Reimbursement Policy | Kebijakan Pengembalian Biaya

Kebijakan lengkap yang mengatur proses pengajuan, persetujuan, dan pengembalian biaya (reimbursement) untuk karyawan Divistant yang mengeluarkan biaya untuk keperluan bisnis. Mencakup kategori biaya yang dapat diretur, prosedur pengajuan via BizOps, dokumentasi wajib, approval workflow, timeline pembayaran, dan consequences dari pelanggaran. Kebijakan ini mengacu pada UU No. 13/2003 tentang Ketenagakerjaan dan Peraturan Perpajakan Indonesia terkait perlakuan pajak biaya perjalanan dan representasi.

Document Control

Riwayat Revisi

Filosofi CIRCCA

Kebijakan Reimbursement Divistant dibangun atas dasar nilai-nilai perusahaan CIRCCA:

Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk:

Definisi Istilah

• Reimbursement (Pengembalian Biaya): Proses pembayaran kembali kepada karyawan atas pengeluaran uang pribadi yang dikeluarkan untuk keperluan bisnis Divistant.

• Out-of-Pocket Expense (Pengeluaran dari Kantong): Biaya yang dibayar langsung oleh karyawan dari dompet/rekening pribadi tanpa menggunakan dana perusahaan.

• Bukti Pengeluaran (Receipt/Invoice): Dokumen asli atau salinan autentik (struk, invoice, kwitansi) yang membuktikan terjadinya transaksi, meliputi: tanggal, nama vendor, jumlah, dan deskripsi barang/jasa.

• Approval Workflow: Proses persetujuan bertingkat mulai dari manager langsung, director, hingga finance verification.

• Cut-off Date (Tanggal Batas): Batas maksimal 14 hari kalender sejak tanggal pengeluaran untuk mengajukan reimbursement claim.

Pernyataan Kebijakan

Divistant berkomitmen untuk mengembalikan biaya legitimate yang dikeluarkan karyawan untuk keperluan operasional bisnis. Reimbursement adalah bentuk apresiasi perusahaan terhadap kepatuhan karyawan dalam menjalankan tugas bisnis. Semua pengajuan reimbursement harus memenuhi kriteria kelayakan, didukung dokumentasi lengkap, dan melalui approval workflow yang berlaku.

Kategori Biaya yang Dapat Di-reimburse

Catatan: Batas maksimum dapat disesuaikan berdasarkan situasi khusus dengan persetujuan Director.

Biaya yang TIDAK Dapat Di-reimburse

Pengeluaran berikut TIDAK akan disetujui untuk reimbursement:

• Pengeluaran pribadi (makan malam pribadi, hadiah pribadi, spa, gym)
• Minuman beralkohol dan rokok
• Denda, tilang, atau pelanggaran hukum
• Upgrade tanpa persetujuan (kelas pesawat, hotel bintang lima tanpa approval)
• Pengeluaran yang sudah tercakup dalam allowance atau tunjangan tetap
• Biaya yang tidak didukung bukti autentik atau dokumentasi lengkap
• Pengeluaran dari karyawan yang tidak aktif atau dalam status cuti tak berbayar
• Biaya yang sudah melewati cut-off date (> 14 hari)
• Pengeluaran untuk pihak ketiga tanpa kontrak formal
• Biaya yang mencurigakan atau tidak ada dokumentasi jelas

Prosedur Pengajuan

Langkah-Langkah Pengajuan:

1. Kumpulkan Bukti Pengeluaran

   • Kumpulkan struk/invoice asli atau scan berkualitas tinggi
   • Pastikan bukti mencakup: tanggal, nama vendor, jumlah, deskripsi item
   • Jika ada bukti digital (screenshot aplikasi), simpan dengan jelas

2. Submit via BizOps Expense Claim

   • Akses BizOps > HR Module > Expense Claim > + New
   • Pilih Expense Type sesuai kategori pengeluaran
   • Isi detail: tanggal, amount, deskripsi, dan cost center
   • Upload bukti pengeluaran di bagian attachment
   • Klik Save lalu Submit untuk mengirim ke approval workflow
   • Status akan berubah dari Draft → Unpaid → Paid setelah diproses Finance

3. Lampirkan Foto/Scan Bukti

   • Upload file bukti pengeluaran (PDF, JPG, PNG)
   • Untuk multiple expenses, gunakan satu dokumen PDF atau zip file
   • Ukuran file maksimal 5MB per attachment

4. Approval oleh Atasan Langsung atau Director

   • Untuk amount < Rp 500.000: Disetujui oleh Manager langsung
   • Untuk amount ≥ Rp 500.000: Disetujui oleh Director
   • Atasan akan menerima notifikasi BizOps untuk review

5. Verifikasi oleh Finance

   • Finance Department melakukan cross-check dokumentasi
   • Memastikan kategori biaya sesuai kebijakan
   • Memverifikasi total amount dan compliance

6. Pembayaran

   • Reimbursement dibayarkan bersamaan dengan gaji bulan berikutnya
   • Via bank transfer ke rekening karyawan yang terdaftar
   • Notifikasi pembayaran dikirim via email

Batas Waktu Pengajuan

Maksimal pengajuan reimbursement: 14 hari kalender setelah pengeluaran.

• Contoh: Pengeluaran pada 1 Februari harus diajukan paling lambat 15 Februari
• Pengajuan yang melampaui batas waktu TIDAK AKAN DIPROSES
• Pengecualian hanya untuk situasi force majeur dengan approval Director
• Karyawan yang akan keluar dari perusahaan harus mengajukan semua reimbursement sebelum hari terakhir bekerja

Dokumentasi Wajib

Setiap pengajuan reimbursement HARUS dilengkapi dengan:

Catatan: Dokumen yang tidak lengkap akan dikembalikan untuk dilengkapi dan reset timeline processing.

Approval Matrix

SLA dimulai sejak dokumen diterima lengkap oleh approver. Jika ada keterlambatan approval, escalate ke Finance Department.

Training & Sosialisasi

Divistant berkomitmen untuk memastikan semua karyawan memahami kebijakan reimbursement melalui program training:

Kebijakan Terkait

Kebijakan reimbursement ini terintegrasi dengan kebijakan perusahaan lainnya:

• Travel & Logistics Policy - Mengatur perjalanan dinas dan akomodasi
• Compensation & Benefits Overview - Detail tentang gaji, allowance, dan benefit karyawan
• Asset Provisioning - Kebijakan penyediaan aset dan equipment kerja

Kontak & Support

Untuk pertanyaan, klarifikasi, atau reports terkait reimbursement:

Finance Department: finance@divistant.com

• Handling: Verifikasi claim, proses pembayaran, audit dokumentasi
• Response time: 1-2 hari kerja

People & Culture: people@divistant.com

• Handling: Policy interpretation, dispute resolution, training request
• Response time: 1-2 hari kerja

Emergency contact: Jika ada situasi urgent, hubungi langsung manager atau Director.

Kebijakan ini berlaku efektif mulai 20 Februari 2026. Setiap karyawan Divistant berkewajiban memahami dan mematuhi kebijakan ini. Pelanggaran kebijakan dapat berakibat pada disciplinary action sesuai dengan Peraturan Tata Tertib Perusahaan.