Manajemen Opportunity

Panduan lengkap untuk mengelola Opportunity dari pembuatan hingga konversi ke Quotation di BizOps CRM.

Ringkasan

Manajemen Opportunity adalah tahap kedua dalam sales funnel setelah kualifikasi Lead. Opportunity yang terkelola dengan baik akan meningkatkan win rate dan mempercepat penutupan deal.

Flow Penggunaan di BizOps

Membuat Opportunity dari Lead

Langkah 1: Konversi Lead ke Opportunity

Tindakan:

1. Buka form Lead yang sudah dikualifikasi
2. Pastikan Lead memenuhi kriteria BANT
3. Klik tombol "Convert to Opportunity" di form Lead
4. Dialog konversi akan muncul

Screenshot:

Keterangan:

• Tombol hanya muncul jika Lead belum dikonversi
• Pastikan informasi Lead lengkap sebelum konversi
• Customer akan dibuat otomatis jika belum ada

---

Langkah 2: Konfigurasi Opportunity

Tindakan:

1. Di dialog konversi, review field yang sudah ter-mapping:
   • Party Name: Nama Customer/Lead (auto-filled)
   • Opportunity Type: Pilih tipe (Sales, Maintenance, dll)
   • Opportunity Amount: Jumlah dari Expected Revenue
   • Expected Closing Date: Set tanggal penutupan
2. Sesuaikan field jika diperlukan
3. Klik "Create Opportunity"

Screenshot:

Keterangan:

• Opportunity Amount bisa disesuaikan sebelum create
• Expected Closing Date wajib diisi
• Opportunity Type menentukan workflow selanjutnya

---

Langkah 3: Verifikasi Opportunity Terbuat

Tindakan:

1. Setelah konversi, klik link "View Opportunity"
2. Atau navigasi ke CRM > Opportunity dan cari berdasarkan nama
3. Verifikasi semua field ter-mapping dengan benar
4. Periksa Stage (default: "Open") dan Probability (default: 20%)

Screenshot:

Keterangan:

• Opportunity akan otomatis tertaut ke Lead
• Stage default: "Open", Probability: 20%
• Customer dan Contact akan dibuat otomatis

---

Update Stage Opportunity

Langkah 1: Buka Form Opportunity

Tindakan:

1. Navigasi ke CRM > Opportunity > List
2. Gunakan filter atau search untuk menemukan Opportunity
3. Klik pada Opportunity untuk membuka form

Screenshot:

Keterangan:

• Gunakan filter Stage untuk mencari Opportunity dengan stage tertentu
• Gunakan search untuk mencari berdasarkan nama customer atau amount
• Klik pada baris Opportunity untuk membuka form

---

Langkah 2: Update Field Stage

Tindakan:

1. Di form Opportunity, scroll ke field Stage
2. Klik dropdown Stage
3. Pilih stage yang sesuai:
   • Open: Opportunity awal (10-20% probability)
   • Quotation: Proposal sudah dikirim (30-40% probability)
   • Negotiation: Negosiasi aktif (50-70% probability)
   • Won: Deal ditutup (100% probability)
   • Lost: Opportunity hilang (0% probability)
4. Klik "Save" untuk menyimpan

Screenshot:

Keterangan:

• Stage menentukan probability dan workflow
• Update stage secara berkala untuk akurasi pipeline
• Stage "Won" dan "Lost" adalah terminal (tidak bisa diubah)

---

Langkah 3: Update Probability

Tindakan:

1. Setelah update Stage, update field Probability
2. Sesuaikan probability dengan stage:
   • Open: 10-20%
   • Quotation: 30-40%
   • Negotiation: 50-70%
   • Won: 100%
   • Lost: 0%
3. Klik "Save" untuk menyimpan

Screenshot:

Keterangan:

• Probability harus sesuai dengan stage
• Expected Value = Opportunity Amount × (Probability / 100)
• Update probability berdasarkan kemajuan aktual, bukan harapan

---

Membuat Quotation dari Opportunity

Langkah 1: Verifikasi Opportunity Siap untuk Quotation

Tindakan:

1. Buka form Opportunity
2. Pastikan Stage adalah "Open" atau "Quotation"
3. Verifikasi Opportunity Amount sudah terisi
4. Pastikan Customer dan Contact Person sudah ada

Screenshot:

Keterangan:

• Opportunity harus memiliki Customer dan Contact Person
• Opportunity Amount harus terisi untuk membuat Quotation
• Stage harus "Open" atau "Quotation"

---

Langkah 2: Klik Tombol Create Quotation

Tindakan:

1. Di form Opportunity, scroll ke bagian bawah
2. Klik tombol "Create Quotation" di action bar
3. Atau klik menu "Actions" > "Create Quotation"

Screenshot:

Keterangan:

• Tombol hanya muncul jika Opportunity memiliki Customer
• Pastikan Opportunity sudah di-save sebelum create Quotation
• Jika tombol tidak muncul, periksa permission dan data Opportunity

---

Langkah 3: Konfigurasi Quotation

Tindakan:

1. Form Quotation akan terbuka dengan data dari Opportunity
2. Review dan sesuaikan field:
   • Party Name: Customer (auto-filled)
   • Contact Person: Contact Person (auto-filled)
   • Items: Tambahkan item yang akan di-quote
   • Valid Until: Set tanggal berlaku quotation
3. Tambahkan item dengan harga
4. Set payment terms dan terms & conditions
5. Klik "Save" untuk menyimpan Quotation

Screenshot:

Keterangan:

• Quotation akan otomatis tertaut ke Opportunity
• Item harus ditambahkan sebelum submit
• Valid Until menentukan kapan quotation expired

---

Langkah 4: Submit dan Kirim Quotation

Tindakan:

1. Setelah semua field lengkap, klik "Submit"
2. Quotation akan berubah status menjadi "Submitted"
3. Klik "Generate PDF" untuk membuat PDF quotation
4. Kirim PDF via email atau print

Screenshot:

Keterangan:

• Quotation harus di-submit sebelum bisa dikirim
• PDF bisa dikirim langsung via email dari BizOps
• Setelah submit, Opportunity Stage akan otomatis update ke "Quotation"

---

Langkah 5: Update Opportunity Stage

Tindakan:

1. Kembali ke form Opportunity
2. Verifikasi Stage sudah berubah menjadi "Quotation"
3. Verifikasi Probability sudah update (30-40%)
4. Periksa link ke Quotation di form Opportunity

Screenshot:

Keterangan:

• Stage akan otomatis update setelah Quotation dibuat
• Probability akan otomatis update sesuai stage
• Link ke Quotation akan muncul di form Opportunity

---

Mark Opportunity sebagai Won/Lost

Langkah 1: Buka Form Opportunity

Tindakan:

1. Navigasi ke CRM > Opportunity > List
2. Gunakan filter atau search untuk menemukan Opportunity
3. Klik pada Opportunity untuk membuka form

Screenshot:

Keterangan:

• Gunakan filter Stage untuk mencari Opportunity yang siap ditutup
• Opportunity dengan Stage "Negotiation" biasanya siap untuk Won/Lost
• Klik pada baris Opportunity untuk membuka form

---

Langkah 2: Klik Tombol Mark as Won/Lost

Tindakan:

1. Di form Opportunity, scroll ke bagian bawah
2. Klik tombol "Mark as Won" atau "Mark as Lost" di action bar
3. Atau klik menu "Actions" > "Mark as Won/Lost"

Screenshot:

Keterangan:

• Tombol hanya muncul jika Opportunity belum Won/Lost
• Pastikan Opportunity sudah di-save sebelum mark
• Jika tombol tidak muncul, periksa permission dan stage Opportunity

---

Langkah 3: (Jika Lost) Isi Alasan Loss

Tindakan:

1. Jika memilih "Mark as Lost", dialog akan muncul
2. Pilih Loss Reason (kategori alasan):
   • Harga (Terlalu mahal)
   • Waktu (Bukan waktu yang tepat)
   • Kesesuaian (Tidak cocok)
   • Kompetitor (Kalah dari kompetitor)
   • Internal (Masalah internal klien)
   • Tidak Ada Keputusan (Status quo)
3. Isi Loss Reason Detail (penjelasan detail)
4. Klik "Mark as Lost"

Screenshot:

Keterangan:

• Loss Reason wajib diisi untuk analisis
• Loss Reason Detail membantu pembelajaran
• Alasan loss akan digunakan untuk analisis win/loss

---

Langkah 4: (Jika Won) Verifikasi dan Create Sales Order

Tindakan:

1. Jika memilih "Mark as Won", dialog konfirmasi akan muncul
2. Review informasi Opportunity
3. Klik "Mark as Won"
4. Setelah Won, buat Sales Order dari Quotation terkait

Screenshot:

Keterangan:

• Opportunity yang Won akan otomatis update Stage ke "Won"
• Probability akan otomatis update ke 100%
• Sales Order harus dibuat dari Quotation terkait

---

Langkah 5: Verifikasi Status Opportunity

Tindakan:

1. Setelah mark Won/Lost, kembali ke form Opportunity
2. Verifikasi Stage sudah berubah:
   • Won: Stage = "Won", Probability = 100%
   • Lost: Stage = "Lost", Probability = 0%
3. Periksa Loss Reason (jika Lost) atau Sales Order link (jika Won)
4. (Opsional) Tambahkan catatan tentang penutupan deal

Screenshot:

Keterangan:

• Stage "Won" dan "Lost" tidak bisa diubah kembali
• Opportunity yang Won akan muncul di report "Won Opportunities"
• Opportunity yang Lost akan muncul di report "Lost Opportunities"

---

Tahap Opportunity

Tahap Standar di BizOps

Tahap	Probability	Deskripsi
Open	10-20%	Opportunity awal, baru dibuat dari Lead
Quotation	30-40%	Proposal/quotation sudah dikirim
Negotiation	50-70%	Negosiasi aktif, syarat sedang dibahas
Won	100%	Deal ditutup, kontrak ditandatangani
Lost	0%	Opportunity hilang, alasan didokumentasikan

Alur Kerja Transisi Tahap

Open → Quotation → Negotiation → Won/Lost

Aturan:

• Setiap transisi harus memperbarui probability
• Won/Lost adalah status terminal
• Opportunity yang hilang harus memiliki alasan

Praktik Terbaik Manajemen Pipeline

Metrik Kesehatan Pipeline

Metrik	Target	Cara Menghitung
Cakupan Pipeline	3x Target	Total Nilai Pipeline / Target Penjualan
Rata-rata Ukuran Deal	Benchmark industri	Jumlah(Jumlah Opportunity) / Jumlah
Panjang Siklus Penjualan	< 60 hari	Rata-rata hari dari Open ke Won
Win Rate	> 25%	Jumlah Won / (Jumlah Won + Jumlah Lost)

Frekuensi Tinjauan Pipeline

• Harian: Tinjauan pipeline pribadi
• Mingguan: Tinjauan pipeline tim dengan manager
• Bulanan: Tinjauan pipeline eksekutif

Kebersihan Pipeline

1. Perbarui Secara Teratur

   • Perbarui probability setiap interaksi
   • Perbarui tanggal penutupan yang diharapkan
   • Tambahkan catatan untuk setiap titik kontak

2. Hapus Opportunity yang Tidak Aktif

   • Opportunity > 90 hari tanpa pembaruan → Tinjau
   • Opportunity > 180 hari tanpa kemajuan → Tutup sebagai Lost

3. Probability yang Akurat

   • Jangan membesar-besarkan probability
   • Dasarkan probability pada kemajuan aktual, bukan harapan
   • Tinjau dengan manager jika probability > 70%

Kerangka Analisis Win/Loss

Analisis Win

Pertanyaan yang Perlu Dijawab:

• Apa yang berjalan dengan baik?
• Apa pembeda utamanya?
• Siapa champion-nya?
• Apa kriteria keputusannya?

Template:

Opportunity: [Nama]
Tanggal Won: [Tanggal]
Ukuran Deal: [Jumlah]
Faktor Kunci:
- [Faktor 1]
- [Faktor 2]
- [Faktor 3]
Champion: [Nama/Jabatan]
Kriteria Keputusan: [Kriteria]
Pelajaran yang Dipetik: [Catatan]

Analisis Loss

Pertanyaan yang Perlu Dijawab:

• Mengapa kita kalah?
• Apa yang bisa kita lakukan berbeda?
• Apakah ini cocok?
• Haruskah kita terlibat kembali?

Template:

Opportunity: [Nama]
Tanggal Lost: [Tanggal]
Ukuran Deal: [Jumlah]
Alasan Loss: [Kategori Alasan]
Alasan Detail: [Penjelasan]
Kompetitor: [Jika berlaku]
Apa yang Bisa Kita Perbaiki: [Catatan]
Rencana Re-engagement: [Jika berlaku]

Kategori Alasan Loss

Kategori	Deskripsi	Contoh
Harga	Terlalu mahal	"Kendala budget"
Waktu	Bukan waktu yang tepat	"Proyek ditunda"
Kesesuaian	Tidak cocok	"Persyaratan tidak sesuai"
Kompetitor	Kalah dari kompetitor	"Memilih kompetitor X"
Internal	Masalah internal klien	"Pemotongan budget"
Tidak Ada Keputusan	Tidak ada keputusan yang dibuat	"Status quo"

Integrasi dengan DocType Opportunity BizOps

Field yang Wajib

Field	Tipe	Wajib	Deskripsi
opportunity_from	Select	Ya	Lead atau Customer
party_name	Link	Ya	Nama Lead/Customer
opportunity_type	Select	Ya	Sales, Maintenance, dll
opportunity_amount	Currency	Ya	Nilai deal yang diharapkan
probability	Percent	Ya	Probability menang (0-100%)
expected_closing	Date	Ya	Tanggal penutupan yang diharapkan
stage	Select	Ya	Stage saat ini
opportunity_owner	Link	Ya	Sales person yang ditugaskan

Alur Kerja Transisi Tahap

Open → Quotation

Pemicu: Quotation dibuat dari Opportunity

Tindakan:

1. Perbarui stage: "Quotation"
2. Perbarui probability: 30-40%
3. Tautkan Quotation ke Opportunity
4. Setel tanggal penutupan yang diharapkan (biasanya +2 minggu)

Field yang Diperlukan:

• Quotation dibuat
• Item ditambahkan ke Quotation
• Harga dikonfirmasi

Quotation → Negotiation

Pemicu: Klien meninjau quotation, pertanyaan/negosiasi dimulai

Tindakan:

1. Perbarui tahap: "Negotiation"
2. Perbarui probability: 50-70%
3. Tambahkan catatan tentang poin negosiasi
4. Perbarui tanggal penutupan yang diharapkan

Field yang Diperlukan:

• Negosiasi aktif
• Syarat sedang dibahas
• Decision maker terlibat

Negotiation → Won

Pemicu: Kontrak ditandatangani, PO diterima

Tindakan:

1. Perbarui stage: "Won"
2. Perbarui probability: 100%
3. Setel tanggal penutupan aktual
4. Buat Sales Order dari Quotation
5. Tautkan Sales Order ke Opportunity

Field yang Diperlukan:

• Kontrak/PO diterima
• Sales Order dibuat
• Tanggal penutupan aktual

Tahap Mana Pun → Lost

Pemicu: Klien menolak, proyek dibatalkan, dll

Tindakan:

1. Perbarui tahap: "Lost"
2. Perbarui probability: 0%
3. Setel tanggal lost
4. Pilih alasan loss
5. Tambahkan catatan detail
6. Perbarui tanggal penutupan yang diharapkan: null

Field yang Diperlukan:

• Alasan loss (wajib)
• Penjelasan detail
• Tanggal lost

Perhitungan Probability & Expected Value

Panduan Probability

Stage	Rentang Probability	Nilai Khas
Open	10-20%	15%
Quotation	30-40%	35%
Negotiation	50-70%	60%
Won	100%	100%
Lost	0%	0%

Rumus Expected Value

Expected Value = Jumlah Opportunity × (Probability / 100)

Contoh:

• Jumlah Opportunity: 100.000.000
• Probability: 60%
• Expected Value: 100.000.000 × 0,60 = 60.000.000

Kapan Menyesuaikan Probability

Tingkatkan Probability:

• Umpan balik positif dari klien
• Decision maker terlibat
• Budget dikonfirmasi
• Timeline dikonfirmasi
• Kesesuaian teknis dikonfirmasi

Turunkan Probability:

• Tidak ada respons untuk periode yang diperpanjang
• Kekhawatiran budget muncul
• Kompetitor terlibat
• Timeline ditunda
• Decision maker berubah

Proses Konversi Opportunity ke Quotation

Langkah demi Langkah: Opportunity → Quotation

1. Kualifikasi Opportunity

   • Verifikasi stage: "Open" atau "Quotation"
   • Periksa probability: Harus > 20%
   • Konfirmasi item/layanan yang dibutuhkan
   • Verifikasi informasi harga

2. Buat Quotation

   • Klik "Create Quotation" dari form Opportunity
   • Peta field Opportunity ke Quotation:
     • Opportunity.party_name → Quotation.party_name
     • Opportunity.opportunity_amount → Quotation.grand_total (perkiraan)
     • Opportunity.opportunity_owner → Quotation.owner
   • Tambahkan item dari item Opportunity (jika ada)
   • Setel tanggal quotation dan tanggal berlaku hingga

3. Konfigurasi Quotation

   • Tambahkan item dengan harga
   • Setel syarat pembayaran
   • Tambahkan syarat & ketentuan
   • Konfigurasi pajak (jika berlaku)
   • Tinjau akurasi harga

4. Kirim Quotation

   • Kirim Quotation (jika dapat dikirim)
   • Perbarui stage Opportunity: "Quotation"
   • Perbarui probability Opportunity: 30-40%
   • Tautkan Quotation ke Opportunity (dibuat otomatis)

5. Kirim ke Klien

   • Generate PDF dari Quotation
   • Kirim via email atau cetak
   • Lacak pengiriman
   • Jadwalkan follow-up

Pemetaan Field: Opportunity → Quotation

Opportunity.party_name → Quotation.party_name
Opportunity.contact_person → Quotation.contact_person
Opportunity.opportunity_amount → Quotation.grand_total (perkiraan)
Opportunity.opportunity_owner → Quotation.owner
Opportunity.company → Quotation.company
Opportunity.currency → Quotation.currency

Jebakan Umum & Solusi

Jebakan 1: Probability yang Dibesar-besarkan

Masalah: Probability terlalu tinggi, tidak realistis.

Solusi:

• Dasarkan probability pada kemajuan aktual, bukan harapan
• Tinjau dengan manager jika probability > 70%
• Gunakan probability berbasis tahap sebagai baseline
• Sesuaikan berdasarkan bukti konkret

Jebakan 2: Opportunity yang Tidak Aktif

Masalah: Opportunity tidak diperbarui, pipeline tidak akurat.

Solusi:

• Setel pengingat untuk memperbarui setiap minggu
• Tinjau peluang > 90 hari tanpa pembaruan
• Tutup sebagai Lost jika > 180 hari tanpa kemajuan
• Gunakan rapat tinjauan pipeline untuk menegakkan pembaruan

Jebakan 3: Field yang Wajib Hilang

Masalah: Opportunity tidak lengkap, sulit untuk dilacak.

Solusi:

• Gunakan daftar periksa field yang wajib
• Validasi sebelum menyimpan
• Siapkan aturan validasi di BizOps
• Audit kualitas data secara teratur

Jebakan 4: Tidak Ada Analisis Loss

Masalah: Opportunity yang hilang tidak dianalisis, tidak ada pembelajaran.

Solusi:

• Selalu isi alasan loss (wajib)
• Tambahkan penjelasan detail
• Tinjau peluang yang hilang dalam rapat tim
• Identifikasi pola dan tingkatkan proses

Jebakan 5: Opportunity Tidak Tertaut ke Quotation

Masalah: Quotation dibuat manual, tidak tertaut ke Opportunity.

Solusi:

• Selalu buat Quotation dari Opportunity (gunakan tombol "Create Quotation")
• Verifikasi tautan setelah Quotation dibuat
• Jangan buat Quotation manual jika ada Opportunity

Daftar Periksa Referensi Cepat

Pembuatan Opportunity Baru

• Opportunity from (Lead/Customer) dipilih
• Nama pihak (Lead/Customer) dipilih
• Tipe opportunity dipilih
• Jumlah opportunity dimasukkan
• Probability disetel (10-20% untuk yang baru)
• Tanggal penutupan yang diharapkan disetel
• Tahap: "Open"
• Pemilik peluang ditugaskan
• Catatan ditambahkan tentang percakapan awal

Transisi Stage: Open → Quotation

• Item/layanan teridentifikasi
• Harga dikonfirmasi
• Quotation dibuat dari Opportunity
• Stage diperbarui: "Quotation"
• Probability diperbarui: 30-40%
• Tanggal penutupan yang diharapkan diperbarui (+2 minggu)

Transisi Stage: Quotation → Negotiation

• Klien meninjau quotation
• Negosiasi aktif dimulai
• Stage diperbarui: "Negotiation"
• Probability diperbarui: 50-70%
• Catatan ditambahkan tentang poin negosiasi

Transisi Stage: Negotiation → Won

• Kontrak/PO diterima
• Sales Order dibuat
• Stage diperbarui: "Won"
• Probability diperbarui: 100%
• Tanggal penutupan aktual disetel
• Sales Order tertaut

Transisi Tahap: Mana Pun → Lost

• Alasan loss dipilih (wajib)
• Penjelasan detail ditambahkan
• Tahap diperbarui: "Lost"
• Probability diperbarui: 0%
• Tanggal lost disetel
• Rencana re-engagement (jika berlaku)

Lihat Juga

• Proses Penjualan - Ringkasan alur penjualan
• Manajemen Lead - Tahap sebelumnya
• Proses Sales Order - Tahap berikutnya setelah Won
• Laporan & Analitik Penjualan - Metrik pipeline