Proses Sales Order

Panduan lengkap untuk mengelola Sales Order dari pembuatan hingga pemenuhan di BizOps ERP.

Ringkasan

Sales Order adalah dokumen yang mengonfirmasi pesanan dari customer setelah Quotation disetujui. Sales Order menjadi dasar untuk penjadwalan pengiriman, penagihan, dan pelacakan pemenuhan.

Flow Penggunaan di BizOps

Membuat Sales Order dari Quotation

Langkah 1: Verifikasi Status Quotation

Tindakan:

1. Buka form Quotation yang sudah disetujui customer
2. Pastikan Quotation dalam status "Submitted" atau "Ordered"
3. Verifikasi persetujuan customer (jika ada field approval)
4. Periksa Valid Until date (pastikan belum expired)

Screenshot:

Keterangan:

• Quotation harus di-submit sebelum bisa dibuat Sales Order
• Valid Until date harus masih berlaku
• Pastikan customer sudah menyetujui quotation

---

Langkah 2: Klik Tombol Create Sales Order

Tindakan:

1. Di form Quotation, scroll ke bagian bawah
2. Klik tombol "Create Sales Order" di action bar
3. Atau klik menu "Actions" > "Create Sales Order"

Screenshot:

Keterangan:

• Tombol hanya muncul jika Quotation sudah submitted
• Pastikan Quotation sudah di-save sebelum create Sales Order
• Jika tombol tidak muncul, periksa permission dan status Quotation

---

Langkah 3: Review dan Konfigurasi Sales Order

Tindakan:

1. Form Sales Order akan terbuka dengan data dari Quotation
2. Review field yang sudah ter-mapping:
   • Customer: Nama customer (auto-filled)
   • Items: Item dari Quotation (auto-filled)
   • Grand Total: Total dari Quotation (auto-filled)
   • Payment Terms: Syarat pembayaran (auto-filled)
3. Set Delivery Date untuk setiap item
4. Set Warehouse untuk item stok (jika applicable)
5. Review dan sesuaikan item jika diperlukan

Screenshot:

Keterangan:

• Item akan otomatis ter-copy dari Quotation
• Harga harus sesuai dengan Quotation
• Delivery Date wajib diisi untuk setiap item
• Warehouse wajib diisi untuk item stok

---

Langkah 4: Verifikasi Item dan Harga

Tindakan:

1. Review item table:
   • Verifikasi Item Code dan Description benar
   • Verifikasi Quantity sesuai dengan pesanan
   • Verifikasi Rate (harga) sesuai dengan Quotation
   • Verifikasi Amount (quantity × rate) benar
2. Periksa Taxes and Charges (jika ada)
3. Periksa Grand Total sesuai dengan Quotation

Screenshot:

Keterangan:

• Harga harus sesuai dengan Quotation
• Jika ada perbedaan, periksa Quotation untuk sumber
• Tax harus dihitung dengan benar

---

Langkah 5: Set Delivery Date

Tindakan:

1. Untuk setiap item, set Delivery Date
2. Pertimbangkan:
   • Ketersediaan stok (untuk item stok)
   • Lead time pengadaan (jika stok tidak tersedia)
   • Timeline proyek (untuk layanan)
3. Set tanggal yang realistis dengan buffer untuk penundaan

Screenshot:

Keterangan:

• Delivery Date wajib diisi untuk setiap item
• Tanggal harus realistis dan dapat dicapai
• Pertimbangkan hari libur dan waktu pengiriman

---

Langkah 6: Submit Sales Order

Tindakan:

1. Setelah semua field lengkap, klik "Submit"
2. Sales Order akan berubah status menjadi "Submitted"
3. Quotation status akan otomatis update ke "Ordered"
4. Verifikasi link ke Quotation di form Sales Order

Screenshot:

Keterangan:

• Sales Order harus di-submit sebelum bisa diproses lebih lanjut
• Setelah submit, Quotation akan otomatis update status
• Link ke Quotation akan muncul di form Sales Order

---

Track Delivery Status

Langkah 1: Buka Form Sales Order

Tindakan:

1. Navigasi ke Selling > Sales Order > List
2. Gunakan filter atau search untuk menemukan Sales Order
3. Klik pada Sales Order untuk membuka form

Screenshot:

Keterangan:

• Gunakan filter Status untuk mencari Sales Order dengan status tertentu
• Gunakan search untuk mencari berdasarkan nomor atau customer
• Klik pada baris Sales Order untuk membuka form

---

Langkah 2: Periksa Status Delivery

Tindakan:

1. Di form Sales Order, scroll ke item table
2. Periksa kolom Delivered Qty untuk setiap item
3. Periksa kolom Pending Qty (Quantity - Delivered Qty)
4. Periksa status overall Sales Order di bagian atas

Screenshot:

Keterangan:

• Delivered Qty menunjukkan jumlah yang sudah terkirim
• Pending Qty menunjukkan jumlah yang masih tertunda
• Status overall: Draft, Submitted, Delivered, Completed, Cancelled

---

Langkah 3: Buat Delivery Note (jika siap)

Tindakan:

1. Jika item siap untuk dikirim, klik "Create Delivery Note"
2. Form Delivery Note akan terbuka
3. Pilih item yang akan dikirim (bisa sebagian)
4. Set Posting Date dan Posting Time
5. Klik "Save" dan "Submit"

Screenshot:

Keterangan:

• Delivery Note bisa dibuat untuk sebagian item
• Delivered Qty akan otomatis update setelah Delivery Note submit
• Status Sales Order akan update setelah delivery

---

Langkah 4: Verifikasi Status Update

Tindakan:

1. Setelah Delivery Note dibuat, kembali ke form Sales Order
2. Verifikasi Delivered Qty sudah update
3. Verifikasi Pending Qty sudah berkurang
4. Periksa status overall Sales Order

Screenshot:

Keterangan:

• Status akan otomatis update setelah Delivery Note submit
• Jika semua item terkirim, status akan menjadi "Delivered"
• Link ke Delivery Note akan muncul di form Sales Order

---

Alur Kerja Pembuatan Sales Order

Langkah demi Langkah: Quotation → Sales Order

1. Verifikasi Status Quotation

   • Quotation harus dalam status "Submitted" atau "Ordered"
   • Verifikasi persetujuan customer
   • Periksa validitas quotation (tanggal berlaku hingga)

2. Buat Sales Order

   • Klik "Create Sales Order" dari form Quotation
   • Peta field Quotation ke Sales Order:
     • Quotation.party_name → Sales Order.customer
     • Quotation.items → Sales Order.items (disalin otomatis)
     • Quotation.grand_total → Sales Order.grand_total
     • Quotation.payment_terms_template → Sales Order.payment_terms_template
   • Tinjau dan sesuaikan item jika diperlukan

3. Konfigurasi Sales Order

   • Setel tanggal pengiriman untuk setiap item
   • Verifikasi harga (harus sesuai dengan Quotation)
   • Setel gudang untuk item stok
   • Konfigurasi pajak (jika berlaku)
   • Tambahkan syarat & ketentuan

4. Kirim Sales Order

   • Tinjau semua field
   • Kirim Sales Order (jika dapat dikirim)
   • Perbarui status Quotation: "Ordered"
   • Tautkan Sales Order ke Quotation (dibuat otomatis)

5. Pasca Pengiriman

   • Generate PDF dari Sales Order
   • Kirim konfirmasi ke customer
   • Beri tahu tim pemenuhan
   • Jadwalkan pengiriman

Proses Konfirmasi Pesanan

Daftar Periksa Konfirmasi

• Sales Order dibuat dari Quotation
• Semua item diverifikasi (kode, deskripsi, kuantitas)
• Harga sesuai dengan Quotation
• Tanggal pengiriman disetel untuk setiap item
• Syarat pembayaran dikonfirmasi
• Syarat & ketentuan disertakan
• Sales Order dikirim
• PDF dibuat dan dikirim ke customer
• Konfirmasi customer diterima (jika diperlukan)

Metode Konfirmasi

Metode	Kasus Penggunaan	Timeline
Email	Konfirmasi standar	Dalam 24 jam
Panggilan Telepon	Pesanan bernilai tinggi	Dalam 4 jam
Salinan Fisik	Persyaratan formal	Dalam 48 jam
Portal/Aplikasi	Layanan mandiri	Real-time

Penjadwalan Pengiriman

Manajemen Tanggal Pengiriman

Menetapkan Tanggal Pengiriman

Untuk Item Stok:

• Periksa ketersediaan stok
• Pertimbangkan lead time untuk pengadaan
• Setel tanggal pengiriman yang realistis
• Sediakan buffer untuk penundaan tak terduga

Untuk Layanan:

• Periksa ketersediaan sumber daya
• Pertimbangkan timeline proyek
• Setel tanggal pengiriman berdasarkan SOW
• Koordinasikan dengan tim pengiriman

Praktik Terbaik Tanggal Pengiriman

1. Tanggal yang Realistis

   • Jangan berjanji berlebihan
   • Pertimbangkan waktu buffer
   • Perhitungkan hari libur
   • Faktorkan waktu pengiriman (jika berlaku)

2. Komunikasi

   • Konfirmasi tanggal pengiriman dengan customer
   • Perbarui jika ada perubahan
   • Beri tahu jika penundaan diharapkan
   • Lacak status pengiriman

3. Pelacakan

   • Perbarui status pengiriman di Sales Order
   • Tautkan ke Delivery Note (jika berlaku)
   • Perbarui customer tentang kemajuan pengiriman
   • Konfirmasi penyelesaian pengiriman

Pelacakan Status Pengiriman

Status	Deskripsi	Tindakan Berikutnya
Belum Dimulai	Pesanan dikonfirmasi, pengiriman belum dimulai	Jadwalkan pengiriman
Sedang Berlangsung	Pengiriman sedang berlangsung	Lacak kemajuan
Sebagian Terkirim	Beberapa item terkirim	Selesaikan item yang tersisa
Terkirim	Semua item terkirim	Konfirmasi dengan customer
Dibatalkan	Pengiriman dibatalkan	Proses pembatalan

Integrasi dengan DocType Sales Order BizOps

Field yang Wajib

Field	Tipe	Wajib	Deskripsi
customer	Link	Ya	Nama customer
transaction_date	Date	Ya	Tanggal pesanan
delivery_date	Date	Ya	Tanggal pengiriman yang diharapkan
company	Link	Ya	Perusahaan
currency	Link	Ya	Mata uang
items	Table	Ya	Item pesanan
grand_total	Currency	Ya	Jumlah total

Pemetaan Field dari Quotation

Quotation.party_name → Sales Order.customer
Quotation.transaction_date → Sales Order.transaction_date
Quotation.delivery_date → Sales Order.delivery_date
Quotation.items[] → Sales Order.items[] (semua field)
Quotation.grand_total → Sales Order.grand_total
Quotation.payment_terms_template → Sales Order.payment_terms_template
Quotation.terms → Sales Order.terms
Quotation.taxes_and_charges → Sales Order.taxes_and_charges

Pelacakan Pemenuhan Item

Item Stok

Proses:

1. Sales Order dibuat
2. Periksa ketersediaan stok
3. Cadangkan stok (jika tersedia)
4. Buat Material Request (jika stok habis)
5. Buat Delivery Note saat siap
6. Perbarui status Sales Order

Field yang Perlu Dilacak:

• delivered_qty: Kuantitas yang sudah terkirim
• pending_qty: Kuantitas yang masih tertunda
• delivery_date: Tanggal pengiriman yang diharapkan
• warehouse: Gudang sumber

Layanan

Proses:

1. Sales Order dibuat
2. Tugaskan sumber daya
3. Jadwalkan pengiriman layanan
4. Lacak penyelesaian layanan
5. Perbarui status Sales Order

Field yang Perlu Dilacak:

• delivery_date: Tanggal pengiriman layanan
• service_end_date: Tanggal penyelesaian layanan
• status: Status pengiriman

Proses Amandemen Pesanan

Kapan Harus Mengamendemen

• Customer meminta perubahan
• Penyesuaian harga diperlukan
• Perubahan kuantitas
• Perubahan tanggal pengiriman
• Penambahan/penghapusan item

Alur Kerja Amandemen

1. Permintaan Amandemen

   • Customer meminta perubahan
   • Dokumentasikan permintaan perubahan
   • Nilai dampak (harga, pengiriman, dll)

2. Buat Amandemen

   • Buat versi Sales Order baru (jika versioning didukung)
   • Atau buat dokumen Amandemen
   • Perbarui field yang diubah
   • Pertahankan audit trail

3. Proses Persetujuan

   • Periksa batas persetujuan
   • Dapatkan persetujuan manager (jika diperlukan)
   • Persetujuan customer (jika diperlukan)

4. Perbarui Sales Order

   • Terapkan amandemen
   • Perbarui dokumen terkait (Delivery Note, Sales Invoice)
   • Beri tahu stakeholder
   • Perbarui customer

Praktik Terbaik Amandemen

• Dokumentasikan semua perubahan
• Dapatkan persetujuan sebelum menerapkan perubahan
• Pertahankan riwayat versi
• Perbarui dokumen terkait
• Komunikasikan perubahan ke customer

Kebijakan Pembatalan

Skenario Pembatalan

Skenario	Proses	Kebijakan Pengembalian
Sebelum Pengiriman	Batalkan pesanan	Pengembalian penuh (jika sudah dibayar)
Pengiriman Sebagian	Batalkan item yang tersisa	Pengembalian untuk item yang dibatalkan
Setelah Pengiriman	Proses pengembalian	Sesuai kebijakan pengembalian
Permintaan Customer	Tinjau per kasus	Negosiasikan syarat

Alur Kerja Pembatalan

1. Terima Permintaan Pembatalan

   • Dokumentasikan alasan permintaan
   • Periksa kebijakan pembatalan
   • Nilai dampak (inventori, pendapatan, dll)

2. Tinjau & Setujui

   • Periksa status pesanan
   • Verifikasi kelayakan pembatalan
   • Dapatkan persetujuan (jika diperlukan)
   • Tentukan jumlah pengembalian (jika berlaku)

3. Proses Pembatalan

   • Batalkan Sales Order (jika belum terkirim)
   • Atau buat Return/Credit Note (jika sudah terkirim)
   • Perbarui inventori (jika item stok)
   • Proses pengembalian (jika berlaku)

4. Pasca Pembatalan

   • Perbarui record customer
   • Dokumentasikan alasan pembatalan
   • Analisis untuk perbaikan
   • Beri tahu stakeholder

Praktik Terbaik Pembatalan

• Kebijakan pembatalan yang jelas
• Dokumentasikan semua pembatalan
• Analisis alasan pembatalan
• Tingkatkan proses berdasarkan pembelajaran
• Pertahankan hubungan customer

Skenario Umum & Solusi

Skenario 1: Stok Tidak Tersedia

Masalah: Sales Order dibuat tapi stok tidak tersedia.

Solusi:

1. Periksa level stok sebelum membuat Sales Order
2. Buat Material Request untuk pengadaan
3. Perbarui tanggal pengiriman berdasarkan timeline pengadaan
4. Komunikasikan dengan customer tentang penundaan
5. Pertimbangkan item alternatif (jika berlaku)

Skenario 2: Tanggal Pengiriman Berubah

Masalah: Customer meminta perubahan tanggal pengiriman.

Solusi:

1. Periksa kelayakan dengan tim pemenuhan
2. Perbarui tanggal pengiriman di Sales Order
3. Perbarui Delivery Note terkait (jika sudah dibuat)
4. Komunikasikan perubahan ke customer
5. Dokumentasikan alasan untuk pelacakan

Skenario 3: Perbedaan Harga

Masalah: Harga Sales Order tidak sesuai dengan Quotation.

Solusi:

1. Selalu buat Sales Order dari Quotation (salin harga otomatis)
2. Verifikasi harga sebelum mengirim
3. Jika ditemukan perbedaan, periksa Quotation untuk sumber
4. Perbarui Sales Order jika Quotation diperbarui
5. Dapatkan persetujuan jika perubahan harga manual diperlukan

Skenario 4: Pengiriman Sebagian

Masalah: Beberapa item terkirim, beberapa masih tertunda.

Solusi:

1. Buat Delivery Note untuk item yang terkirim
2. Perbarui delivered_qty Sales Order
3. Lacak item yang tertunda secara terpisah
4. Jadwalkan pengiriman untuk item yang tersisa
5. Perbarui customer tentang status pengiriman

Skenario 5: Amandemen Sales Order Setelah Pengiriman Dimulai

Masalah: Customer meminta perubahan setelah pengiriman dimulai.

Solusi:

1. Nilai dampak (item yang terkirim vs tertunda)
2. Proses perubahan untuk item yang tertunda saja
3. Untuk item yang terkirim, pertimbangkan proses pengembalian
4. Perbarui Sales Order dan dokumen terkait
5. Komunikasikan perubahan ke customer

Daftar Periksa Referensi Cepat

Pembuatan Sales Order

• Quotation disetujui oleh customer
• Buat Sales Order dari Quotation
• Verifikasi semua item (kode, deskripsi, kuantitas)
• Verifikasi harga sesuai dengan Quotation
• Setel tanggal pengiriman untuk setiap item
• Setel gudang untuk item stok
• Konfigurasi syarat pembayaran
• Tambahkan syarat & ketentuan
• Tinjau semua field
• Kirim Sales Order

Penjadwalan Pengiriman

• Periksa ketersediaan stok (untuk item stok)
• Setel tanggal pengiriman yang realistis
• Konfirmasi tanggal pengiriman dengan customer
• Jadwalkan pengiriman dengan tim pemenuhan
• Lacak status pengiriman
• Perbarui customer tentang kemajuan

Pemenuhan Sales Order

• Buat Delivery Note saat siap
• Perbarui delivered_qty Sales Order
• Lacak item yang tertunda
• Konfirmasi penyelesaian pengiriman
• Perbarui status Sales Order

Lihat Juga

• Proses Penjualan - Ringkasan alur penjualan
• Manajemen Opportunity - Tahap sebelumnya
• Sales Invoice & Payment - Tahap berikutnya setelah pengiriman
• Manajemen Data CRM - Standar kualitas data