Tools & Templates

Kapan & Untuk Siapa Halaman Ini?

Tujuan & Outcome

Tujuan utama: Menyediakan single reference untuk semua tools dan templates yang digunakan tim presales, agar tidak ada reinventing the wheel.

Outcome yang diharapkan:

• Setiap anggota presales tahu tool apa untuk fungsi apa
• Template yang konsisten digunakan di seluruh deal
• Waktu setup per deal berkurang karena template siap pakai
• Quality output meningkat karena starting point sudah terstandarisasi

Definisi Istilah

Konten Utama

1. Tool Stack Presales

Primary Tools

Design & Diagramming Tools

Communication & Collaboration

Development & Demo Tools

2. Template Library

Semua template tersimpan di Google Drive > Presales > Templates dengan struktur folder berikut:

📁 Presales Templates/
├── 📁 01-Proposals/
│   ├── Proposal - Consulting.gdoc
│   ├── Proposal - Implementation.gdoc
│   ├── Proposal - Custom Development.gdoc
│   ├── Proposal - Managed Services.gdoc
│   ├── Proposal - Staff Augmentation.gdoc
│   └── Proposal - Quick Quote (< 100jt).gdoc
├── 📁 02-Discovery/
│   ├── Discovery Questionnaire - General.gdoc
│   ├── Discovery Questionnaire - ERP.gdoc
│   ├── Discovery Questionnaire - CRM.gdoc
│   ├── Discovery Report Template.gdoc
│   └── Stakeholder Map Template.gsheet
├── 📁 03-Solution Design/
│   ├── Solution Architecture Document.gdoc
│   ├── Architecture Diagram Templates.drawio
│   ├── Integration Map Template.drawio
│   └── Technology Stack Comparison.gsheet
├── 📁 04-Estimation/
│   ├── Effort Estimation - WBS Based.gsheet
│   ├── Effort Estimation - Story Point.gsheet
│   ├── Effort Estimation - T-Shirt Sizing.gsheet
│   ├── Rate Card Calculator.gsheet
│   └── Pricing Summary Template.gsheet
├── 📁 05-Presentations/
│   ├── Company Profile Deck.gslides
│   ├── Capability Deck - ERP.gslides
│   ├── Capability Deck - CRM.gslides
│   ├── Capability Deck - Custom Dev.gslides
│   ├── Case Study Deck Template.gslides
│   ├── Demo Script Template.gdoc
│   └── Solution Presentation Template.gslides
├── 📁 06-PoC/
│   ├── PoC Plan Template.gdoc
│   ├── PoC Agreement Template.gdoc
│   ├── PoC Report Template.gdoc
│   └── PoC Evaluation Criteria.gsheet
├── 📁 07-RFP Response/
│   ├── RFP Response Template.gdoc
│   ├── Compliance Matrix Template.gsheet
│   ├── Bid-No-Bid Evaluation.gsheet
│   └── No-Bid Response Letter.gdoc
├── 📁 08-Handoff/
│   ├── Handoff Document Template.gdoc
│   ├── Handoff Checklist.gsheet
│   └── Handoff Brief Template.gdoc
├── 📁 09-Win-Loss/
│   ├── Win-Loss Analysis Report.gdoc
│   ├── Client Interview Guide.gdoc
│   ├── Competitor Profile Template.gdoc
│   └── Quarterly Trend Review.gsheet
└── 📁 10-Boilerplates/
    ├── About Divistant.gdoc
    ├── Methodology Descriptions.gdoc
    ├── Team Profile Bios.gdoc
    ├── Client Testimonials.gdoc
    └── Standard Terms & Conditions.gdoc

3. Proposal Templates (Detail)

Aturan Penggunaan Template:

• Selalu copy template, jangan edit original
• Naming convention: [Client] - Proposal - [Tipe] - [Versi] - [Tanggal]
• Contoh: PT ABC - Proposal - Implementation - v1.0 - 2026-02
• Simpan di folder deal yang sesuai di Google Drive
• Update version number setiap major revision

4. Estimation Templates (Detail)

Cara menggunakan (lihat detail di halaman Effort Estimation & Pricing):

1. Pilih template sesuai project type dan estimation stage
2. Copy template ke folder deal
3. Fill in project-specific data
4. Apply contingency buffer sesuai guideline
5. Generate pricing summary
6. Review dengan Presales Lead sebelum ke proposal

5. Boilerplate Content

Boilerplate adalah teks standar yang bisa di-reuse. Disimpan di folder 10-Boilerplates/.

Aturan Boilerplate:

• Selalu ambil dari master boilerplate (jangan copy dari proposal lama)
• Customize sesuai konteks client (jangan 100% generic)
• Jika menemukan boilerplate yang outdated, report ke Presales Lead
• Boilerplate baru harus melalui review sebelum masuk master

6. Asset Library

Case Studies

Disimpan di Google Drive dan juga terangkum di BizOps Wiki.

Struktur Case Study:

1. Client overview (industry, size, tanpa nama jika confidential)
2. Challenge / business problem
3. Solution delivered
4. Technology stack used
5. Results / impact (quantified where possible)
6. Client testimonial (jika ada)

Reference Architectures

Diagram arsitektur yang sudah proven dan bisa di-reuse:

Battlecards

Lihat halaman Objection Handling untuk detail. Battlecards disimpan di BizOps Wiki dan di-update dari Win/Loss Analysis.

7. BizOps CRM — Presales Features

Fungsi-fungsi BizOps CRM yang relevan untuk presales:

CRM Hygiene Rules:

• Update opportunity stage real-time (jangan batch update)
• Log setiap client interaction sebagai Activity
• Attach key documents ke opportunity record
• Fill in MEDDIC fields di setiap opportunity
• Update win/loss fields saat deal close

8. Tool Setup Guide (Onboarding)

Checklist setup untuk presales baru:

Timeline: Semua tool access harus ready dalam 2 hari kerja sejak onboarding dimulai.

9. Naming Conventions

Konsistensi penamaan file penting untuk searchability:

Folder Structure per Deal:

📁 Deals/
└── 📁 2026/
    └── 📁 PT ABC - ERP Implementation/
        ├── 📁 01-Discovery/
        ├── 📁 02-Solution/
        ├── 📁 03-Estimation/
        ├── 📁 04-Proposal/
        ├── 📁 05-Presentation/
        ├── 📁 06-PoC/ (jika ada)
        ├── 📁 07-Handoff/
        └── 📁 08-Admin/ (NDA, contracts, comms)

Template & Aset

Know (Harus dipahami)

• Tool stack dan fungsi masing-masing
• Lokasi template library di Google Drive
• Naming convention dan folder structure
• CRM hygiene rules

Show (Template siap pakai)

• Semua template di folder Presales Templates (lihat struktur di atas)
• Boilerplate content library
• Reference architectures

Share (Untuk distribusi)

• Tool setup checklist untuk onboarding
• Quick reference card tools & templates (1-pager)
• Template update log (what's new)

Skenario Umum

Skenario 1: Presales Baru — Hari Pertama

Situasi: Presales consultant baru join, perlu setup semua tools dan familiarisasi template.

Langkah:

1. IT Admin setup Google Workspace account (hari 1)
2. BizOps Admin create CRM account dan assign presales role
3. Presales Lead share link ke Presales Playbook (wiki ini)
4. Presales Lead share Presales Templates folder di Google Drive
5. New joiner baca halaman ini untuk overview semua tools
6. New joiner explore setiap template folder, buka contoh-contoh
7. Setup Draw.io, bookmark semua tools
8. Buddy/mentor walkthrough BizOps CRM basic workflow
9. Dalam 1 minggu: sudah bisa create opportunity dan attach template

Skenario 2: Mulai Deal Baru — Setup Folder

Situasi: Ada lead baru yang qualified, perlu setup workspace untuk deal.

Langkah:

1. Create opportunity di BizOps CRM
2. Create deal folder di Google Drive sesuai struktur standar
3. Copy template yang relevan ke folder deal (Discovery Questionnaire, Estimation Sheet)
4. Rename files sesuai naming convention
5. Share folder dengan tim yang terlibat
6. Start discovery preparation menggunakan template

Skenario 3: Template Outdated — Perlu Update

Situasi: Saat menggunakan Proposal template, menemukan informasi yang sudah tidak akurat.

Langkah:

1. Jangan edit master template langsung
2. Report ke Presales Lead dengan detail apa yang perlu diupdate
3. Presales Lead review dan approve perubahan
4. Update master template
5. Notify tim via Slack/email bahwa template sudah diupdate
6. Log update di Template Change Log

Skenario 4: Butuh Template yang Belum Ada

Situasi: Ada kebutuhan dokumen yang belum ada template-nya.

Langkah:

1. Cek dulu apakah benar belum ada (search di Drive dan Wiki)
2. Jika benar belum ada, buat draft dari deal yang sedang berjalan
3. Setelah deal selesai, generalize draft menjadi template
4. Review dengan Presales Lead
5. Tambahkan ke folder template yang sesuai
6. Update halaman ini di Wiki

Checklist

Tool Setup Checklist (New Joiner)

• Google Workspace account active
• BizOps CRM account created dengan presales role
• BizOps Wiki access granted
• Presales Templates folder di-share
• Draw.io / diagramming tools ready
• Communication channels joined (Slack, WhatsApp group)
• Demo environment access (jika applicable)
• Repository access (jika applicable)
• Semua tools tested dan bisa diakses

New Deal Setup Checklist

• Opportunity created di BizOps CRM
• Deal folder created di Google Drive sesuai struktur
• Relevant templates copied dan renamed
• Folder shared dengan tim deal
• MEDDIC fields mulai diisi di CRM
• First activity logged (meeting/call scheduled)

Tanggung Jawab (RACI)

R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed

Referensi

Halaman Terkait di Presales Playbook:

• Discovery Process — Template discovery questionnaire dan report
• Solution Design — Architecture diagram templates
• Effort Estimation & Pricing — Estimation spreadsheet templates
• Proposal Writing — Proposal templates dan boilerplate
• Technical Demo & PoC — Demo script dan PoC plan templates
• RFP & RFI Response — RFP response dan compliance matrix templates
• Presales-to-Delivery Handoff — Handoff document templates
• Win/Loss Analysis — Analysis report dan interview guide templates
• Knowledge Management — Cara mengelola dan memelihara knowledge assets

Links Penting:

• BizOps CRM: divistant.bizops.id
• BizOps Wiki: divistant.bizops.id/wiki
• Presales Templates: [Google Drive link]
• Draw.io: app.diagrams.net

Prinsip: "Good tools and templates don't replace good thinking — they free up time for it." Template memberikan starting point yang solid, sehingga energi kita bisa fokus ke hal yang benar-benar membutuhkan custom thinking: memahami client dan merancang solusi terbaik.