Remote Work Policy

Mengacu pada UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan, UU No. 11/2020 tentang Cipta Kerja, PP No. 35/2021 tentang Perjanjian Kerja dan Waktu Kerja, serta standar keamanan informasi ISO 27001:2022 dan ISO 45001:2018 untuk occupational health and safety

Document Control

Riwayat Revisi

Filosofi & Prinsip

Kerja jarak jauh di Divistant adalah sebuah hak istimewa (privilege) yang diberikan berdasarkan peran, senioritas, dan pertimbangan bisnis bukan kebijakan standar untuk semua karyawan. Kami memberikan fleksibilitas ini kepada individu yang telah menunjukkan tingkat kemandirian tinggi, akuntabilitas, disiplin diri yang konsisten, dan pemahaman mendalam tentang peran mereka.

Koneksi dengan nilai CIRCCA:

• Commitment: Komitmen untuk tetap produktif, terukur, dan akuntabel di mana pun bekerja, dengan output yang konsisten berkualitas tinggi
• Adaptability: Kemampuan beradaptasi dengan berbagai cara kerja, tools kolaborasi, dan kondisi yang dinamis
• Impact: Fokus pada dampak dan hasil kerja (outcome) daripada kehadiran fisik, dengan kontribusi nyata terhadap kesuksesan tim dan perusahaan
• Respect: Menghormati keseimbangan hidup kerja pribadi melalui fleksibilitas yang bertanggung jawab
• Courage: Keberanian untuk self-manage dan independent decision-making dalam lingkungan yang minimal supervision
• Curiosity: Terus belajar tentang best practices remote work, tools, dan cara meningkatkan produktivitas jarak jauh

Ruang Lingkup

Definisi Istilah

Pernyataan Kebijakan

Remote work adalah privilege, bukan hak fundamental. Divistant menetapkan WFO (Work From Office) sebagai model standar untuk semua karyawan. WFH diberikan atas dasar kelayakan individual, nature pekerjaan yang memungkinkan remote, dan kebutuhan bisnis yang disetujui oleh leadership.

Prinsip Utama:

• Remote work adalah kepercayaan yang diberikan berdasarkan proven track record, maturity, dan akuntabilitas
• Perusahaan berhak mencabut akses WFH jika performance menurun, security protocols dilanggar, atau ekspektasi tidak terpenuhi
• Sama-sama bertanggung jawab atas produktivitas, security, dan hasil kerja berkualitas tinggi, regardless of lokasi

Kelayakan WFH

WFH Permanen (Role-based)

Kriteria Kelayakan:

• Minimum 12 bulan tenure di perusahaan
• Performance rating "Meets Expectations" atau lebih tinggi (dari last review)
• Role yang memungkinkan remote — pekerjaan tidak membutuhkan kehadiran fisik wajib (misal: tidak on-site client facing, tidak front desk, tidak operational on-site)
• Approval dari Director atau leadership (bukan hanya manager)

Proses: Pengajuan WFH permanen biasanya dilakukan saat performance review atau career conversation dengan manager. Manager mendiskusikan dengan HR dan leadership untuk final approval.

WFH Kondisional (Temporary)

Kriteria Kelayakan:

• Minimum 3 bulan tenure (relatif lebih flexible untuk kondisional vs permanent)
• Alasan valid, termasuk:
  • Sakit ringan (bukan bed rest, mampu bekerja produktif)
  • Urusan keluarga urgent (perawatan orang tua, anak sakit, emergency)
  • Kondisi force majeure (bencana alam, pandemic, transportation issue)
  • Renovasi rumah atau kondisi extraordinary lainnya
• Approval dari Manager + HR untuk setiap request
• Maximum 5 hari per bulan (kecuali kondisi khusus di-approve leadership)

Proses: Karyawan submit request via BizOps dengan alasan dan durasi estimasi. Manager dan HR review dan approve/reject sesuai kriteria.

Tidak Eligible untuk WFH

• Karyawan dalam masa probation (min 3-6 bulan, sesuai policy)
• Karyawan dengan SP (Surat Peringatan) aktif — indicasi performance atau conduct issue
• Role yang membutuhkan kehadiran fisik — front desk, on-site client operations, warehouse, training delivery on-site
• Karyawan dengan attendance issue atau discipline record recent

Jenis Remote Work

Ekspektasi Selama WFH

Kehadiran & Responsiveness

• Available selama Core Hours (09:00-16:00 WIB) — wajib responsif terhadap komunikasi, meeting, dan request dari tim
• Clock-in/Clock-out via BizOps setiap hari — pencatatan resmi kehadiran dan jam kerja
• Join Morning Briefing via Google Meet — kamera ON, full participation (jika applicable untuk tim)

Komunikasi & Collaboration

• Responsif di BizOps Chat — max 15 menit response time selama core hours untuk urgent/important messages
• Update daily progress di BizOps Project — log deliverables, blockers, dan status setiap hari
• Proaktif dalam komunikasi — jangan tunggu ditanya, share updates dan inform manager tentang progress

Work Environment & Setup

• Dedicated workspace yang kondusif — area khusus untuk bekerja, bukan cafe/tempat umum (especially untuk pekerjaan confidential)
• Workspace harus ergonomic — meja, kursi, lighting yang mendukung kesehatan dan produktivitas
• Background profesional saat video call — setup area belakang yang clean, professional, dan tidak mengganggu
• Internet stabil min 10 Mbps — untuk seamless communication dan system access

Profesionalisme

• Dress code smart casual minimum — bahkan saat WFH, penampilan professional dari pinggang ke atas untuk meetings
• Maintain productivity standards — KPI, deliverables, dan quality standards sama dengan WFO employees
• Professional conduct — respect meeting time, maintain work-life boundaries, avoid multitasking saat meeting

Keamanan Informasi

Keamanan data adalah tanggung jawab bersama dan non-negotiable. Pelanggaran security dapat result dalam termination of employment.

VPN & Network Security

• Wajib menggunakan VPN saat mengakses sistem perusahaan dari lokasi remote
• Tidak bekerja menggunakan WiFi publik tanpa VPN — larangan strict untuk system access
• Jika perlu akses urgent dan tidak ada VPN, hubungi IT Support sebelum proceed

Device & Data Protection

• Laptop harus di-lock saat ditinggalkan, bahkan di rumah sendiri
• Tidak boleh share screen yang menampilkan data sensitif di tempat umum
• Dokumen fisik confidential tidak boleh dibawa keluar kantor tanpa izin tertulis dari manager
• Password dan credentials tidak boleh di-share, write down, atau stored di tempat visible

Incident Response

• Report security incident ASAP ke IT Support (jangan delay/tunggu hari berikutnya)
• Include: apa yang terjadi, kapan, devices/systems affected, data yang potentially compromised
• IT Support akan investigate dan escalate ke leadership jika necessary

Compliance

• Comply dengan Information Security Policy — full version ada di Information Security Policy
• Comply dengan NDA & confidentiality agreements — signed saat onboarding
• Annual security training — semua WFH employees harus complete cybersecurity training per tahun

Equipment & Teknologi

Apa yang Disediakan Perusahaan

Apa yang Menjadi Tanggung Jawab Karyawan

Internet Allowance

• WFH Permanen: Rp 150.000/bulan — allowance untuk internet biaya
• WFH Kondisional: Case-by-case — jika recurring, dapat discuss dengan HR
• Hybrid: No allowance — karena sebagian WFO (kantor ada WiFi)

Equipment Issues & Maintenance

• Laptop rusak atau error → Report ke IT Support ASAP
• Jangan perbaiki sendiri atau bawa ke service center personal
• IT akan coordinate dengan vendor untuk repair/replacement
• Kerusakan karena neglect atau misuse dapat di-charge ke karyawan

Komunikasi & Kolaborasi

Primary Communication Channels

Communication Best Practices

• Over-communicate lebih baik daripada under-communicate — lebih baik terlalu detail daripada missing info
• Proaktif sharing updates — jangan wait untuk ditanya, share progress 1-2x per hari
• Set status availability di BizOps Chat — "Available", "In Meeting", "Lunch Break", "Offline"
• Respect core hours boundary — response time tighter during 09:00-16:00, lebih relaxed di luar jam
• Use threads di BizOps Chat untuk organized conversation
• Be mindful timezone — jika ada timezone difference dengan tim, schedule meeting yang fair

Monitoring & Evaluasi

Daily Tracking

• Clock-in/Clock-out via BizOps — automatic recording waktu masuk dan keluar
• Daily status log — karyawan log deliverables dan progress di BizOps Project
• Availability in BizOps Chat — response time dan participation di team channels

Weekly Check-in

• 1-on-1 dengan manager — min 1x per minggu (30 mins), discuss progress, blockers, support needs
• Sync dengan team — standup meeting atau team sync (schedule bersama)

Monthly Review

• Attendance & productivity review — manager check attendance records, KPI progress
• Performance discussion — discuss achievements, challenges, skill development needs
• Feedback & coaching — manager provide constructive feedback dan guidance

Per 6 Bulan: Kelayakan Evaluation

• Review continued eligibility untuk WFH permanen — apakah karyawan masih meet criteria
• Performance metrics — KPI on track, deliverables quality, collaboration level
• Manager assessment — manager provide feedback tentang suitability untuk continued WFH
• Decision — approve continuation, adjust (hybrid), atau request return-to-office

Performance Standards

• KPI sama dengan WFO employees — no lower expectations untuk WFH
• Deliverables quality — sama tingginya atau lebih tinggi (prove yourself deserving privilege)
• Collaboration & teamwork — active participation, responsive, supportive terhadap tim
• Attendance & punctuality — clock-in on time, join meetings on time, reliable

Return-to-Office (If Performance Issues)

• Manager dapat request return-to-office dengan notice 2 minggu jika:
  • Performance menurun signifikan
  • Attendance atau responsiveness issue
  • Collaboration atau teamwork problem
  • Security incident
• Karyawan berhak discuss alasan dan negotiate before return (due process)

Training & Awareness

Kebijakan Terkait

• Workplace Models & Expectations — Overview model kerja (WFO, on-site, WFH)
• Working Hours & Leave — Jam kerja yang berlaku untuk WFH
• Dress Code & Attendance — Pencatatan kehadiran (clock-in/out) saat WFH
• Code of Conduct — Standar perilaku dan etika professional
• Information Security Policy — Kebijakan keamanan informasi detail
• Health, Safety & Wellbeing — Ergonomi dan wellness untuk WFH

Kontak

Closing Statement

Fleksibilitas adalah privilege yang dibangun di atas kepercayaan, akuntabilitas, dan hasil kerja yang konsisten berkualitas tinggi. Karyawan yang diberikan akses WFH memiliki tanggung jawab besar untuk membuktikan bahwa mereka mampu self-manage, maintain productivity, menjaga security, dan contribute kepada kesuksesan tim meskipun bekerja dari jarak jauh.

Tunjukkan bahwa kamu layak mendapatkan privilege ini melalui:

• Produktivitas dan kualitas output yang uncompromised
• Komunikasi yang proaktif dan transparansi penuh
• Kepatuhan ketat terhadap protokol keamanan
• Kolaborasi aktif dengan tim
• Disiplin diri dan akuntabilitas tinggi

Remote work bukan permission untuk relaks, tetapi kesempatan untuk showcase independence, maturity, dan professionalism di level yang lebih tinggi.