Technical Demo & PoC
Technical Demo & PoC
"Demo yang baik membuat klien berkata 'Saya bisa lihat ini bekerja di tempat kami'. PoC yang baik membuat klien berkata 'Ini sudah terbukti bekerja untuk kami'."
Kapan & Untuk Siapa
| Keterangan | |
|---|---|
| Kapan digunakan | Saat klien membutuhkan bukti visual (demo) atau validasi teknis (PoC) sebelum mengambil keputusan |
| Siapa yang pakai | Presales Consultant (koordinator), Solution Architect (pelaksana teknis), Sales Lead (sponsor komersial) |
| Prasyarat | Discovery selesai, Solution Design minimal high-level sudah ada, Qualification score ≥ 60 |
Tujuan & Outcome
| Tujuan | Outcome |
|---|---|
| Menunjukkan kapabilitas solusi secara konkret | Klien yakin bahwa solusi bisa memenuhi kebutuhan mereka |
| Memvalidasi feasibility teknis di environment klien | Risiko teknis teridentifikasi sebelum project dimulai |
| Membangun confidence dan trust klien | Percepatan decision-making menuju closing |
| Mendapatkan differentiasi dari kompetitor | Bukti nyata vs janji di slide |
Definisi Istilah
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Demo | Presentasi live yang menunjukkan kapabilitas solusi menggunakan environment yang sudah disiapkan |
| PoC (Proof of Concept) | Project mini (1-4 minggu) yang membangun prototype terbatas untuk memvalidasi feasibility teknis |
| Pilot | Implementasi skala kecil di production environment klien — bukan bagian presales, ini sudah masuk delivery |
| Demo Environment | Environment khusus yang disiapkan untuk demo, terpisah dari production |
| Success Criteria | Kriteria measurable yang disepakati bersama klien untuk menilai keberhasilan PoC |
| Demo Script | Skenario step-by-step yang akan dijalankan saat demo, termasuk talking points |
| Sandbox | Environment terisolasi untuk PoC, biasanya dengan data dummy atau data klien yang di-anonymize |
Konten Utama
1. Demo vs PoC — Kapan Memilih yang Mana?
| Aspek | Demo | Proof of Concept |
|---|---|---|
| Tujuan | Tunjukkan kapabilitas & fit | Validasi feasibility teknis |
| Durasi persiapan | 2-5 hari | 1-4 minggu |
| Durasi pelaksanaan | 1-2 jam | 1-4 minggu |
| Effort | Low-Medium (1-3 man-days) | Medium-High (5-20 man-days) |
| Output | Presentasi + demo live | Working prototype + PoC report |
| Kapan | Tahap awal-menengah presales | Setelah proposal, sebelum closing |
| Biaya | Ditanggung Divistant (presales cost) | Bisa charged ke klien atau shared |
| Data | Dummy / generic | Data klien (anonymized) atau data riil |
| Audience | Business + teknis | Lebih ke teknis + decision maker |
Decision Guide:
2. Demo Guidelines
2.1 Tipe Demo
| Tipe | Deskripsi | Kapan |
|---|---|---|
| Standard Demo | Demo produk/platform standar dengan skenario generic | Tahap awal, klien belum detail requirement |
| Tailored Demo | Demo yang di-customize sesuai use case klien | Tahap menengah, setelah Discovery |
| Live Coding Demo | Demo development capability secara live | Klien teknis yang ingin lihat coding practice |
| Integration Demo | Demo koneksi dengan sistem existing klien | Fokus integrasi, biasanya pre-PoC |
2.2 Demo Preparation Checklist
T-5 hari (Planning):
- Konfirmasi audience: siapa yang hadir, apa concern mereka
- Tentukan tipe demo yang sesuai
- Identifikasi 3-5 key scenarios yang relevan dengan kebutuhan klien
- Assign demo presenter dan technical backup
T-3 hari (Setup):
- Siapkan demo environment — pastikan stabil dan terisolasi
- Buat demo script dengan talking points per scenario
- Populate data yang relevan (jika tailored demo, gunakan data yang mirip klien)
- Test seluruh flow end-to-end minimal 2 kali
T-1 hari (Rehearsal):
- Rehearsal lengkap dengan timing
- Siapkan backup: screenshots, recorded video, offline slides
- Test koneksi internet, projector/screen sharing
- Prepare jawaban untuk anticipated questions
- Siapkan "wow moment" — 1 fitur yang akan membuat klien terkesan
D-Day:
- Arrive/login 15 menit lebih awal
- Test environment sekali lagi
- Matikan notifikasi dan aplikasi yang tidak perlu
- Buka semua tab/window yang diperlukan sebelum mulai
2.3 Struktur Demo Session (60 menit)
| Waktu | Section | Tujuan | Tips |
|---|---|---|---|
| 0-5 min | Introduction & Agenda | Set expectations | Konfirmasi agenda, tanya apakah ada topik prioritas |
| 5-10 min | Recap Kebutuhan | Tunjukkan kita paham | Referensikan Discovery findings, minta konfirmasi |
| 10-15 min | Solution Overview | Context sebelum demo | High-level architecture, bukan deep dive |
| 15-45 min | Core Demo | Buktikan kapabilitas | Jalankan scenario per scenario, pause untuk questions |
| 45-55 min | Q&A | Address concerns | Jawab jujur, catat yang perlu follow-up |
| 55-60 min | Next Steps | Maintain momentum | Tentukan action items, jadwalkan follow-up |
2.4 Demo Best Practices
Do:
- Mulai dari business scenario, bukan fitur teknis
- Tunjukkan end-to-end flow, bukan fitur terpisah-pisah
- Libatkan audience: "Ini mirip proses Anda saat ini, benar?"
- Saat ada error, handle dengan tenang — tunjukkan problem-solving
- Siapkan 1 "wow moment" yang unexpected
- Record demo (minta izin) untuk follow-up
Don't:
- Jangan demo fitur yang belum stabil
- Jangan terlalu banyak bicara — biarkan demo berbicara
- Jangan skip pertanyaan audience — ini sinyal ketertarikan
- Jangan demo >60 menit — attention span menurun drastis
- Jangan gunakan jargon teknis ke audience bisnis
- Jangan compare dengan kompetitor secara eksplisit saat demo
2.5 Handling Demo Failures
| Situasi | Response |
|---|---|
| Environment down | Switch ke backup: recorded video atau screenshots walkthrough |
| Fitur error saat live | Acknowledge, skip ke scenario berikutnya, promise follow-up |
| Pertanyaan di luar scope | Catat, commit untuk follow-up dengan answer dalam 24-48 jam |
| Audience tidak engaged | Pause, tanya langsung: "Apakah ini relevan? Mau fokus ke aspek lain?" |
| Koneksi internet lambat | Switch ke local/offline demo jika tersedia |
3. PoC Guidelines
3.1 Kapan PoC Diperlukan?
| Kondisi | PoC Needed? | Alasan |
|---|---|---|
| Klien ragu feasibility teknis | Ya | Validasi menghilangkan risiko |
| Integrasi kompleks (>3 sistem) | Ya | Buktikan bisa connect |
| Deal size > 500M | Pertimbangkan | ROI PoC effort vs deal value |
| Kompetisi ketat | Ya | Differentiator kuat |
| Teknologi baru bagi Divistant | Ya | Validasi internal sekaligus |
| Klien sudah pernah pakai solusi serupa | Tidak | Demo cukup |
| Scope jelas & straightforward | Tidak | Overkill, demo saja |
| Budget klien sangat terbatas | Tidak | PoC effort tidak justified |
3.2 PoC Planning Framework
Step 1: Define Scope (Hari 1-2)
| Elemen | Panduan |
|---|---|
| Objective | Maks 3 objectives — PoC bukan mini-project |
| Scope | Pilih 1-2 use case paling critical, bukan semua |
| Success Criteria | Harus measurable: response time <2 detik, bisa proses 1000 transaksi/jam, dll |
| Timeline | Maks 4 minggu — kalau butuh lebih, itu sudah pilot |
| Resources | Dedicated team, bukan part-time |
| Data | Klien provide sample data, atau kita generate synthetic data |
| Environment | Sandbox terisolasi, bukan production |
Step 2: Align with Client (Hari 2-3)
Dokumen yang harus disepakati bersama klien:
== PoC AGREEMENT ==
Objective: [max 3 objectives]
Scope: [use case yang akan divalidasi]
Success Criteria:
1. [kriteria measurable #1]
2. [kriteria measurable #2]
3. [kriteria measurable #3]
Timeline: [start date] - [end date] (max 4 minggu)
Resources Divistant: [nama/role]
Resources Klien: [yang dibutuhkan dari klien]
Data Requirement: [data yang diperlukan]
Environment: [di mana PoC akan dijalankan]
Evaluation: [bagaimana PoC akan dievaluasi]
IP & Confidentiality: [kepemilikan hasil PoC]
Commercial: [gratis / charged / shared cost]
Step 3: Execute (Minggu 1-3)
| Aktivitas | Frekuensi | Output |
|---|---|---|
| Daily standup (internal) | Setiap hari | Progress tracking |
| Weekly update ke klien | Mingguan | Status report |
| Technical checkpoint | Per milestone | Interim findings |
| Issue escalation | As needed | Blocker resolution |
Step 4: Evaluate & Report (Minggu 4)
- Jalankan semua success criteria test
- Dokumentasikan results vs criteria
- Identifikasi limitations dan risks
- Buat rekomendasi Go/No-Go
- Present ke klien stakeholders
3.3 PoC Commercial Model
| Model | Kapan | Pros | Cons |
|---|---|---|---|
| Free PoC | Deal strategis, klien high-value, kompetisi ketat | Goodwill, no barrier | Cost di Divistant, klien kurang committed |
| Paid PoC | Scope besar, effort >2 minggu, klien mature | Revenue, klien committed | Barrier to entry, perlu approval klien |
| Shared Cost | Compromise, effort medium | Balance risk, menunjukkan commitment dua arah | Perlu negosiasi |
| PoC Fee Credited | Best of both — fee PoC dipotong dari project fee jika deal closed | Win-win | Slightly complex terms |
Approval untuk Free PoC:
| Effort PoC | Approver |
|---|---|
| < 5 man-days | Sales Manager |
| 5-10 man-days | Sales Director |
| > 10 man-days | Managing Director |
3.4 PoC Report Structure
- Executive Summary — Objective, key findings, recommendation
- PoC Scope & Approach — Apa yang divalidasi dan bagaimana
- Results vs Success Criteria — Tabel perbandingan target vs actual
- Technical Findings — Detail teknis yang ditemukan
- Limitations & Risks — Apa yang belum bisa divalidasi dan risikonya
- Recommendations — Go/No-Go, adjustment yang diperlukan untuk full project
- Appendix — Screenshots, logs, data, configuration details
Results vs Criteria Table Format:
| # | Success Criteria | Target | Actual Result | Status |
|---|---|---|---|---|
| 1 | API response time | < 2 detik | 1.3 detik | ✅ Pass |
| 2 | Data migration accuracy | > 99% | 99.7% | ✅ Pass |
| 3 | Concurrent users | 100 users | 85 users (throttling) | ⚠️ Partial |
| 4 | Integration with SAP | Bidirectional sync | One-way only | ❌ Fail |
3.5 PoC to Project Transition
Jika PoC sukses dan deal closed:
| Aspek | Panduan |
|---|---|
| Code | PoC code biasanya throwaway — jangan langsung pakai di production |
| Architecture | Gunakan PoC findings untuk refine solution design |
| Estimation | Update effort estimation berdasarkan actual PoC velocity |
| Team | PoC team idealnya lanjut ke project untuk knowledge continuity |
| Dokumen | PoC Report menjadi input untuk Project Charter |
4. BizOps CRM Integration
Stage Updates:
| Demo/PoC Milestone | CRM Action |
|---|---|
| Demo scheduled | Update Notes: demo date, audience, type |
| Demo completed | Log Notes: feedback, action items, next steps |
| PoC approved | Update Notes: PoC scope, timeline, commercial model |
| PoC kickoff | Update stage jika applicable |
| PoC weekly update | Log Notes: progress, findings, blockers |
| PoC completed | Attach PoC Report, log Go/No-Go recommendation |
Notes Format:
== DEMO/PoC STATUS ==
Type: [Demo / PoC]
Date: [tanggal]
Audience: [siapa yang hadir]
Status: [Scheduled / Completed / In Progress]
== KEY FINDINGS ==
[Ringkasan hasil]
== NEXT STEPS ==
[Action items dengan PIC dan deadline]
Template & Aset
📘 Know (Untuk dipelajari)
- Demo Presentation Best Practices — "Demo or Die" approach
- PoC Methodology — Lean Validation Principles
- Storytelling dalam demo — "Situation → Complication → Resolution" framework
📊 Show (Untuk digunakan)
- Demo Script Template — Template skenario demo dengan talking points
- Demo Checklist — Pre-demo preparation checklist
- PoC Agreement Template — Template kesepakatan PoC dengan klien
- PoC Report Template — Template laporan hasil PoC
- PoC Planning Sheet — Spreadsheet untuk planning scope, timeline, resources
📤 Share (Untuk dikirim ke klien)
- Demo recording (dengan izin)
- PoC Agreement (untuk sign-off bersama)
- PoC Report (after completion)
- Follow-up deck (ringkasan demo + next steps)
Skenario Umum
Skenario 1: Standard Demo — Platform BizOps untuk Klien Baru
Situasi: Klien manufaktur tertarik dengan BizOps ERP. Mereka belum pernah lihat platform-nya.
Pendekatan:
- Tipe: Standard Demo, 60 menit
- Siapkan demo environment dengan data manufaktur (BOM, production order, inventory)
- Demo script: Order-to-Cash flow end-to-end
- Wow moment: real-time dashboard yang menunjukkan production status
- Backup: recorded walkthrough video
Hasil: Klien request tailored demo dengan data mereka → proceed ke Discovery.
Skenario 2: Tailored Demo — Integrasi E-commerce setelah Discovery
Situasi: Klien retail sudah selesai Discovery. Mereka ingin lihat bagaimana integrasi Shopify-ERP bekerja.
Pendekatan:
- Tipe: Tailored Demo + Integration Demo, 90 menit (exception untuk complexity)
- Setup: Shopify test store → BizOps staging environment
- Demo: order masuk di Shopify → auto-sync ke BizOps → inventory update → shipping notification
- Gunakan product names yang mirip dengan catalog klien
- Tunjukkan error handling: apa yang terjadi jika order gagal sync
Hasil: Klien puas, langsung minta proposal. Tidak perlu PoC karena sudah terbukti di demo.
Skenario 3: PoC — Migrasi Data dari Legacy System
Situasi: Klien banking ragu apakah data dari core banking legacy bisa dimigrasi dengan akurat. Deal > 1M.
Pendekatan:
- PoC scope: migrasi 10,000 sample records dari 3 tabel utama
- Success criteria: accuracy >99.5%, migration time <4 jam, rollback capability
- Timeline: 3 minggu
- Commercial: Shared cost (50/50) — fee credited jika deal closed
- Weekly update ke IT Director dan CTO klien
- PoC Report dengan detail per-field accuracy metrics
Hasil: PoC pass semua criteria. Klien confident, deal closed dalam 2 minggu setelah PoC report.
Skenario 4: PoC Partial Fail — Bagaimana Handle
Situasi: PoC integrasi menunjukkan 2 dari 3 criteria pass, tapi 1 criteria (concurrent users) tidak tercapai.
Pendekatan:
- Jangan sembunyi — present hasil apa adanya di PoC Report
- Analisis root cause: kenapa concurrent users tidak tercapai?
- Propose solusi: scaling strategy, architecture adjustment, atau phasing
- Adjust estimasi dan proposal berdasarkan findings
- Tunjukkan bahwa partial fail justru menghemat biaya surprise di production
- Reframe: "PoC berhasil mengidentifikasi area yang perlu optimization — lebih baik sekarang daripada di production"
Hasil: Klien appreciate transparansi. Deal tetap proceed dengan adjusted scope dan timeline.
Checklist
Demo Preparation Checklist
- Audience teridentifikasi (nama, role, concern utama)
- Tipe demo dipilih (Standard / Tailored / Live Coding / Integration)
- Demo environment ready dan stabil
- Demo script tersedia dengan talking points
- Data di environment relevan dengan klien
- Semua flow di-test end-to-end minimal 2x
- Backup ready (video, screenshots, offline slides)
- "Wow moment" disiapkan
- Anticipated Q&A disiapkan
- Logistics confirmed (room, projector, internet, login credentials)
PoC Completion Checklist
- PoC Agreement signed oleh kedua pihak
- Semua success criteria di-test dan didokumentasikan
- PoC Report ditulis dengan results vs criteria
- Limitations dan risks diidentifikasi
- Go/No-Go recommendation disiapkan
- Presentasi ke stakeholders klien dilakukan
- Feedback klien dicatat
- BizOps CRM updated: PoC Report attached, Notes updated
- Lessons learned didokumentasikan
- PoC environment di-cleanup (atau preserve jika diminta)
Tanggung Jawab (RACI)
| Aktivitas | Presales Consultant | Solution Architect | Sales Lead | Developer | Managing Director |
|---|---|---|---|---|---|
| Tentukan tipe (Demo vs PoC) | R | C | A | I | I |
| Siapkan demo environment | C | R | I | C | I |
| Buat demo script | R | C | C | I | I |
| Deliver demo ke klien | R | C | C | I | I |
| PoC scoping & agreement | R | C | A | I | I |
| PoC execution | C | R | I | R | I |
| PoC weekly reporting | R | C | I | C | I |
| PoC Report writing | C | R | I | C | I |
| PoC presentation ke klien | R | C | A | I | I |
| Free PoC approval (<5 MD) | I | I | A | I | I |
| Free PoC approval (>10 MD) | I | I | R | I | A |
| Demo/PoC follow-up | C | I | R | I | I |
Legenda: R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed
Referensi
- Internal: Discovery Process, Solution Design, Proposal Writing
- Framework: Lean PoC Methodology, "Great Demo!" by Peter Cohan
- Standard: ISO 25010 (software quality model — untuk success criteria reference)
- Tools: BizOps CRM (tracking), Demo environments (per product/service)
Last updated 3 months ago
Was this helpful?