Document Control
| Item |
Detail |
| No. Dokumen |
POL-ITC-002 |
| Versi |
1.2 |
| Berlaku sejak |
20 Februari 2026 |
| Review berikutnya |
20 Februari 2027 |
| Pemilik Dokumen |
HR Department |
| Disetujui oleh |
Chief People Officer |
Riwayat Revisi
| Versi |
Tanggal |
Penulis |
Perubahan |
| 1.0 |
20 Februari 2026 |
HR Team |
Dokumen awal - standarisasi format |
| 1.1 |
21 Februari 2026 |
AI Audit System |
Koreksi CIRCCA values |
| 1.2 |
21 Februari 2026 |
Claude Code |
Koreksi CIRCCA values (Impact, Courage, Adaptability) |
BizOps Chat Usage Guidelines
Merujuk pada ISO 27001:2022 (Keamanan Informasi), ISO 9001:2015 (Komunikasi Organisasi), serta Kebijakan Internal Divistant
Versi: 1.2 | Berlaku sejak: Februari 2026 | Review berikutnya: Februari 2027 | Pemilik: People & Culture
Filosofi & Prinsip CIRCCA
Curiosity — Terus belajar features dan best practices dalam BizOps Chat. Impact — Komunikasi yang efisien melalui channel terstruktur menciptakan hasil yang terukur dan value bagi tim. Respect — Menghormati fokus waktu rekan dengan etika @mention dan response time yang jelas. Courage — Berani berbagi ide dan mengambil inisiatif dalam diskusi untuk meningkatkan kolaborasi tim. Commitment — Dedikasi terhadap komunikasi yang profesional dan tepat waktu. Adaptability — Fleksibel dalam menyesuaikan penggunaan channel sesuai konteks dan kebutuhan diskusi yang dinamis.
Ruang Lingkup
| Aspek |
Keterangan |
| Berlaku untuk |
Seluruh karyawan Divistant (PKWTT, PKWT, probation, magang) |
| Cakupan |
Seluruh komunikasi melalui platform BizOps Chat |
| Pihak terkait |
Seluruh karyawan, IT Support, Management |
| Konteks |
Team collaboration, project coordination, internal announcements, quick decisions |
Definisi Istilah
| Istilah |
Definisi |
| BizOps Chat |
Platform messaging internal Divistant yang terintegrasi dengan BizOps (ERPNext) |
| Channel |
Ruang percakapan bertema untuk topik atau tim tertentu (public atau private) |
| Thread |
Sub-percakapan di dalam channel untuk menjaga diskusi terorganisir dan on-topic |
| @mention |
Tag nama pengguna (@nama) untuk menarik perhatian spesifik |
| @here |
Notifikasi ke semua anggota channel yang sedang online |
| @channel |
Notifikasi ke SEMUA anggota channel (termasuk offline) |
| ERP Integration |
Koneksi otomatis antara BizOps Chat dan BizOps untuk notifikasi workflow |
| Emoji reaction |
Lightweight acknowledgment atau response menggunakan emoji |
| Message archival |
Penyimpanan message history sesuai data retention policy |
Pernyataan Kebijakan
BizOps Chat adalah platform messaging internal resmi Divistant yang terintegrasi dengan BizOps untuk kolaborasi efisien. Seluruh karyawan wajib menggunakan BizOps Chat sesuai panduan channel, etika komunikasi, dan kebijakan keamanan informasi yang ditetapkan. BizOps Chat menggantikan platform messaging informal untuk komunikasi internal terkait pekerjaan dan memastikan semua diskusi penting terdokumentasi.
Channel Directory & Purpose
Official Company Channels
| Channel |
Tujuan |
Peserta |
Type |
#general |
Diskusi seluruh perusahaan, pengumuman |
Semua karyawan |
Public |
#announcements |
Pengumuman resmi (read-only) |
Semua karyawan |
Public (RO) |
#hr-announcements |
Kebijakan & update HR, peraturan baru |
Semua karyawan |
Public (RO) |
#random |
Diskusi non-kerja, santai, informal |
Semua karyawan |
Public |
#kudos |
Peer recognition dan appreciation |
Semua karyawan |
Public |
#wins |
Rayakan pencapaian tim & individual |
Semua karyawan |
Public |
Departement/Team Channels
| Channel |
Tujuan |
Peserta |
Ownership |
#engineering |
Diskusi teknis, code review, deployment |
Tim Engineering |
Tech Lead |
#sales |
Pipeline, deals, customer updates |
Tim Sales |
Sales Head |
#finance |
Budget, invoicing, financial updates |
Tim Finance |
Finance Head |
#operations |
Operations coordination, processes |
Tim Operations |
Ops Head |
#design |
Design reviews, system updates |
Tim Design |
Design Lead |
#marketing |
Campaign coordination, content |
Tim Marketing |
Marketing Head |
Function/Project Channels
| Channel |
Tujuan |
Peserta |
Approval |
#project-updates |
Major milestone updates, deliverables |
PM, stakeholders |
Project Owner |
#it-support |
IT support requests, troubleshooting |
Semua (as needed) |
IT Help Desk |
#product-feedback |
Feature suggestions, user feedback |
Semua karyawan |
Product Owner |
#proc-[name] |
Temp project channels per project |
Project team |
IT approves |
Culture & Connection Channels
| Channel |
Tujuan |
Peserta |
Tone |
#learning |
Resource sharing, training, development |
Semua karyawan |
Educational |
#birthday-celebrations |
Employee birthdays, milestones |
Semua karyawan |
Celebratory |
#work-anniversary |
Celebrate tenure milestones |
Semua karyawan |
Recognition |
Panduan Kapan Gunakan BizOps Chat
| Jenis Komunikasi |
BizOps Chat |
Email |
Meeting |
Drive Doc |
| Pertanyaan cepat |
Yes |
No |
No |
No |
| Diskusi tim real-time |
Yes |
No |
Maybe |
No |
| Kolaborasi dokumen |
No |
No |
No |
Yes |
| Komunikasi formal eksternal |
No |
Yes |
No |
No |
| Dokumentasi keputusan penting |
BizOps + Email/Wiki |
Yes |
No |
Yes (mirror) |
| Update panjang one-way |
Email atau Loom |
Yes |
No |
No |
| File sharing |
Chat (link) |
Email (link) |
No |
Yes (native) |
| Formal request/approval |
BizOps workflow |
No |
No |
No |
Response Time Expectations
| Jenis |
Ekspektasi Respons |
Catatan |
Kondisi |
| Direct Messages (DM) |
Dalam 2 jam |
Urgent/personal message |
Jam kerja reguler |
| @mention di channel |
Dalam 4 jam |
Pertanyaan spesifik |
Jam kerja reguler |
| Post di channel umum |
Dalam 24 jam |
FYI atau diskusi general |
Business hours |
| Thread reply |
Dalam 24 jam |
Continuation of discussion |
As relevant |
#announcements |
Read-only, no response needed |
Information distribution |
N/A |
Acknowledgment: Jika tidak bisa respond substantif dalam target waktu, minimal berikan emoji reaction atau quick note: "Thanks, reviewing—back to you by [time]."
@Mention Etiquette
| Tag |
Penggunaan |
Frequency |
Best Practice |
| @person |
Pertanyaan/info spesifik untuk orang tersebut |
Normal |
Direct, clear, relevant |
| @here |
Notifikasi urgent ke yang online sekarang |
Sparingly |
Truly time-sensitive |
| @channel |
Notifikasi SEMUA member (termasuk offline) |
Very sparingly |
Critical urgent only |
| @everyone |
Mention entire organization |
Extremely rare |
Company-wide emergency |
Guidelines:
- Hindari @mention orang di luar jam kerja mereka
- Gunakan @here/@channel hanya untuk truly urgent items
- Untuk pertanyaan umum, post tanpa mention dan tunggu volunteer answer
- Saat @mention multiple people, gunakan "@person1 @person2" bukan @everyone
Best Practices dalam BizOps Chat
1. Gunakan Thread untuk Diskusi
| Aturan |
Alasan |
Contoh |
| Reply di thread untuk 2+ balasan |
Menjaga channel tetap rapi, topik terorganisir |
Technical discussion dalam #engineering |
| Main channel untuk topik baru |
Visibility untuk semua |
"We should discuss Q2 budgeting" |
| Thread saat diskusi berkembang |
Reduce noise, follow discussions |
Sub-discussion dalam main topic |
2. Set Status yang Akurat
| Status |
Kapan |
Effect |
| Online |
Working normally |
Normal notification delivery |
| Away |
Away from desk temporarily |
People know not to expect immediate response |
| Focus time / DND |
Deep work blocks |
Disable notifications, signal unavailable |
| In a meeting |
During video calls |
Auto-set via Google Calendar |
| Custom |
Specific availability |
"On client call until 3pm", "Offline Friday" |
3. File Sharing Standards
| Best Practice |
Implementasi |
Avoid |
| Share Google Drive link |
Accessible, version control, comments |
Don't attach file untuk docs |
| Add context/description |
Jelaskan apa file dan why |
Orphaned links tanpa context |
| Use descriptive names |
File names clear dan dated |
"Document (1).pdf" |
| Mark confidential jika perlu |
Tag sensitive files |
Sharing PII tanpa restriction |
| Format |
Syntax |
Use Case |
| Bold |
**text** |
Emphasis, important points |
| Italic |
_text_ atau *text* |
Soft emphasis |
`Code` |
`code snippet` |
Code references, terminal commands |
| Blockquote |
> text |
Quote atau highlight message |
| Bullet list |
- item per line |
Multiple items, clarity |
5. Channel Naming Convention
| Pattern |
Contoh |
Tujuan |
#[team] |
#engineering, #sales |
Department channels |
#proj-[name] |
#proj-alpha, #proj-beta |
Project-specific channels |
#temp-[topic] |
#temp-hiring, #temp-event |
Temporary/seasonal channels |
#[function] |
#support, #learning, #kudos |
Function-based channels |
Requesting new channel: DM IT atau post di #it-support dengan justification
ERP Integration Alerts
BizOps Chat terintegrasi dengan BizOps untuk notifikasi otomatis workflow:
Automated Notifications
| Event |
Channel |
When |
Example |
| New support ticket |
#it-support |
Real-time |
"New issue: Email not working" |
| Leave approval needed |
Manager (DM) |
When submitted |
"Ahmed's leave request awaiting approval" |
| Task assigned |
#project-updates |
Real-time |
"Task: Code review—assigned to Sarah" |
| Project milestone |
#project-updates |
At completion |
"ProjectAlpha: Phase 1 delivered" |
| Document needs approval |
Relevant channel |
When submitted |
"Proposal ready for review" |
Scheduled Bots & Reminders
| Bot |
Jadwal |
Channel |
Function |
| Daily Standup |
Senin-Jumat 08:00 |
#engineering |
Reminder untuk daily standup |
| Birthday Bot |
Setiap hari 08:00 |
#general |
Celebrate team member birthdays |
| Weekly Summary |
Senin 08:30 |
#general |
Week-in-review digest |
| Timesheet Reminder |
Jumat 15:00 |
#engineering |
Reminder to log hours |
Do's and Don'ts dalam BizOps Chat
| Do's |
Don'ts |
| Check channel description sebelum posting |
Jangan share password atau secrets |
| Gunakan search sebelum bertanya |
Jangan gunakan @channel tanpa alasan |
| Pesan ringkas dan clear |
Jangan ignore direct messages |
| Acknowledge dengan emoji reactions |
Jangan share confidential client info publik |
| Dokumentasikan keputusan penting |
Jangan lakukan diskusi sensitif publik |
| Use threads untuk diskusi panjang |
Jangan post 1-on-1 private topics di public channel |
| Proofread sebelum send |
Jangan spam atau excessive tagging |
| Report inappropriate conduct |
Jangan share personal data tanpa persetujuan |
Privacy, Security & Data Retention
Data Retention Periods
Sesuai BizOps Chat Data Retention Policy:
| Data Type |
Retensi Aktif |
Archive |
Total |
| Direct Messages |
2 tahun |
3 tahun additional |
5 tahun |
| Public Channel Messages |
3 tahun |
4 tahun additional |
7 tahun |
| Private Channel Messages |
2 tahun |
3 tahun additional |
5 tahun |
| File Attachments |
1 tahun |
2 tahun additional |
3 tahun |
| Aturan |
Keterangan |
Contoh Violation |
| Jangan share password |
Via chat atau private |
"DB password: xyz123" |
| Private channel untuk sensitif |
Gunakan untuk confidential discussions |
Salary discussion dalam public channel |
| Admin access |
Only admins dapat access all messages |
Authorized compliance/legal review |
| Report suspicious |
Phishing, unauthorized access |
"Suspicious link from unknown sender" |
Training & Awareness
| Aktivitas |
Frekuensi |
Sasaran |
Format |
Owner |
| Onboarding BizOps Chat |
Saat bergabung |
Karyawan baru |
30-min workshop |
HR + IT |
| Channel etiquette training |
Semester |
Semua karyawan |
Email + video |
HR |
| Features & productivity tips |
Quarterly |
All users |
Lunch-and-learn |
IT |
| Advanced features workshop |
Annual |
Interested power-users |
1-hour workshop |
IT |
| Data retention training |
Annual |
All users |
Online training + quiz |
IT Security |
Kebijakan Terkait
Kontak
Bantuan teknis dan pertanyaan tentang BizOps Chat:
📧 it-support@divistant.com (IT Support — technical issues)
📧 people@divistant.com (People & Culture — conduct questions)
💬 #it-support (BizOps Chat untuk quick help)
🔒 compliance@divistant.com (Data privacy/security questions)