Kriteria Eligibilitas
Untuk memenuhi syarat penugasan on-site, karyawan harus memenuhi kriteria berikut:
| Kriteria |
Detail |
| Tenure |
Minimal telah bekerja 6 bulan di Divistant |
| Performance |
Rating kinerja "Meets Expectations" atau lebih baik dalam evaluasi terakhir |
| Technical Skill |
Memiliki kompetensi teknis yang dibutuhkan untuk proyek |
| Communication |
Kemampuan komunikasi yang baik dalam bahasa kerja (Indonesia/English) |
| Compliance History |
Tidak ada catatan pelanggaran kebijakan yang serius dalam 12 bulan terakhir |
| Willingness |
Bersedia dan mampu untuk penugasan on-site (tidak ada hambatan pribadi yang signifikan) |
| Health Status |
Fit to work sesuai evaluasi kesehatan perusahaan |
Proses Penugasan On-site
Fase 1: Identifikasi & Nominasi
| Langkah |
Detail |
Penanggung Jawab |
| Identifikasi kebutuhan |
Klien atau PM mengidentifikasi kebutuhan penugasan |
Project Manager / Klien |
| Diskusi tim internal |
Divistant membahas kandidat potensial |
Atasan + People & Culture |
| Nominasi |
Nominasikan karyawan yang eligible dan willing |
People & Culture |
Fase 2: Persetujuan & Persiapan
| Langkah |
Detail |
Batas Waktu |
| Diskusi dengan karyawan |
Jelaskan detail penugasan, durasi, lokasi, expektasi |
1 minggu sebelum penugasan |
| Surat tugas formal |
Keluarkan surat tugas yang merinci semua detail |
3-5 hari sebelum penugasan |
| Pre-assignment briefing |
Orientasi tentang klien, proyek, ekspektasi, logistik |
2-3 hari sebelum penugasan |
| Setup logistik |
Akomodasi, transportasi, equipment |
Sebelum hari pertama |
Fase 3: Pelaksanaan Penugasan
Dalam periode penugasan, karyawan menjalankan tugas sesuai Surat Tugas dengan dukungan penuh dari Divistant.
Tanggung Jawab Karyawan
| Aspek |
Ekspektasi |
| Representasi |
Mewakili citra, budaya CIRCCA, dan standar excellence Divistant setiap saat |
| Kepatuhan ganda |
Mematuhi kebijakan lokasi klien (jam kerja, dress code, safety, protocols) SAMBIL tetap taat pada kebijakan Divistant |
| Kualitas kerja |
Menghasilkan output berkualitas tinggi yang memenuhi atau melampaui ekspektasi proyek |
| Komunikasi |
Menjaga komunikasi terbuka dengan atasan Divistant (minimal weekly check-in) dan PM klien |
| Keamanan informasi |
Mematuhi NDA dan protokol keamanan informasi klien |
| Laporan kemajuan |
Menyediakan update regular kepada atasan Divistant tentang progress dan challenges |
| Flexible mindset |
Adaptif terhadap perubahan proyek, prioritas, dan kebutuhan klien |
| Safety compliance |
Mengikuti semua protokol keselamatan di lokasi klien (emergency procedures, safety equipment, dll) |
Dress Code di Lokasi Klien
Dress code disesuaikan dengan lingkungan dan budaya klien. Secara umum:
| Skenario |
Standar |
| Corporate/formal environment |
Business attire (suit/blazer recommended). Follow dress code klien jika lebih ketat |
| Business casual |
Kemeja/blouse + pants/skirt rapi. Avoid t-shirts dan casual wear |
| Tech/casual environment |
Smart casual (kemeja, pants rapi). Hindari extremely casual wear |
| On-site development/operations |
Safety attire sesuai requirement klien (safety vest, closed-toe shoes, etc.) |
| Virtual/WFH days at client site |
Tetap professional — tidak boleh full casual |
Rule utama: Jika ragu, lebih formal daripada casual. Tanyakan kepada atasan atau PM klien.
Struktur Pelaporan Ganda (Dual Reporting)
Karyawan on-site memiliki dua atasan dengan peran berbeda:
| Atasan |
Fungsi |
Focus |
| Atasan di Divistant |
Career development, well-being support, HR matters, escalation point |
Long-term growth, welfare, policy compliance |
| PM/Lead di Klien |
Daily task execution, project progress, technical guidance |
Project success, delivery quality |
Klarifikasi konflik: Jika ada konflik antara kedua atasan, prioritas adalah project success (klien), tetapi escalate ke Divistant atasan untuk guidance dan support.
Kepatuhan & Safety
| Aspek |
Kewajiban |
| Safety regulations |
Mengikuti semua protokol safety klien, menggunakan personal protective equipment (PPE) jika diperlukan |
| Workplace conduct |
Tidak ada harassment, discrimination, atau pelanggaran conduct di tempat kerja klien |
| Punctuality |
Hadir tepat waktu sesuai jam kerja klien; lapor jika ada keterlambatan atau absence |
| Health & wellness |
Melaporkan jika ada masalah kesehatan yang mempengaruhi kemampuan bekerja |
| Emergency procedures |
Familiar dengan emergency exits, procedures, dan contact points di lokasi klien |
Pengelolaan Pengeluaran (Expense Handling)
| Kategori |
Ditanggung |
Prosedur |
| Transportasi ke lokasi klien |
Divistant |
Sesuai Travel & Logistics Policy |
| Akomodasi (jika diperlukan) |
Divistant |
Sesuai Travel & Logistics Policy |
| Per diem/meal allowance |
Divistant |
Harian sesuai kebijakan travel |
| Biaya project-related |
Klien/Divistant (sesuai PO) |
Koordinasi dengan PM |
| Personal expenses |
Karyawan |
Tidak diretur |
Semua reimbursement diajukan melalui BizOps dalam batas waktu yang ditentukan (maksimal 7 hari kerja setelah transaksi).
Komunikasi dengan Tim di Divistant
| Frekuensi |
Detail |
| Weekly check-in |
Konversasi dengan atasan tentang progress, challenges, dan well-being |
| Bi-weekly team sync |
Partisipasi di team meetings virtual (jika applicable) |
| Monthly 1-on-1 |
Formal review dengan atasan tentang career development dan support needs |
| Project updates |
Laporan progress sesuai framework project management |
| Ad-hoc escalation |
Komunikasi immediate jika ada masalah yang perlu resolution cepat |
Project Handover & Dokumentasi
Sebelum penugasan berakhir, karyawan harus:
| Aktivitas |
Detail |
| Knowledge transfer |
Dokumentasikan proses, decisions, dan learnings untuk tim penerus |
| Code/documentation |
Pastikan semua deliverables, code, dan dokumentasi ter-organize dengan baik |
| Transition planning |
Bantu merencanakan transisi kepada karyawan penerus atau tim klien |
| Client feedback |
Minta feedback dari PM klien untuk evaluasi kinerja |
| Final report |
Buat summary penugasan untuk arsip internal |
Evaluasi Kinerja Selama Penugasan
| Periode |
Fokus |
Peserta |
| Mid-point (50% duration) |
Check-in progress, address challenges early |
Atasan Divistant + Karyawan |
| End of assignment |
Comprehensive performance review |
Atasan Divistant + PM Klien + Karyawan |
| Post-assignment debrief |
Lessons learned, feedback, dan next steps |
Atasan Divistant + Karyawan |
Evaluasi mencakup: kualitas kerja, kolaborasi, representasi perusahaan, problem-solving, dan compliance.
Dukungan Perusahaan Selama Penugasan
| Dukungan |
Detail |
| Logistik |
Akomodasi, transportasi, per diem sesuai policy |
| Regular check-in |
Atasan menjadwalkan regular meeting untuk monitoring kesejahteraan |
| HR support |
People & Culture siap membantu dengan masalah HR atau personal |
| Technical support |
IT dan tech leads tersedia untuk dukungan teknis |
| Escalation channel |
Jika ada issue dengan klien, atasan Divistant adalah escalation point |
| Career guidance |
Atasan membantu menghubungkan learning experience pada-site dengan career development |
Training & Sosialisasi
| Program |
Frekuensi |
Target |
Tujuan |
| Client & project orientation |
Sebelum penugasan dimulai |
Semua karyawan yang ditugaskan |
Mempersiapkan karyawan tentang klien, proyek, ekspektasi, dan protokol |
| Dress code & conduct briefing |
Sebelum penugasan |
Semua karyawan |
Memastikan pemahaman standar perilaku dan appearance di lokasi klien |
| Safety induction |
Hari pertama di lokasi klien |
Semua karyawan |
Orientasi emergency procedures dan safety protocols |
| Refresher on dual reporting |
Per semester (untuk penugasan jangka panjang) |
Karyawan on-site aktif |
Memastikan clarity tentang struktur pelaporan dan expectations |
Kebijakan Terkait
Kontak & Support
| Kebutuhan |
Kontak |
Response Time |
| Pertanyaan umum tentang on-site placement |
people@divistant.com |
1-2 hari kerja |
| Masalah logistik selama penugasan |
people@divistant.com |
Same day |
| Masalah dengan klien atau project |
Atasan langsung di Divistant |
Immediate |
| Career guidance terkait penugasan |
Atasan langsung |
Dalam weekly check-in |
| Emergency atau urgent issues |
people@divistant.com (mark URGENT) |
Same day |
Catatan Penting
- Penugasan on-site adalah privilege — Dipilih dari karyawan terbaik dan merupakan kesempatan besar untuk showcase capabilities.
- Representasi perusahaan adalah tanggung jawab serius — Tindakan Anda mencerminkan Divistant di mata klien dan industri.
- Support adalah dua arah — Perusahaan berkomitmen mendukung Anda; Anda berkomitmen memberikan best work.
- Communication adalah kunci — Jangan tahan masalah; komunikasikan challenges early untuk solusi cepat.
Kebijakan ini sesuai dengan UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, PP No. 35/2021 tentang Perjanjian Kerja, dan ISO 9001:2015 Klausul 8.4 (Control of Externally Provided Processes).