Discovery Process

Proses terstruktur untuk memahami kebutuhan bisnis dan teknis klien secara mendalam sebelum merancang solusi. Diselaraskan dengan ISO 9001:2015 (Klausul 8.2.1 — Customer Communication) dan ISO 27001:2022 (penanganan informasi sensitif klien).

Kapan & Untuk Siapa

Tujuan & Outcome

Definisi Istilah

Discovery Framework: 5 Fase

Fase 1: Preparation (1-2 hari)

Persiapan sebelum bertemu klien. Jangan pernah datang tanpa riset.

Tips Preparation:

• Allocate minimal 2-4 jam untuk research sebelum meeting pertama
• Koordinasi dengan Account Manager — mereka sudah punya insight dari interaksi Sales
• Jika klien dari industri regulated (perbankan, pemerintah, kesehatan), review regulasi yang relevan

Fase 2: Stakeholder Interviews (2-5 hari)

Wawancara dengan stakeholder kunci di berbagai level. Setiap level punya perspektif berbeda.

Best Practices untuk Interview:

• Mulai dengan open-ended questions, baru drill down ke detail
• Dengarkan lebih banyak dari bicara (rasio 70:30)
• Catat quotes verbatim — berguna untuk proposal nanti
• Jangan langsung tawarkan solusi saat discovery — fokus pada pemahaman
• Selalu konfirmasi pemahaman: "Jadi yang saya tangkap adalah... apakah benar?"
• Minta izin sebelum merekam (jika virtual call)

Fase 3: Current State Assessment (2-3 hari)

Petakan kondisi saat ini secara faktual.

Pain-Impact Matrix:

Fase 4: Requirements Definition (2-3 hari)

Transformasi temuan discovery menjadi requirements terstruktur.

MoSCoW Prioritization:

• Must: Tanpa ini, solusi tidak bisa go-live
• Should: Penting, tapi bisa ditunda ke phase berikutnya
• Could: Nice-to-have jika waktu dan budget memungkinkan
• Won't: Diakui tapi tidak akan dikerjakan dalam scope ini

Fase 5: Discovery Output (1-2 hari)

Konsolidasi semua temuan menjadi deliverables.

Discovery Report Structure:

1. Executive Summary
2. Scope & Methodology
3. Stakeholder Overview
4. Current State (As-Is)
5. Desired State (To-Be)
6. Gap Analysis
7. Requirements Summary (MoSCoW)
8. Preliminary Recommendations
9. Next Steps & Timeline
10. Appendices (interview notes, data collected)

Discovery Question Bank

Pertanyaan yang sudah dikategorikan dan siap digunakan. Pilih yang relevan per engagement.

Business & Strategic

Process & Operations

Technology & Architecture

Data & Integration

Timeline, Budget & Success

Flow di BizOps CRM

Tracking Discovery di Opportunity

Format Notes untuk Discovery Summary

=== DISCOVERY SUMMARY ===
Date: [YYYY-MM-DD]
Lead: [Nama Pre-Sales Consultant]

STAKEHOLDERS INTERVIEWED:
- [Nama], [Jabatan] - [Tanggal]
- [Nama], [Jabatan] - [Tanggal]

KEY FINDINGS:
1. [Finding utama]
2. [Finding utama]
3. [Finding utama]

TOP PAIN POINTS:
1. [Pain + dampak bisnis]
2. [Pain + dampak bisnis]

PRELIMINARY DIRECTION:
[Ringkasan 2-3 kalimat arah solusi]

NEXT STEPS:
- [Action 1] - [PIC] - [Deadline]
- [Action 2] - [PIC] - [Deadline]
===========================

Template & Aset

📘 Internal (Know)

📊 Presentasi (Show)

📎 Customer-Facing (Share)

Semua template tersedia di Tools & Templates.

Skenario Umum

Skenario 1: Klien hanya mau 1 kali meeting untuk discovery

Situasi: Klien sibuk, hanya bisa alokasikan 1-2 jam total.

Tindakan:

1. Kirim Pre-Discovery Questionnaire sebelum meeting (minimal 3 hari sebelumnya)
2. Fokuskan meeting pada validasi jawaban questionnaire + deep-dive ke area kritis
3. Gabungkan stakeholder interview jika memungkinkan (all-in-one session)
4. Setelah meeting, kirim follow-up questions via email untuk detail yang belum terjawab
5. Dokumentasikan asumsi yang harus divalidasi nanti (flagging)

Skenario 2: Klien tidak bisa memberikan akses ke IT team

Situasi: Hanya bisa bicara dengan business side, tidak ada akses ke technical team.

Tindakan:

1. Gali sebanyak mungkin info teknis dari business stakeholder ("sistem apa yang digunakan sehari-hari?")
2. Lakukan research mandiri: cek teknologi yang umumnya digunakan di industri klien
3. Buat asumsi teknis yang reasonable, dokumentasikan dengan jelas
4. Di proposal, tambahkan klausul "Technical Validation Phase" sebagai langkah awal setelah kontrak
5. Flag sebagai risiko di estimasi (tambah buffer 15-20%)

Skenario 3: Discovery mengungkap scope yang jauh lebih besar dari ekspektasi

Situasi: Setelah discovery, ternyata kebutuhan klien 3x lebih besar dari perkiraan awal.

Tindakan:

1. Jangan panik — ini informasi bagus yang menyelamatkan kita dari under-scoping
2. Presentasikan temuan secara jujur ke klien dengan data
3. Rekomendasikan phased approach: Phase 1 (MVP) → Phase 2 → Phase 3
4. Re-align ekspektasi budget dan timeline
5. Update MEDDIC assessment — mungkin perlu re-qualification

Skenario 4: Klien sudah punya "solusi" di kepala dan hanya mau validasi

Situasi: Klien bilang "kami mau pakai X, tolong design saja."

Tindakan:

1. Tetap lakukan discovery proper — jangan skip karena klien sudah punya preferensi
2. Validasi apakah solusi yang diinginkan klien memang menjawab pain points
3. Jika ternyata ada opsi lebih baik, presentasikan sebagai alternatif (bukan pengganti)
4. Hormati preferensi klien tapi berikan data dan reasoning jika ada concern
5. Dokumentasikan: "Klien memilih pendekatan X. Divistant merekomendasikan Y karena [alasan]. Klien memutuskan untuk tetap dengan X."

Checklist

Pre-Discovery Checklist

• MEDDIC notes reviewed
• Company research completed (website, annual report, news)
• Industry context understood
• Stakeholder map drafted
• Discovery questions customized per stakeholder
• Meetings scheduled with all key stakeholders
• NDA signed (jika diperlukan)
• Pre-Discovery Questionnaire dikirim ke klien
• Internal briefing dengan Account Manager done

Post-Discovery Checklist

• Semua stakeholder kunci sudah diwawancara
• Current state (as-is) sudah dipetakan
• Pain points sudah diprioritaskan (Pain-Impact Matrix)
• Requirements sudah didefinisikan dan diprioritaskan (MoSCoW)
• Gap analysis completed
• Preliminary solution direction identified
• Discovery Report drafted
• Internal review completed
• Discovery findings dipresentasikan ke klien (jika applicable)
• Notes ditambahkan ke Opportunity di BizOps
• Discovery Report di-attach ke Opportunity

Tanggung Jawab

R = Responsible, A = Accountable, C = Consulted, I = Informed

Referensi

Standar:

• Quality Policy — ISO 9001:2015 Klausul 8.2.1: Customer Communication
• Information Security Policy — ISO 27001:2022: Penanganan informasi sensitif klien selama discovery
• Risk Management Policy — ISO 31000: Identifikasi risiko selama assessment

Halaman terkait dalam Presales Playbook:

• Qualification & MEDDIC Framework — Input sebelum discovery
• Service Catalog — Referensi layanan saat mencocokkan kebutuhan
• Solution Design — Tahap setelah discovery
• Technical Qualification (FTQ) — Deep-dive teknis yang lebih detail

Playbook lain:

• Sales Playbook — Opportunity Management — CRM flow dan stage updates
• Delivery Playbook — Discovery juga berlaku untuk project kickoff