Effort Estimation
Panduan untuk mengestimasi effort, timeline, dan biaya proyek secara akurat dan transparan. Estimasi yang baik adalah fondasi proposal yang kredibel. Diselaraskan dengan ISO 9001:2015 (Klausul 8.2.3 — Review of Requirements) dan ISO 31000:2018 (Risk-Based Estimation).
Kapan & Untuk Siapa
| Aspek | Keterangan |
|---|---|
| Kapan dibaca | Setelah Solution Design selesai, sebelum Proposal Writing |
| Untuk siapa | Pre-Sales Consultant, Solution Architect, Project Manager (untuk validasi) |
| Prasyarat | Solution Architecture Document tersedia, requirements list dengan prioritas MoSCoW |
Tujuan & Outcome
| Tujuan | Outcome |
|---|---|
| Menghasilkan estimasi effort yang realistis dan defensible | Effort Estimation Sheet (man-days per komponen) |
| Menyediakan basis pricing untuk proposal | Cost breakdown yang transparan |
| Mengidentifikasi risiko estimasi dan contingency yang tepat | Risk-adjusted estimate dengan buffer |
| Memastikan alignment antara scope, timeline, dan budget | Timeline yang feasible |
Definisi Istilah
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Man-Day (MD) | 1 orang bekerja 1 hari penuh (8 jam produktif) |
| Man-Month (MM) | 1 orang bekerja 1 bulan (22 hari kerja = 22 MD) |
| T-Shirt Sizing | Estimasi kasar menggunakan ukuran S/M/L/XL untuk quick assessment |
| WBS | Work Breakdown Structure — dekomposisi pekerjaan menjadi komponen terukur |
| Contingency | Buffer tambahan untuk mengantisipasi ketidakpastian (biasanya 10-20%) |
| Three-Point Estimate | Estimasi menggunakan Optimistic, Most Likely, dan Pessimistic |
Prinsip Estimasi Divistant
| # | Prinsip | Penjelasan |
|---|---|---|
| 1 | Evidence-based | Gunakan data dari proyek serupa (historical data), bukan tebakan |
| 2 | Transparent | Jelaskan asumsi, metode, dan risiko di balik setiap angka |
| 3 | Buffer-aware | Sertakan contingency yang realistis, jangan hide buffer |
| 4 | Peer-reviewed | Selalu validasi estimasi dengan SME atau kolega berpengalaman |
| 5 | Scope-linked | Setiap line item estimasi harus traceable ke requirement |
Metode Estimasi
Level 1: T-Shirt Sizing (Quick Assessment)
Digunakan saat tahap awal (Qualification, early Discovery) untuk memberikan range kasar.
| Size | Effort Range | Duration | Budget Range (IDR) | Kapan Digunakan |
|---|---|---|---|---|
| XS | 1-5 MD | 1-2 minggu | < 50 juta | Quick fix, minor enhancement |
| S | 5-20 MD | 2-4 minggu | 50-150 juta | Fitur tunggal, integrasi sederhana |
| M | 20-60 MD | 1-3 bulan | 150-500 juta | Modul/aplikasi kecil |
| L | 60-150 MD | 3-6 bulan | 500 juta - 1.5 miliar | Proyek multi-modul |
| XL | 150+ MD | 6+ bulan | > 1.5 miliar | Proyek enterprise, transformasi |
Akurasi: ±50% — hanya untuk indikasi awal, bukan untuk proposal.
Level 2: WBS-Based Estimation (Proposal-Grade)
Digunakan untuk proposal dan quotation. Estimasi per komponen berdasarkan Solution Design.
Template WBS Estimation:
| # | Komponen/Modul | Fase | Effort (MD) | Asumsi | Risk Factor |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Discovery & Analysis | ||||
| 1.1 | Requirement deep-dive | Analysis | 3-5 | Requirements sudah MoSCoW | Low |
| 1.2 | Technical assessment | Analysis | 2-3 | Akses ke IT team tersedia | Medium |
| 2 | Design | ||||
| 2.1 | Architecture design | Design | 3-5 | Standard stack | Low |
| 2.2 | UI/UX design | Design | 5-10 | Maks 10 screens | Medium |
| 3 | Development | ||||
| 3.1 | Module A | Development | 10-15 | Standard CRUD + business logic | Medium |
| 3.2 | Module B | Development | 8-12 | API integration tersedia | Medium |
| 3.3 | Integration | Development | 5-8 | REST API, documented | Medium-High |
| 4 | Testing & QA | ||||
| 4.1 | Unit & integration test | Testing | % of dev | 20-30% of development effort | Low |
| 4.2 | UAT support | Testing | 3-5 | Klien melakukan UAT, kita support | Medium |
| 5 | Deployment & Go-live | ||||
| 5.1 | Environment setup | Deployment | 2-3 | Cloud-based | Low |
| 5.2 | Data migration | Deployment | 3-8 | Tergantung volume dan complexity | High |
| 5.3 | Go-live support | Deployment | 3-5 | 1 minggu hypercare | Low |
| 6 | Project Management | ||||
| 6.1 | PM overhead | Cross-cutting | % of total | 10-15% of total effort | Low |
| 7 | Contingency | ||||
| 7.1 | Buffer | Cross-cutting | % of total | 10-20% berdasarkan risk level | — |
| TOTAL | ___ |
Akurasi: ±20-25% — cukup untuk proposal.
Level 3: Three-Point Estimation (High-Accuracy)
Digunakan untuk deal besar (> 500 juta) atau ketika akurasi lebih tinggi diperlukan.
| Komponen | Optimistic (O) | Most Likely (M) | Pessimistic (P) | Expected (E) |
|---|---|---|---|---|
| Module A | 8 MD | 12 MD | 20 MD | 13 MD |
| Module B | 5 MD | 8 MD | 15 MD | 9 MD |
| Integration | 3 MD | 5 MD | 12 MD | 6 MD |
Formula PERT: E = (O + 4M + P) / 6
Akurasi: ±10-15% — untuk proposal detail dan fixed-price contracts.
Overhead & Buffer Guidelines
Standard Overhead Percentages
| Overhead | Percentage | Basis | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Testing & QA | 20-30% | of Development effort | Termasuk unit test, integration test, regression |
| Project Management | 10-15% | of Total effort | Coordination, reporting, meetings |
| Documentation | 5-10% | of Total effort | Technical docs, user guide |
| Knowledge Transfer | 5-10% | of Total effort | Training, handover |
Contingency Buffer
| Risk Level | Buffer | Kapan Diterapkan |
|---|---|---|
| Low (well-known scope, similar past project) | 10% | Repeat engagement, standard technology |
| Medium (mostly clear, some unknowns) | 15% | New client, familiar technology |
| High (significant unknowns) | 20% | New domain, new technology, unclear requirements |
| Very High (exploratory) | 25-30% | R&D, proof of concept, first-of-kind |
Estimation per Service Type
Panduan effort ranges berdasarkan Service Catalog:
| Service | Typical Effort | Key Variables |
|---|---|---|
| Assessment & Audit | 5-20 MD | Scope breadth, number of systems |
| Consulting & Advisory | 10-40 MD | Engagement duration, deliverable depth |
| Custom Development | 20-200+ MD | Feature count, complexity, integration |
| Implementation (BizOps) | 15-80 MD | Module count, customization level |
| Migration | 10-60 MD | Data volume, system complexity |
| Managed Services | Per month SLA | Number of systems, SLA level |
| Team Augmentation | Per resource/month | Skill level, duration |
| Training & Workshop | 3-10 MD per session | Audience size, topic depth |
Estimation Review & Approval
| Nilai Proyek | Reviewer | SLA Review |
|---|---|---|
| < IDR 100 juta | Team Lead / Senior Pre-Sales | 1 hari |
| IDR 100-500 juta | Solution Architect | 2 hari |
| > IDR 500 juta | Solution Architect + Leadership | 3 hari |
Review Focus:
- Apakah effort realistic berdasarkan pengalaman serupa?
- Apakah semua komponen tercakup (tidak ada yang terlewat)?
- Apakah buffer sesuai dengan risk level?
- Apakah asumsi clearly stated dan reasonable?
- Apakah timeline achievable dengan resource yang available?
Flow di BizOps CRM/ERP
| Data | Lokasi di BizOps |
|---|---|
| Estimation summary | Opportunity → Notes |
| Effort Estimation Sheet | Opportunity → Attachment |
| Pricing calculation | Quotation → Items (berdasarkan estimasi) |
| Item selection | Quotation → pilih Item dari Service Catalog |
Template & Aset
📘 Internal (Know)
| Aset | Deskripsi |
|---|---|
| Effort Estimation Guide (halaman ini) | Panduan lengkap estimasi |
| Solution Design | Input utama untuk estimasi |
| Historical Project Data | Data effort dari proyek sebelumnya (akses via PM) |
📊 Presentasi (Show)
| Aset | Deskripsi |
|---|---|
| Estimation Breakdown Slide | Template slide untuk presentasi estimasi ke klien |
📎 Customer-Facing (Share)
| Aset | Deskripsi |
|---|---|
| Effort Estimation Sheet (simplified) | Versi yang bisa di-share ke klien (tanpa cost detail internal) |
Semua template tersedia di Tools & Templates.
Skenario Umum
Skenario 1: Klien minta estimasi sebelum discovery selesai
Situasi: Klien butuh "range harga" di awal, sebelum discovery formal.
Tindakan:
- Gunakan T-Shirt Sizing (Level 1)
- Berikan range, bukan angka pasti: "Berdasarkan informasi awal, estimasi kami di range M (IDR 150-500 juta)"
- Jelaskan bahwa ini indikasi kasar (±50%) dan akan di-refine setelah discovery
- Dokumentasikan asumsi yang mendasari range
- Jangan pernah commit ke angka spesifik sebelum discovery
Skenario 2: Estimasi terlalu tinggi untuk budget klien
Situasi: Estimasi total 80 MD tapi budget klien hanya cukup untuk 40 MD.
Tindakan:
- Jangan langsung potong estimasi — itu mengorbankan kualitas
- Review scope: prioritaskan ulang requirements, pindahkan "Should/Could" ke Phase 2
- Explore engagement model alternatif (T&M vs Fixed Price)
- Pertimbangkan hybrid: Divistant core team + klien internal resource
- Presentasikan phased proposal: Phase 1 sesuai budget, Phase 2 sebagai follow-up
Skenario 3: Ada komponen yang sangat sulit diestimasi
Situasi: Data migration dari sistem legacy yang belum jelas strukturnya.
Tindakan:
- Gunakan Three-Point Estimation untuk komponen uncertain
- Flag sebagai "high risk" di estimation sheet
- Tambahkan contingency buffer lebih tinggi (20-25%) untuk komponen ini
- Propose "paid assessment" sebagai langkah awal: "Kami perlu 5 MD untuk menilai data migration complexity sebelum bisa memberikan estimasi pasti"
- Di proposal, buat komponen ini sebagai line item terpisah dengan T&M pricing
Skenario 4: Klien membandingkan estimasi kita dengan kompetitor yang jauh lebih murah
Situasi: Kompetitor menawarkan estimasi 50% lebih rendah.
Tindakan:
- Jangan langsung turunkan harga — tanyakan apa yang termasuk dalam estimasi kompetitor
- Tunjukkan breakdown detail: "Estimasi kami mencakup testing (25%), PM (12%), buffer (15%) — apakah kompetitor juga?"
- Highlight risiko under-estimation: scope creep, hidden costs, rework
- Jika memang perlu kompetitif, optimize scope (bukan potong effort)
- Sampaikan: "Kami lebih memilih transparan di awal daripada ada surprise di tengah proyek"
Checklist
Estimation Checklist
- Solution Design tersedia sebagai input
- Semua komponen/modul tercakup di WBS
- Effort per komponen diestimasi (bukan hanya total)
- Testing effort included (20-30% of dev)
- PM overhead included (10-15%)
- Documentation effort included
- Contingency buffer applied sesuai risk level
- Asumsi didokumentasikan untuk setiap komponen
- Risk factors diidentifikasi per komponen
- Peer review / SME validation completed
- Timeline mapped dari effort (considering parallel tracks)
- Resource requirements identified (role + count)
Tanggung Jawab
| Aktivitas | Pre-Sales Consultant | Account Manager | Solution Architect | Leadership |
|---|---|---|---|---|
| T-Shirt Sizing (early stage) | R | I | C | — |
| WBS-based estimation | R | — | C | — |
| Three-point estimation | C | — | R | — |
| Pricing calculation | C | R | I | A |
| Estimation review (< 500M) | I | — | R | I |
| Estimation review (≥ 500M) | I | I | R | A |
| Communicate to client | C | R | C | — |
R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed
Referensi
Standar:
- Quality Policy — ISO 9001:2015 Klausul 8.2.3: Review of Requirements
- Risk Management Policy — ISO 31000: Risk-based estimation dan contingency
Halaman terkait dalam Presales Playbook:
- Solution Design — Input utama untuk estimasi
- Service Catalog — Service types dan engagement models
- Proposal Writing — Output estimasi masuk ke proposal
- Value Engineering & ROI — Justifikasi investment vs return
Playbook lain:
- Sales Playbook — Opportunity Management — Opportunity amount dan pricing
- Delivery Playbook — Project planning dari estimasi presales
Last updated 3 months ago
Was this helpful?