Manajemen Lead

Panduan lengkap untuk mengelola lead dari kualifikasi hingga konversi ke Opportunity di BizOps CRM.

Ringkasan

Manajemen Lead adalah proses pertama dalam sales funnel. Lead yang terkelola dengan baik akan meningkatkan conversion rate dan mempercepat sales cycle.

Flow Penggunaan di BizOps

Membuat Lead Baru

Langkah 1: Akses Form New Lead

Tindakan:

1. Login ke BizOps dengan akun yang memiliki akses ke modul CRM
2. Navigasi ke CRM > Lead > New
3. Atau klik tombol "Add Lead" dari List View Lead

Screenshot:

Keterangan:

• Pastikan Anda memiliki permission untuk membuat Lead
• Jika muncul Quick Entry form, isi field Status terlebih dahulu
• Setelah Quick Entry, form full akan terbuka otomatis

---

Langkah 2: Mengisi Field Required

Tindakan:

1. Isi field Status (default: "Lead")
2. Isi field Lead Owner (default: user yang login)
3. Pilih atau isi Company Name (nama perusahaan)
4. Isi Lead Name (nama kontak person) atau First Name dan Last Name

Screenshot:

Keterangan:

• Field dengan tanda asterisk (*) adalah field yang wajib diisi
• Status akan otomatis terisi dengan "Lead" jika tidak diubah
• Lead Owner akan otomatis terisi dengan user yang login
• Jika Company Name belum ada, akan dibuat otomatis saat konversi

---

Langkah 3: Melengkapi Informasi Kontak

Tindakan:

1. Masuk ke section "Contact Info"
2. Isi Email ID (format email yang valid)
3. Isi Mobile No atau Phone (nomor telepon)
4. (Opsional) Isi Website jika tersedia

Screenshot:

Keterangan:

• Email ID digunakan untuk komunikasi dan tracking
• Mobile No lebih disarankan untuk komunikasi cepat
• Website dapat digunakan untuk verifikasi perusahaan

---

Langkah 4: Melengkapi Informasi Perusahaan

Tindakan:

1. Masuk ke section "Organization"
2. Isi Company Name jika belum diisi di bagian atas
3. (Opsional) Pilih Industry (jenis industri)
4. (Opsional) Pilih Territory (wilayah penjualan)
5. (Opsional) Pilih Market Segment

Screenshot:

Keterangan:

• Industry membantu dalam segmentasi dan targeting
• Territory digunakan untuk penugasan dan pelaporan
• Market Segment membantu dalam analisis pasar

---

Langkah 5: Menentukan Sumber Lead

Tindakan:

1. Masuk ke section "Analytics"
2. Pilih Source (sumber lead, misalnya: Website, Referral, Event)
3. (Opsional) Pilih Campaign jika lead berasal dari kampanye
4. (Opsional) Pilih Medium dan Content untuk tracking UTM

Screenshot:

Keterangan:

• Source wajib diisi untuk tracking efektivitas channel
• Campaign membantu tracking ROI kampanye
• UTM parameters membantu tracking detail sumber traffic

---

Langkah 6: Menyimpan Lead

Tindakan:

1. Klik tombol "Save" di bagian bawah form
2. Atau tekan Ctrl+S (Windows) / Cmd+S (Mac)
3. Verifikasi Lead berhasil tersimpan (muncul notifikasi sukses)

Screenshot:

Keterangan:

• Pastikan semua field required sudah terisi sebelum save
• Setelah save, Lead akan mendapat nomor seri otomatis
• Lead akan muncul di List View Lead

---

Kualifikasi Lead (BANT Framework)

Langkah 1: Review Informasi Lead

Tindakan:

1. Buka Lead yang akan dikualifikasi dari List View
2. Review semua informasi yang sudah terisi
3. Periksa kelengkapan data kontak dan perusahaan
4. Periksa status Lead saat ini

Screenshot:

Keterangan:

• Pastikan informasi kontak lengkap dan valid
• Verifikasi informasi perusahaan akurat
• Periksa apakah ada catatan atau aktivitas sebelumnya

---

Langkah 2: Menjalankan Checklist BANT

Tindakan:

1. Buat catatan di section "Notes" atau "Activities"
2. Dokumentasikan hasil kualifikasi BANT:
   • Budget: Apakah ada budget yang dikonfirmasi?
   • Authority: Siapa decision maker?
   • Need: Apa kebutuhan bisnis yang jelas?
   • Timeline: Kapan target implementasi?
3. Update field terkait jika tersedia (misalnya: Expected Revenue untuk Budget)

Screenshot:

Keterangan:

• Dokumentasikan semua informasi kualifikasi
• Gunakan format yang konsisten untuk memudahkan review
• Update Expected Revenue jika budget sudah dikonfirmasi

---

Langkah 3: Update Status Lead

Tindakan:

1. Berdasarkan hasil kualifikasi, update field Status
2. Pilihan status:
   • Lead: Belum dikualifikasi
   • Open: Sudah dikualifikasi, siap untuk dikonversi
   • Replied: Lead sudah merespons
   • Nurturing: Perlu nurturing lebih lanjut
3. Klik "Save" untuk menyimpan perubahan

Screenshot:

Keterangan:

• Status membantu tracking progress Lead
• Update status secara berkala untuk akurasi pipeline
• Lead dengan status "Open" siap untuk dikonversi ke Opportunity

---

Konversi Lead ke Opportunity

Langkah 1: Verifikasi Kelayakan Konversi

Tindakan:

1. Pastikan Lead sudah memenuhi kriteria BANT
2. Verifikasi semua field required sudah terisi
3. Pastikan Status Lead adalah "Open" atau "Replied"
4. Periksa apakah Lead belum pernah dikonversi sebelumnya

Screenshot:

Keterangan:

• Lead yang sudah "Converted" tidak bisa dikonversi lagi
• Pastikan informasi perusahaan dan kontak lengkap
• Verifikasi Expected Revenue sudah terisi jika tersedia

---

Langkah 2: Klik Tombol Convert to Opportunity

Tindakan:

1. Di form Lead, scroll ke bagian bawah
2. Klik tombol "Convert to Opportunity" di action bar
3. Atau klik menu "Actions" > "Convert to Opportunity"

Screenshot:

Keterangan:

• Tombol hanya muncul jika Lead belum dikonversi
• Pastikan Lead sudah di-save sebelum konversi
• Jika tombol tidak muncul, periksa permission dan status Lead

---

Langkah 3: Konfigurasi Opportunity

Tindakan:

1. Dialog "Convert to Opportunity" akan muncul
2. Review pemetaan field:
   • Party Name: Nama Customer/Lead (auto-filled)
   • Opportunity Type: Pilih tipe (Sales, Maintenance, dll)
   • Opportunity Amount: Jumlah dari Expected Revenue (auto-filled)
   • Expected Closing Date: Set tanggal penutupan yang diharapkan
3. Sesuaikan field jika diperlukan
4. Klik "Create Opportunity"

Screenshot:

Keterangan:

• Customer akan dibuat otomatis jika belum ada
• Contact Person akan dibuat dari informasi Lead
• Opportunity Amount bisa disesuaikan sebelum create
• Expected Closing Date wajib diisi

---

Langkah 4: Verifikasi Opportunity Terbuat

Tindakan:

1. Setelah konversi, akan muncul notifikasi sukses
2. Klik link "View Opportunity" untuk membuka Opportunity
3. Atau navigasi ke CRM > Opportunity dan cari berdasarkan nama customer
4. Verifikasi semua field ter-mapping dengan benar

Screenshot:

Keterangan:

• Opportunity akan otomatis tertaut ke Lead
• Status Lead akan otomatis berubah menjadi "Converted"
• Customer dan Contact akan dibuat otomatis jika belum ada
• Stage Opportunity default: "Open", Probability: 20%

---

Langkah 5: Update Status Lead

Tindakan:

1. Kembali ke form Lead
2. Verifikasi Status Lead sudah berubah menjadi "Converted"
3. Periksa link ke Opportunity di form Lead
4. (Opsional) Tambahkan catatan tentang konversi

Screenshot:

Keterangan:

• Status "Converted" tidak bisa diubah kembali
• Link ke Opportunity akan muncul di form Lead
• Lead yang dikonversi tetap bisa dilihat untuk referensi

---

Update Status Lead

Langkah 1: Buka Lead yang Akan Diupdate

Tindakan:

1. Navigasi ke CRM > Lead > List
2. Gunakan filter atau search untuk menemukan Lead
3. Klik pada Lead untuk membuka form

Screenshot:

Keterangan:

• Gunakan filter Status untuk mencari Lead dengan status tertentu
• Gunakan search untuk mencari berdasarkan nama atau perusahaan
• Klik pada baris Lead untuk membuka form

---

Langkah 2: Update Field Status

Tindakan:

1. Di form Lead, scroll ke field Status
2. Klik dropdown Status
3. Pilih status yang sesuai:
   • Lead: Lead baru, belum dikualifikasi
   • Open: Sudah dikualifikasi, siap untuk dikonversi
   • Replied: Lead sudah merespons
   • Opportunity: Sudah dikonversi ke Opportunity (auto)
   • Quotation: Sudah ada Quotation terkait
   • Lost Quotation: Quotation ditolak
   • Interested: Lead menunjukkan minat
   • Converted: Sudah dikonversi ke Opportunity (auto)
   • Do Not Contact: Lead tidak ingin dihubungi
4. Klik "Save" untuk menyimpan

Screenshot:

Keterangan:

• Status "Converted" dan "Opportunity" hanya bisa di-set oleh sistem saat konversi
• Update status secara berkala untuk akurasi tracking
• Status membantu dalam pelaporan dan analisis

---

Langkah 3: (Opsional) Tambahkan Catatan

Tindakan:

1. Masuk ke tab "Notes"
2. Klik "Add Note" atau "Add Comment"
3. Tuliskan alasan perubahan status
4. Klik "Save" untuk menyimpan catatan

Screenshot:

Keterangan:

• Catatan membantu tracking history perubahan
• Dokumentasikan alasan perubahan status
• Catatan bisa dilihat oleh semua user yang memiliki akses

---

Kriteria Kualifikasi Lead

Framework BANT

BizOps menggunakan framework BANT untuk kualifikasi:

Kriteria	Deskripsi	Pertanyaan yang Perlu Ditanyakan
Budget	Apakah prospect punya budget?	"Apakah sudah ada budget yang dialokasikan untuk solusi ini?"
Authority	Apakah prospect punya wewenang untuk memutuskan?	"Siapa yang terlibat dalam proses pengambilan keputusan?"
Need	Apakah ada kebutuhan bisnis yang jelas?	"Apa masalah utama yang ingin diselesaikan?"
Timeline	Apakah ada timeline yang jelas?	"Kapan target implementasi atau go-live?"

Daftar Periksa Kualifikasi

Sebelum mengonversi Lead ke Opportunity, pastikan:

• Budget dikonfirmasi atau ada indikasi budget
• Decision maker teridentifikasi
• Kebutuhan bisnis didefinisikan dengan jelas
• Timeline ditetapkan (minimal per kuartal/tahun)
• Informasi kontak lengkap
• Informasi perusahaan akurat

Metodologi Lead Scoring

Faktor Scoring

Faktor	Bobot	Rentang Skor
Ukuran Perusahaan	Sedang	1-10
Kesesuaian Industri	Tinggi	1-20
Budget Dikonfirmasi	Tinggi	1-30
Wewenang Keputusan	Tinggi	1-25
Tingkat Keterlibatan	Sedang	1-15

Panduan Scoring

• Hot Lead (80-100): Siap untuk dikonversi ke Opportunity
• Warm Lead (50-79): Perlu nurturing lebih lanjut
• Cold Lead (0-49): Perlu kualifikasi lebih dalam

Proses Konversi Lead

Langkah demi Langkah: Lead → Opportunity

1. Tinjau Informasi Lead

   • Pastikan semua field yang wajib terisi
   • Verifikasi data kontak dan perusahaan
   • Periksa skor lead

2. Pemeriksaan Kualifikasi

   • Jalankan daftar periksa BANT
   • Konfirmasi decision maker
   • Verifikasi timeline

3. Konversi ke Opportunity

   • Klik "Convert to Opportunity" di form Lead
   • Peta field Lead ke Opportunity:
     • Nama Lead → Nama Customer
     • Nama Perusahaan → Customer (jika belum ada, akan dibuat otomatis)
     • Kontak → Kontak Person
     • Pendapatan yang Diharapkan → Jumlah Opportunity
   • Set Stage Opportunity: "Open"
   • Set Probability: 20-30% (default untuk opportunity baru)

4. Pasca Konversi

   • Perbarui status Lead: "Converted"
   • Tautkan Opportunity ke Lead (dibuat otomatis)
   • Beri tahu sales manager

Integrasi dengan DocType Lead BizOps

Field yang Wajib

Field	Tipe	Wajib	Deskripsi
lead_name	Data	Ya	Nama lead (orang)
company_name	Data	Ya	Nama perusahaan
status	Select	Ya	Status lead (New, Contacted, Nurturing, Converted, Lost)
source	Link	Tidak	Sumber lead (Website, Referral, dll)
industry	Link	Tidak	Klasifikasi industri
territory	Link	Tidak	Territory penjualan
lead_owner	Link	Ya	Sales person yang ditugaskan

Panduan Pemetaan Field

Lead → Customer (saat konversi)

Lead.company_name → Customer.customer_name
Lead.lead_name → Contact.first_name + last_name
Lead.email_id → Contact.email_id
Lead.phone → Contact.phone
Lead.address → Address.address_line1

Lead → Opportunity (saat konversi)

Lead.lead_name → Opportunity.contact_person
Lead.company_name → Opportunity.party_name
Lead.expected_revenue → Opportunity.opportunity_amount
Lead.lead_owner → Opportunity.opportunity_owner

Praktik Terbaik untuk Entri Data

1. Informasi Kontak Lengkap

   • Email dan nomor telepon wajib diisi
   • Verifikasi format email
   • Sertakan kode negara untuk telepon

2. Informasi Perusahaan

   • Gunakan nama perusahaan yang terstandar
   • Periksa duplikat sebelum membuat
   • Sertakan klasifikasi industri

3. Pelacakan Sumber Lead

   • Selalu pilih sumber lead
   • Gunakan sumber yang spesifik (misalnya, "Website - Form Kontak" vs "Website - Umum")
   • Lacak kampanye jika berlaku

4. Penugasan Territory

   • Tugaskan ke territory yang sesuai
   • Verifikasi ketersediaan lead owner
   • Pertimbangkan keseimbangan beban kerja

Pelacakan Sumber Lead

Sumber Lead Standar

Sumber	Deskripsi	Target Conversion Rate
Website	Pengiriman form, unduhan	15-20%
Referral	Referensi customer/partner	30-40%
Cold Call	Panggilan keluar	5-10%
Event	Pameran dagang, webinar	10-15%
Media Sosial	LinkedIn, Twitter	5-10%
Kampanye Email	Email pemasaran	8-12%

Praktik Terbaik Pelacakan

• Setel sumber lead saat kontak pertama
• Jangan ubah sumber setelah konversi
• Gunakan sumber yang spesifik untuk analitik yang lebih baik
• Lacak nama kampanye jika berlaku

Praktik Terbaik Follow-up

Jadwal Follow-up

Hari	Tindakan
Hari 0	Kontak awal (email/telepon)
Hari 1	Follow-up jika tidak ada respons
Hari 3	Upaya kedua (saluran berbeda)
Hari 7	Upaya terakhir atau pindah ke nurturing

Template Follow-up

Follow-up Pertama (Hari 1)

Subjek: Re: [Subjek Asli]

Halo [Nama],

Saya ingin melakukan follow-up dari email sebelumnya tentang [Topik].

[Proposisi nilai singkat]

Apakah Anda tersedia untuk panggilan singkat 15 menit minggu ini?

Salam,
[Nama Anda]

Follow-up Kedua (Hari 3)

Subjek: Pertanyaan singkat tentang [Tantangan] [Nama Perusahaan]

Halo [Nama],

Saya melihat [observasi spesifik tentang perusahaan/industri].

[Studi kasus atau wawasan yang relevan]

Apakah masuk akal untuk melakukan percakapan singkat?

Salam,
[Nama Anda]

Strategi Saluran

• Email: Utama untuk kontak awal dan follow-up
• Telepon: Gunakan untuk lead yang mendesak atau bernilai tinggi
• LinkedIn: Baik untuk koneksi dan soft touch
• Campuran saluran: Jangan spam saluran yang sama

Skenario Umum & Solusi

Skenario 1: Lead Tidak Responsif

Masalah: Lead tidak merespons setelah beberapa upaya.

Solusi:

1. Periksa skor lead - mungkin perlu lebih banyak kualifikasi
2. Coba saluran berbeda (email → telepon → LinkedIn)
3. Kirim konten bernilai tambah (studi kasus, whitepaper)
4. Jika masih tidak responsif setelah 30 hari, pindah ke status "Nurturing"
5. Siapkan kampanye nurturing otomatis

Skenario 2: Informasi Lead Tidak Lengkap

Masalah: Data lead tidak lengkap, sulit untuk dikualifikasi.

Solusi:

1. Gunakan tools pengayaan data (jika tersedia)
2. Riset website perusahaan dan LinkedIn
3. Telepon untuk mengumpulkan informasi yang hilang
4. Perbarui lead dengan informasi yang ditemukan
5. Skor ulang lead setelah data lengkap

Skenario 3: Lead Duplikat

Masalah: Lead sudah ada di sistem dengan nama/perusahaan yang sama.

Solusi:

1. Periksa deteksi duplikat di BizOps
2. Gabungkan lead jika memang orang yang sama
3. Perbarui lead yang ada dengan informasi baru
4. Jangan buat duplikat - akan membingungkan pelacakan

Skenario 4: Lead Dikonversi Tapi Opportunity Tidak Terbuat

Masalah: Status Lead "Converted" tapi Opportunity tidak muncul.

Solusi:

1. Periksa log konversi di Lead
2. Verifikasi Opportunity dibuat (cari berdasarkan nama customer)
3. Periksa izin - mungkin tidak ada akses ke Opportunity
4. Konversi ulang jika Opportunity memang tidak terbuat
5. Hubungi admin jika masalah berlanjut

Daftar Periksa Referensi Cepat

Entri Lead Baru

• Informasi kontak lengkap
• Pilih sumber lead
• Tugaskan ke territory dan sales person
• Setel status awal: "New"
• Tambahkan catatan tentang kontak pertama

Kualifikasi Lead

• Jalankan daftar periksa BANT
• Hitung skor lead
• Verifikasi decision maker
• Konfirmasi timeline
• Perbarui status sesuai tingkat kualifikasi

Konversi Lead

• Semua field yang wajib lengkap
• Kriteria BANT terpenuhi
• Skor lead >= 80 (Hot Lead)
• Konversi ke Opportunity
• Verifikasi Opportunity dibuat
• Perbarui status Lead: "Converted"

Lihat Juga

• Proses Penjualan - Ringkasan alur penjualan
• Manajemen Opportunity - Tahap berikutnya setelah Lead
• Manajemen Data CRM - Standar kualitas data